Procedura operațională – FIȘA POSTULUI (D1-S02-PO10)

Print Friendly, PDF & Email
ROMÂNIA
JUDEȚUL ARAD
COMUNA DOROBANȚI
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂEdiția 1, Nr. exemplare:1

SEMNALAREA NEREGULARITĂȚILOR

Revizia 0, Nr. exemplare:1
Pagina: 
COMPARTIMENT:Exemplar nr.1
COD COMPARTIMENT:COD D01-S01-P10 

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA EDIŢIEI SAU, DUPĂ CAZ, A REVIZIEI ÎN CADRUL EDIŢIEI

Nr.

crt.

Elemente privind responsabilii/ operaţiuneaNumele şi prenumeleFuncţiaDataSemnătura
 12345
1.1

Elaborat

PROIECT

SocietateJurist12.09.2018 
 Din partea AUTORITĂȚII  12.09.2018 
1.2.InformareKORODI ERIKAPrimar12.09.2018 
1.3.

VERIFICAT

Comisia

SCIM

VAIDA ANDO ANAMARIA

Președinte comisie SCIM

12.09.2018 
JUHASZ ZOLTANVicepreședinte comisie SCIM12.09.2018 
BOHM MELINDA

Secretar comisie SCIM

12.09.2018 
TORMA PIROSCA

Membru comisie SCIM

12.09.2018 
KOVACS IRINA

Membru comisie SCIM

12.09.2018 
OZE ECATERINA LOREDANA

Membru comisie SCIM

12.09.2018 
ARVAI ANNA MARIA

Membru comisie SCIM

12.09.2018 
1.4.Aprobat 

Primar

12.09.2018 

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR

 

Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei

Componenta revizuită

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei

1

2

3

4

2.1.

Ediţia I

X

X

X

2.2.

Revizia 1

   

2.3.

Revizia 2

   

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI

Nr. crt

Scopul difuzării

Ex.

nr.

Compartiment

Funcţia

Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

0

1

2

3

4

5

6

7

3.1

Aplicare

1

   

12.09.2018

 

3.2.

Informare

1

Conducere

Primar

 

12.09.2018

 

Conducere

Viceprimar

 

12.09.2018

 

Secretar UAT

Secretar

 

12.09.2018

 

3.3.

Evidență

1

Secretar

Secretar

 

12.09.2018

 

3.4.

Arhivare

1

Secretar

Secretar

 

12.09.2018

 
 

Arhivare

1

Compartiment

de specialitate

conform

dispoziție primar

și/sau

fișa postului și/ sau anexei la fișa postului

 Secretar 

12.09.2018

 

3.5.

Alte scopuri

 

4. SCOPUL

4.1.Aceasta procedura descrie modalităţile de asigurare a resurselor umane competente necesare şi asigurarea instruirii personalului.
4.2.Procedura stabileşte un mod unic de elaborare, actualizare şi aprobare a fişelor de post la nivelul structurilor organizatorice din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.
4.3. Contribuie la implementarea – Atribuţii, funcţii, sarcini, Delegarea, Structura organizatorică şi Separarea atribuţiilor din Codul controlului intern/managerial.
4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei;

5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională

Procedura se aplică în toate compartimentele și serviciile Primăriei Comunei Dorobanți.

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică

Procedura este aplicată de către toate structurile organizatorice respectiv de către persoanele din cadrul acestora care au atribuții privind întocmirea, contrasemnarea și aprobarea fișelor de post, precum și de către persoanele care iau la cunoștință și semnează fișele de post.

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1.REGLEMENTĂRI INTERNAŢIONALE

6.1.1. Standarde internaţionale de management;

6.2.LEGISLAŢIE PRIMARĂ

6.2.1. Organigrama și Statul de funcții

6.2.2. Constituția României;

6.2.3. Legea nr. 188/1999-statutul funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare;

6.2.4. Legea nr. 53/2003-Codul muncii, cu modificările și completările ulterioare;

6.3.LEGISLAŢIE SECUNDARĂ

6.3.1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne

6.3.2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

6.4. ALTE DOCUMENTE, INCLUSIV REGLEMENTĂRI INTERNE ALE ENTITĂŢII PUBLICE

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare

6.4.2. Regulamentul Intern

6.4.3. Fişele postului

6.4.4. Procedura Circuitul documentelor;

6.4.5. Procedura Structura organizatorică

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

Nr.

crt.

