- Cadrul legal
Sistemul de control intern din cadrul primariei reprezintă ansamblul de măsuri, metode şi proceduri întreprinse la nivelul fiecărei structuri din cadrul unităţii, instituite în scopul realizării obiectivelor la un nivel calitativ corespunzător şi îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace şi eficient a politicilor adoptate.
Acest Program a fost întocmit în baza dispoziţiilor art. 2 alin.(2) din Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 946/2005.
În elaborarea Programului s-au avut în vedere următoarele acte normative:
- Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
- Regulamentul de Organizare şi Functionare
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar preventiv
- Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale
- Ordinul 1649 din 17 februarie 2011 (Ordinul 1649/2011) privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
- Obiectivele generale ale Programului de control managerial intern:
- realizarea atribuţiilor la nivelul fiecărei structuri în mod economic, eficace şi eficient;
- protejarea fondurilor publice;
- respectarea legilor, normelor, standardelor şi reglementărilor în vigoare;
- dezvoltarea unor sisteme de colectare, stocare, actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere.
III. Etapele controlului managerial intern:
- Constatarea neregularităţilor existente la nivelul fiecărei structuri din cadrul primariei, neregularităţi care fac imposibilă atingerea obiectivelor propuse;
- Identificarea cauzelor care au determinat abaterile constatate;
- Dispunerea de măsuri care să ducă la îndeplinirea obiectivelor într-un mod economic, eficace şi eficient.
Obiectivele specifice ale Programului de control managerial intern:
Obiectivele specifice ale Programului de dezvoltare a sistemului de control managerial din cadrul sunt următoarele:
1. Intensificarea activităţilor de monitorizare în control desfăşurate la nivelul fiecărei structuri, în scopul eliminării riscurilor existente şi utilizării cu eficienţă a resurselor alocate.
2. Dezvoltarea activităţilor de prevenire şi control pentru protejarea resurselor alocate împotriva pierderilor datorate risipei, abuzului, erorilor sau fraudelor.
3. Îmbunătăţirea comunicării între structurile primariei, în scopul asigurării circulaţiei informaţiilor operativ, fără distorsiuni, astfel încât acestea să poată fi valorificate eficient în activitatea de prevenire şi control intern.
4. Proiectarea, la nivelul fiecărei structuri, a standardelor de performanţă şi calitate pentru fiecare activitate, în scopul utilizării acestora şi la realizarea analizelor pe bază de criterii obiective, privind valorificarea resurselor alocate.
Activităţile Programului de control managerial intern, responsabilităţi, termene – în corelare cu standardele de control intern
Standardele de control intern definesc un minim de reguli de management care au ca obiectiv crearea unui model de control managerial uniform şi coerent.
Standardele sunt grupate în cinci elemente ale controlului managerial, în funcţie de care sunt definite activităţile din Program:
V.1. Mediul de control – grupează problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate (standardele 1-6)
1. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul la locul de muncă, prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor, în conformitate cu cerinţele generale 1.2 din Standardele de management/Control intern la entităţile publice (SM/CIEP).
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Viceprimar
2. Actualizarea Regulamentului de organizare şi funcţionare, a Regulamentului Intern şi a fişelor de post pentru menţinerea concordanţei între atribuţiile instituţiei şi cele ale personalului angajat, în conformitate cu pct. 2.2 din SM/CIEP.
Răspund: Secretar, Biroul Juridic
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
3. Asigurarea ocupării posturilor cu personal competent, cu pregătire de specialitate necesară îndeplinirii atribuţiilor prevăzute în fişa postului, asigurarea continuă a pregătirii profesionale a personalului angajat şi evaluarea periodică a acestuia în ceea ce priveşte îndeplinirea atribuţiilor de serviciu şi asumarea responsabilităţilor (pct. 3.2 din SM/CIEP).
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Primar
4. Identificarea funcţiilor sensibile şi întocmirea listei de salariaţi care ocupă aceste funcţii, potrivit standardului 4.1 şi a cerinţelor generale 4.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
5. Stabilirea modalităţilor de delegare de competenţă, a limitelor şi responsabilităţilor stabilite în conformitate cu cerinţele 5.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
6. Stabilirea competenţelor şi responsabilităţilor asociate postului astfel încât ele să reflecte elementele avute în vederea realizării obiectivelor primariei.
Răspund: Coordonatori de Activitati, Biroul Juridic
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
V.2. Performanţe şi managementul riscului (standardele 7-11 si 15)
7. Definirea obiectivelor determinante ale primariei, precum şi a celor complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, normele şi regulamentele, precum şi comunicarea acestora părţilor interesate.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Primarul
8. Elaborarea de planuri care să pună în concordanţă activităţile programate cu resursele financiare, până la data de 30.09 a anului în curs pentru anul viitor, limitându-se pe cât posibil riscurile nerealizării obiectivelor asumate.
