Modificate in martie 2011, prin OMFP 1649/2011
1.Prevederi generale
1.1…. conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, ………….
1.2. Primul raport anual are ca obiect SCIM al entităţii publice, existent la data închiderii exerciţiului financiar al anului 2011.
1.3. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la SCIM
1.4. Responsabilitatea managerială defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial în sectorul public: mediul de control; performanţa şi managementul riscului; informarea şi comunicarea; activităţi de control; auditarea şi evaluarea.
1.5.Sintagma „entitate publică – autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.”
1.6.Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la SCIM, existent la data închiderii exerciţiului financiar.
1.7. Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării SCIM, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern.
1.8. În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a SCIM
1.9.Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a standardului 24 „Verificarea şi evaluarea controlului” si intra în responsabilitatea tuturor persoanelor cu functii de conducere. A nu se confunda cu evaluarea SCIM realizata de auditul public intern.
1.10. Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern,
1.11.Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii (n.n. Comisia de implementare SCIM) cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind SCIM,
b)completarea, de către fiecare compartiment din organigrama, a „Chestionarului de autoevaluare a SCIM”, şi asumarea de către conducătorul de compartiment a realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta prin semnatura.
c)întocmirea de către structură a „Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării”, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente;
d)aprecierea gradului de conformitate a SCIM propriu cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:
– sistemul este conform dacă sunt implementate minimum 22 de standarde, rămânând a fi implementate ulterior cel mult următoarele 3 standarde: 15 – Ipoteze, reevaluări; 20 – Gestionarea abaterilor; 22 – Strategii de control;
– sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 13 şi 21 de standarde;
– sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 13 standarde.
2.Conţinutul raportului
…………..
c)stadiul implementării măsurilor/actiunilor prevăzute în „Programul de dezvoltare a SCIM”;
d) formularea unor rezerve privind eficacitatea SCIM, prin menţionarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exerciţiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum şi termenele de realizare aferente;
2.3.În rapoartele elaborate de catre ordonatorii secundari de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, o informare cu următorul conţinut:
„Din analiza rapoartelor asupra SCIM transmise ordonatorului secundar de credite de către ordonatorii terţiari de credite direct subordonaţi rezultă că:
– (nr.) instituţii au sisteme conforme;
– (nr.) instituţii au sisteme parţial conforme;
– (nr.) instituţii au sisteme neconforme.”
2.4.În rapoartele elaborate de catre ordonatorii principali de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, o informare cu următorul conţinut:
„Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului principal de credite de către ordonatorii secundari şi cei terţiari de credite, direct subordonaţi, rezultă că:
– (nr.) instituţii au sisteme conforme;
– (nr.) instituţii au sisteme parţial conforme;
– (nr.) instituţii au sisteme neconforme.”
3.Aprobarea şi prezentarea raportului
3.2.Raportul conducătorului entităţii publice se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.
3.3.Au obligaţia de a prezenta Ministerului Finanţelor Publice – Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai conducătorii instituţiilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
ANEXA Nr. 1:
(- ANEXA Nr. 4.1 la instrucţiuni)
Compartiment ………………………..
Conducător de compartiment
……………………
Numele şi prenumele, funcţia/semnătura/data
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
| Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului1) | Răspuns şi explicaţii2) | La nivelul compartimentului standardul este4): | |
| Da/Nu3) | Explicaţie asociată răspunsului | I/PI/NI | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| I. MEDIUL DE CONTROL | |||
| Standardul 1 – Etică, integritate | |||
| A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului? | |||
| Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? | |||
| Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini | |||
| Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor? | |||
| Sarcinile/Atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora? | |||
| Standardul 3 – Competenţă, performanţă | |||
| Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post? | |||
| Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului? | |||
| Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior? | |||
| Standardul 4 – Funcţii sensibile | |||
| A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? | |||
| Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile? | |||
| Standardul 5 – Delegarea | |||
| Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă? | |||
| Delegarea/Subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate? | |||
| Standardul 6 – Structura organizatorică | |||
| Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului? | |||
| Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii? | |||
| II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI | |||
| Standardul 7 – Obiective | |||
| Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? | |||
| Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S – precise; M – măsurabile şi verificabile; A – necesare; R – realiste; T – cu termen de realizare.) | |||
| Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? | |||
| Standardul 8 – Planificarea | |||
| Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului? | |||
| În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate? | |||
| Standardul 9 – Coordonarea | |||
| Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora? | |||
| În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor? | |||
| Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor | |||
| Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice? | |||
| Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite? | |||
| Standardul 11 – Managementul riscului | |||
| Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului? | |||
| Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului? | |||
| Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? | |||
| Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări | |||
| Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? | |||
| Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? | |||
| III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA | |||
| Standardul 12 – Informarea | |||
| Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu? | |||
| Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se realizează în sistem informatizat? | |||
| Standardul 13 – Comunicarea | |||
| Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori? | |||
| Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile? | |||
| Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea | |||
| Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei? | |||
| Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică? | |||
| Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor | |||
| A fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi? | |||
| În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun? | |||
| IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL | |||
| Standardul 17 – Proceduri | |||
| Pentru activităţile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaţionale? | |||
| Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate? | |||
| Standardul 18 – Separarea atribuţiilor | |||
| Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite? | |||
| Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor? | |||
| Standardul 19 – Supravegherea | |||
| Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă? | |||
| Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite? | |||
| Standardul 20 – Gestiunea abaterilor | |||
| În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor? | |||
| Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică? | |||
| Standardul 21 – Continuitatea activităţii | |||
| Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi? | |||
| Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi? | |||
| Standardul 22 – Strategii de control | |||
| Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? | |||
| Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice? | |||
| Standardul 23 – Accesul la resurse | |||
| Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale? | |||
| Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect? | |||
| V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA | |||
| Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului | |||
| Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel? | |||
| Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării? | |||
| Standardul 25 – Auditul intern | |||
| Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? | |||
| Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? | |||
| Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial …………………………… Măsuri de adoptat ………………………………………………………………………………… |
1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii.
2) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în coloana 3 „Explicaţie asociată răspunsului”.
3) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează „neaplicabil”, prin acronimul „NA”, şi se motivează în coloana 3 „Explicaţie asociată răspunsului”.
4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:
– implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Da”;
– parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Da”;
– neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Nu”.
ANEXA Nr. 2:
(- ANEXA Nr. 4.2 la instrucţiuni)
Entitatea publică ……………………..
Preşedintele structurii
…………………………….
Numele şi prenumele/funcţia/semnătura/data
SITUAŢIA SINTETICĂ a rezultatelor autoevaluării
| Denumirea standardului | Numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil | din care compartimente în care standardul este: | La nivelul entităţii publice standardul este: | ||
| I*) | PI | NI | I/PI/NI | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Total număr compartimente = | |||||
| I. MEDIUL DE CONTROL | |||||
| Standardul 1 – Etica, integritatea | |||||
| Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini | |||||
| Standardul 3 – Competenţa, performanţa | |||||
| Standardul 4 – Funcţii sensibile | |||||
| Standardul 5 – Delegarea | |||||
| Standardul 6 – Structura organizatorică | |||||
| II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI | |||||
| Standardul 7 – Obiective | |||||
| Standardul 8 – Planificarea | |||||
| Standardul 9 – Coordonarea | |||||
| Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor | |||||
| Standardul 11 – Managementul riscului | |||||
| Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări | |||||
| III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA | |||||
| Standardul 12 – Informarea | |||||
| Standardul 13 – Comunicarea | |||||
| Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea | |||||
| Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor | |||||
| IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL | |||||
| Standardul 17 – Proceduri | |||||
| Standardul 18 – Separarea atribuţiilor | |||||
| Standardul 19 – Supravegherea | |||||
| Standardul 20 – Gestionarea abaterilor | |||||
| Standardul 21 – Continuitatea activităţii | |||||
| Standardul 22 – Strategii de control | |||||
| Standardul 23 – Accesul la resurse | |||||
| V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA | |||||
| Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului | |||||
| Standardul 25 – Auditul intern | |||||
| Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele ……………………………………… Măsuri de adoptat ……………………………………………………………………. |
*) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern/managerial se consideră că este:
– implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
– parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41 % şi 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
– neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând.
ANEXA Nr. 3:
(- ANEXA Nr. 4.3 la instrucţiuni)
Denumirea entităţii publice …………………
Nr. …………………../data ………………………
RAPORT asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 dec. 20…
În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, subsemnatul,……………………. (numele şi prenumele) ………………………………….,în calitate de …………………. (denumirea funcţiei de conducător al entităţii publice) ………………………………….., declar că…………………. (denumirea entităţii publice) ……………………………… dispune de un sistem de control intern/managerial a cărui concepere şi aplicare ……………………….. (permit/permit parţial/nu permit) ………………….. conducerii ……………………………………………………. (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice alocate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.
Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra sistemului de control intern/managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.
Sistemul de control intern/managerial ………………….. (cuprinde/cuprinde parţial/nu cuprinde) …………………………………. mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor vizând creşterea eficacităţii acestuia ……….. (are/nu are) ………… la bază evaluarea riscurilor.
Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deţinută în cadrul ………………… (denumirea entităţii publice) …………………………….., precum şi în rapoartele de audit intern şi extern.
Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterioare.
Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că, la data de 31 decembrie 20 …, sistemul de control intern/managerial al ……………………….. (denumirea entităţii publice) …………………………. este …………………… (conform/parţial conform/neconform) …………………………… cu standardele cuprinse în Codul controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice.
…………………
(funcţia)
…………………
(numele şi prenumele)
…………………..
(semnătura şi ştampila)
……………………..
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 469 din data de 5 iulie 2011