Termenul

Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

0

1

2

1.

Procedură

prezentare formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru (reglementate sau bazate pe buna practică) şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii sarcinilor şi atribuţiilor.

2.

Structură organizatorică

compartiment/birou/serviciu.

3.

Procedură operaţională (PO)

procedura care descrie o activitate sau un proces care se derulează la nivelul uneia sau mai multor structuri organizatorice.

4

Postul

cea mai simplă subdiviziune a structurii organizatorice, ce poate fi definit ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităţilor desemnate, care revin spre exercitare unui angajat.

5.

Fișa de post

documentul care definește locul și contribuția postului în atingerea obiectivelor individuale și organizaționale, caracteristic atât individului, cât și compartimentului și care precizează sarcinile şi responsabilitățile care îi revin titularului unui post, precum și cerinţele şi condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească o persoană pentru a ocupa postul respectiv.

6.

Atribuție

ansamblul de sarcini necesare realizării unei părți dintr-o activitate, din care incumbă o anumită responsabilitate privind îndeplinirea lor la termen, la un nivel calitativ prescris şi care solicită competențe adecvate.

7.

Sarcină

cea mai mica unitate de muncă individuală cu un sens complet, care reprezintă o acțiune clar formulată, orientată spre realizarea unui obiectiv precis și care se desfăşoară după o procedură stabilită.

8.

Abilitate

capacitatea de a aplica şi de a utiliza cunoştinţe pentru a duce la îndeplinire sarcini şi pentru a rezolva probleme. În contextul Cadrului European al Calificărilor, abilităţile sunt descrise ca fiind cognitive (implicând utilizarea gândirii logice, intuitive şi creative) sau practice (implicând dexteritate manuală şi utilizarea de metode, materiale, unelte şi instrumente). Abilitatea include anumite tipuri de structuri operatorii, de la deprinderi până la capacităţi de interpretare şi rezolvare de probleme.

9.

Aptitudine

însușire psihică individuală care condiționează îndeplinirea în bune condiții a unei activități, a unei acțiuni sau aplicații.

10.

Competență

  • capacitatea unei persoane de a exercita anumite atribuții, de a lua decizii în limitele definite de fișa de post, în vederea realizării activităților specifice postului;

  • capacitatea dovedită de a utiliza cunoştinţe, abilităţi şi capacităţi personale, sociale şi/sau metodologice în situaţii de muncă sau de studiu şi pentru dezvoltarea profesională şi personală. În contextul Cadrului european al calificărilor, competenţa este descrisă din perspectiva responsabilităţii şi autonomiei.

11.

Responsabilitate

obligaţia de a îndeplini sarcinile; se înscrie în limitele ariei de competențe.

12.

Relații ierarhice

relaţii de subordonare stabilite între posturile de conducere şi posturile de execuție sau între posturile de conducere situate la niveluri ierarhice diferite.

13.

Relații funcționale

relaţii de lucru ce se stabilesc între structurile organizatorice ce au atribuții integrate în fluxul procesual al unor activități sau între structurile organizatorice funcționale care au autoritatea de a transmite celorlalte structuri organizatorice precizări, îndrumări metodologice, etc..

14.

Relații de control

relații de lucru care se stabilesc între persoanele/structurile cu atribuții de control şi celelalte persoane/ structuri organizatorice.

15.

Relații de reprezentare

relații de lucru stabilite între posturile de conducere (sau posturi de execuție care au clar delimitate acest tip de relații prin fișa postului) și terțe persoane juridice sau fizice.

16.

Delegare de atribuții

actul managerial prin care se transferă o parte a atribuțiilor care compun competența persoanei, către altă persoană, de regulă subordonată ierarhic, fără ca prin aceasta să fie eliminată sau diminuată răspunderea executării/exercitării acestora. Delegarea poate fi permanentă, temporară, formală sau informală.

17.

Vechime în specialitatea studiilor necesare exercitării atribuțiilor postului

experiența dobândită în temeiul unui contract individual de muncă, a unui raport de serviciu sau ca profesie liberală, demonstrată cu documente corespunzătoare de către persoana care a desfăşurat o activitate într-o funcție de specialitate corespunzătoare profesiei sau specializării sale, prin raportare la domeniul general de absolvire a studiilor potrivit nivelurilor de organizare a învățământului din România.