Răspund: Coordonator financiar-contabil
Termen: 30.09 a fiecărui an
Verifică: Secretar
9. Asigurarea armonizării deciziilor şi acţiunilor structurilor din cadrul primariei în vederea realizării convergenţei şi coerenţei pentru atingerea obiectivelor prestabilite, în condiţiile respectării cerinţelor generale prevăzute în pct. 9.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
10. Monitorizarea la nivelul fiecărui compartiment a performanţelor angajaţilor, utilizând în acest sens indicatori cantitativi şi calitativi specifici şi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate, urmărindu-se respectarea cerinţelor generale din pct. 10.2 din SM/CIEP.
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
11. Elaborarea anuală a unor planuri corespunzătoare de management al riscurilor în vederea limitării producerii unui eveniment nedorit care să determine consecinţe negative asupra managementului, în conformitate cu pct. 11.2 din SM/CIEP.
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
V.3. Informare şi comunicare (standarde 12-14 şi 16)
12. Asigurarea unui circuit al informaţiilor, atât în interior cât şi din exterior care să permită îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor de serviciu, în conformitate cu cerinţele generale 12.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
13. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă şi externă care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, în conformitate cu cerinţele generale 13.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
14. Implementarea unui sistem eficient de arhivare a corespondenţei şi documentelor elaborate astfel încât să se realizeze un sistem de management al documentelor, în conformitate cu cerinţele generale 14.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifica: Secretar
15. Evaluarea periodică a stadiului de îndeplinire a obiectivelor în cadrul fiecărui compartiment în parte şi stabilirea de măsuri suplimentare care să dinamizeze realizarea obiectivelor anterior stabilite, conform cerinţelor generale 15.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
16. Realizarea posibilităţii salariaţilor de a semnala neregularităţile apărute astfel încât această situaţie să nu determine un tratament inechitabil şi disciminatoriu faţă de persoana în cauză, în conformitate cu cerinţele generale 16.2 din SM/CIEP.
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
V.4. Activitatea de control
17. Elaborarea unor proceduri scrise care să asigure continuitatea activităţii şi în condiţiile fluctuaţiei de personal şi comunicarea acestora tuturor salariaţilor implicaţi, potrivit cerinţelor generale 17.2 din SM/CIEP.
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifica: Secretar
18. Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor astfel încât nici o persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni financiare, în conformitate cu cerinţele generale 18.2 din SM/CIEP.
Răspund: Coordonator financiar contabil
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
19. Urmărirea implementarii şi evaluarea eficacităţii mijloacelor de control şi supraveghere impuse pentru realizarea obiectivelor asumate, în concordanţă cu cerinţele generale 19.2 din SM/CIEP.
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
20. Analizarea în cadrul fiecărui compartiment a modului cum este reglementată gestionarea abaterilor faţă de politicile sau procedurile stabilite, cu elaborarea de propuneri privind emiterea unor norme interne în acest sens, potrivit cerinţelor generale 20.2 din SM/CIEP.
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
21. Întreprinderea de măsuri în vederea asigurarii continuităţii activităţilor la nivelul fiecarui compartiment în parte, prin elaborarea de proceduri interne, în conformitate cu cerinţele generale 21.2 din SM/CIEP.
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
22. Elaborarea unor strategii de control la nivelul fiecărui compartiment care să urmărească îndeplinirea corectă a responsabilităţilor şi atingerea obiectivelor, în concordanţă cu cerinţele generale 22.2 din SM/CIEP
Răspund: , Coordonatori de Activitati
Termen: Permanent
Verifică: Secretar
23. Stabilirea, autorizarea şi numirea, prin dispoziţie a Primarului, a persoanelor care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale primariei şi numirea responsabililor pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse, potrivit cerinţelor 23.2 din SM/CIEP.
Răspund: Secretar
Termen: Permanent
Verifică: Primarul
V.5. Auditarea si evaluarea
24. Elaborarea unor politici, planuri şi programe de evaluare a controlului intern, potrivit cerinţelor 24.2 din SM/CIEP.
Răspund: Audit Public – Extern
Termen: Permanent
Verifică: Primarul
25. Asigurarea desfăşurarii activităţii de audit pe bază de planuri întocmite pornind de la evaluarea riscurilor, potrivit cerinţelor generale 25.2 din SM/CIEP.
Răspund: Audit Public – Extern
Termen: Anual
Verifică: Primarul
Semnături autorizate:
- Primar
- Viceprimar
- Secretar