7.2. ABREVIERI:

Nr. crt.

Abrevierea

Termenul abreviat

1.

PO

Procedura operaţională

2.

E.

Elaborare

3.

V.

Verificare

4.

Av.

Avizare

5.

Ap.

Aprobare

6.

Ap.

Aplicare

7.

Ah.

Arhivare

8.

PS

Procedurã de sistem

9.

PL

Procedurã de lucru

10.

RU

Resurse Umane

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

Generalităţi

Fişa postului, stabileşte scopul fiecărui post şi subliniază principalele sale funcţii. Specificaţia postului defalcă funcţiile în sarcini şi activităţi menţionând relaţiile ierarhice, şi, după caz, aptitudinile, abilităţile şi cunoştinţele necesare pentru realizarea sarcinilor respective.

Instruirea noilor angajaţi

După încheierea contractului de munca, noul angajat este instruit la locul de munca prin:

  • instructaj specific locului de muncă efectuat de către persoane desemnate;

  • instructaj pe probleme ale sistemului de control managerial intern de care este responsabil RU.

Instruirile efectuate la angajare sunt consemnate în Procesul verbal de instruire.

Instruirea periodică a personalului

      1. Personalul este instruit periodic în conformitate cu Planul anual de Instruire, pe probleme tehnice, ca o măsură de îmbunătăţire continuă.

      1. Planul anual de Instruire se întocmeşte de către Responsabilul resurse umane pe baza evaluărilor efectuate, care au rolul de identificare al necesarului de instruire al angajaţilor.

      1. Atunci când apar schimbări la serviciile prestate, legislaţie, activităţi etc. apare automat necesitatea unei noi instruiri, care nu trebuie consemnată în Planul anual de Instruire.

      1. Efectuarea acestor instruiri este consemnată într-un Proces verbal de instruire care cuprinde tipul, tema, perioada şi persoanele participante la instructaj.

      1. Anual, fiecare angajat este supus unei evaluări a activităţii sale în conformitate cu Fişa de evaluare individuală. Pe baza acesteia se identifică operaţiile şi activităţile pentru care este necesară instruirea individuală.

      1. Dacă în urma evaluării anuale a personalului sau a modificării serviciilor se identifică necesitatea de instruire a angajaţilor, se solicită efectuarea de cursuri de calificare/recalificare sau stagii de pregătire, perfecţionare sau specializare la furnizorii de echipamente sau instituţii specializate.

      1. Certificatele de calificare, absolvire, diplomele, adeverinţele sau referinţele obţinute, care adeveresc participarea la aceste instruiri, trebuiesc păstrate corespunzător pe toată perioada de angajare a unei persoane.

Evaluarea eficacităţii instruirii

După efectuarea instruirii sunt evaluate cunoştinţele participanţilor de către lector, evaluare ce se realizează oral sau prin probă practică.

În urma evaluării, lectorul acordă un calificativ după cum urmează: bun, satisfăcător, slab.

Eficacitatea instruirii este evaluată prin prisma rezultatelor acesteiea, respectiv a beneficiilor înregistrate în desfăşurarea activităţilor şi a neconformităţilor datorate instruirii.

Această evaluarea este consemnată în Procesul verbal de instruire lao dată ulterioară .

Conştientizarea personalului

RRU se asigură că personalul este conştient de relevanţa şi importanţa activităţilor sale şi de modul în care el contribuie la realizarea obiectivelor prin comunicare cu angajaţii, instruirea personalului, stabilirea de responsabilităţi specifice posturilor şi prin motivare.

Periodic, în conformitate cu planul de instruire, sunt efectuate instruiri ale angajaţilor cu privire la politica şi obiectivele Primăriei Comunei Dorobanți. Cu ocazia acestor instruiri sunt explicate valorile compartimentului, necesitatea angajamentului fiecărei persoane în contextul participării la aceste valori, importanţa conformităţii cu politicile, cu procedurile şi cerinţele sistemului de control managerial.

Prin comunicare directă cu ocazia întrunirilor de lucru, angajaţii sunt încurajaţi să accepte importanţa atingerii obiectivelor şi ţintelor pentru care sunt responsabili şi răspunzători, şi să încurajeze la rândul lor pe ceilalţi membrii ai Primăriei Comunei Dorobanți să răspundă în mod similar.

Prin fişele de post sunt stabilite atribuţiile şi responsabilităţile personalului în realizarea conformităţii cu politicile Primăriei Comunei Dorobanți, cu procedurile şi cerinţele sistemului de control managerial.

Motivarea angajaţilor se efectuează prin încurajarea exprimării de sugestii şi propuneri de îmbunătăţire a performanţelor Primăriei Comunei Dorobanți. După caz, în urma a astfel de propuneri şi în urma rezultatelor înregistrate, personalul este recompensat ca o recunoaştere a meritului acestuia în îmbunătăţirea performanţei.

Fişele de post întocmite pentru fiecare salariat prin detalierea în extenso a fiecăreia vor asigura o continuitate în cadrul acestei activităţi indiferent de gradul de fluctuaţie a personalului.

8.1. Generalităţi

Fişa postului este elaborată de către şeful direct şi conţine informaţii despre: denumirea postului, locul în structura organizaţiei, rolul postului, responsabilităţi, delegarea de atribuţii pe perioadele de absenţă ale titularului, cerinţe (studii, competenţe, experienţă, abilităţi).

Conţinutul fișei postului trebuie să fie clar şi concis. Fișa postului se actualizează ori de câte ori apar schimbări semnificative în conţinutul unui post existent și în structura organizatorică a compartimentuluii. Fișa postului se revizuieşte, obligatoriu, o dată la 2 ani chiar dacă nu intervin modificări esenţiale în responsabilităţile postului. În ambele cazuri şeful direct este responsabil de proces, de obţinerea semnăturii angajatului şi distribuirea unui exemplar original către salariat şi Compartimentul resurse umane.

Fișa postului se elaborează atât pentru posturile ocupate, cât și pentru posturile vacante. Ca o regulă generală, la completarea unei fișe de post pentru un post ocupat aceasta nu se va individualiza după ocupantul postului. Pentru posturile scoase la concurs, cerințele specifice în vederea ocupării unui post sunt cele menționate în fișa de post.

8.2. DOCUMENTE UTILIZATE

8.2.1. LISTA ŞI PROVENIENŢA DOCUMENTELOR:

– Regulamentul de organizare şi funcţionare

– Fişa postului

– Adresa transmisă conducătorilor structurilor organizatorice de către Compartimentul resurse umane în vederea solicitării elaborării/actualizării fișelor de post;

8.2.2. CONŢINUTUL ŞI ROLUL DOCUMENTELOR

(1) Regulamentul de organizare şi funcţionare – reprezintă consacrarea normativă a opţiunilor angajatorului în ceea ce priveşte structura organizaţională, organigrama şi relaţia dintre posturi.

(2) Fişa postului – documentul care definește locul și contribuția postului în atingerea obiectivelor individuale și organizaționale, care precizează sarcinile şi responsabilitățile care îi revin titularului unui post, precum și cerinţele şi condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească o persoană pentru a ocupa postul respectiv.

(3) Adresa transmisă conducătorilor structurilor organizatorice ale Primăriei Comunei Dorobanți de către Compartimentul resurse umane în vederea solicitării elaborării/actualizării fișelor de post – reprezintă modul de informare şi solicitare a fişelor de post.

8.2.3. CIRCUITUL DOCUMENTELOR

Diagrama flux de întocmire, avizare și aprobare a fișelor de post este prezentată în Anexa nr. 1.

8.3. RESURSE NECESARE

8.3.1. RESURSE MATERIALE

  • unități IT (computere, imprimante, laptop-uri);

  • internet;

  • birotică;

  • consumabile;

  • mobilier adecvat desfășurării activității.

8.3.2. RESURSE UMANE

Personalul cu atribuţii referitore la elaborarea fișa postului din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți

8.3.3. RESURSE FINANCIARE

Elaborarea procedurii nu a implicat resurse financiare suplimentare față de cele alocate prin buget.

8.4. MODUL DE LUCRU

8.4.1. PLANIFICAREA ACTIVITĂŢII

Planificarea activității privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de post cuprinde următoarele etape:

(1) Întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de post în cazul modificării structurii organizatorice a Primăriei Comunei Dorobanți urmare publicării unor acte normative cu referire la organizarea și funcționarea/reorganizarea Primăriei Comunei Dorobanți.

1. Aprobare Regulament de Organizare și Funcționare;

2. Solicitare întocmire, actualizare fișe de post;

3. Întocmire/actualizare, contrasemnare și aprobare fișe de post;

4. Semnarea de către titularul postului pentru primirea unei copii după fișa de post și arhivarea acesteia în dosarul profesional/personal.

(2) Întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de post în cazul modificării atribuțiilor ca urmare a promovării

1. Finalizarea concursului de promovare și emiterea dispoziției de numire;

2. Solicitare întocmire, actualizare fișe de post;

3. Întocmirea/actualizarea, contrasemnarea și aprobarea fișelor de post;

4. Semnarea de către titularul postului pentru primirea unei copii după fișa de post și arhivarea acesteia în dosarul profesional.

8.4.2. DERULAREA ACTIVITĂŢII

1. Solicitarea întocmirii fișelor de post

Ulterior aprobării R.O.F.-ului prin decizie a primarului, Compartimentul Resurse Umane solicită tuturor structurilor organizatorice din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți întocmirea/actualizarea fișelor de post atât pentru posturile ocupate, cât și pentru cele vacante.

Adresa este întocmită de către salariatul cu atribuții referitoare la verificarea fișelor de post. Adresa va cuprinde în mod obligatoriu termenul maxim până la care structurile organizatorice au obligația transmiterii fișelor de post.

Adresa semnată este transmisă de către Compartimentul resurse umane tuturor structurilor organizatorice la data semnării acesteia.

2. Întocmirea fișelor de post

(1) Fișele de post se întocmesc atât pentru posturile ocupate, cât și pentru posturile vacante, în termenul comunicat de Compartimentul resurse umane prin adresa transmisă tuturor structurilor organizatorice. Întocmirea unei fişe de post se face de către superiorul ierarhic direct al salariatului, după modelele prezentate în raport cu categoria posturilor ocupate.

(2) Personalul de conducere de la nivelul structurilor organizatorice are obligaţia de a întocmi fișele de post pentru întreg personalul din subordine. Stabilirea atribuțiilor pentru fiecare angajat se face de către superiorul ierarhic direct, pornind de la obiectivele specifice ale structurii organizatorice în care acesta este încadrat. În acest sens, superiorul ierarhic direct al angajatului stabilește obiectivele specifice ale compartimentului până la nivelul obiectivelor individuale pentru fiecare angajat în parte. Astfel, atribuțiile stabilite prin fişa postului trebuie să conducă la realizarea obiectivelor individuale stabilite, în raport cu care pe parcursul perioadei 1-31 ianuarie din fiecare an, se realizează evaluarea performanțelor profesionale pentru anul anterior.

În cadrul fiecărei structuri organizatorice, conducerea acesteia poate desemna o persoană responsabilă cu verificarea corespondenţei conținutului cu modelul de fișă de post.

În situația elaborării fișelor de post pentru persoanele nou angajate, obiectivele individuale ale acestora se stabilesc pornind de la atribuțiile existente în fișa postului, acestea urmând a sta la baza evaluării performanțelor individuale ale acestora.

(3) Numărul fișei de post este numărul corespunzător postului respectiv din statul de funcții al structurii organizatorice unde se află postul pentru care se întocmește acest document.

(4) Superiorul ierarhic direct al angajatului care ocupă postul pentru care este întocmită fișa de post semnează acest document la rubrica Întocmit”. Fişa de post este completată cu data la care se semnează documentul.

3. Completarea fișelor de post

Întocmirea fișei de post presupune completarea fiecărei rubrici din cadrul acesteia conform indicațiilor prezentate în continuare:

Rubrica din fișa de post

Instrucțiuni de completare

Denumirea postului

Se preia din statul de funcții al structurii organizatorice din care face parte postul, prin identificarea funcţiei corespunzatoare postului.

Scopul principal al postului

Pentru completarea acestei rubrici trebuie să se țină cont de următoarele aspecte:

– scopul trebuie să prezinte necesitatea existenței postului și contribuția pe care acesta o are în cadrul Primăriei Comunei Dorobanți

– scopul este mai vast decât obiectivele postului, acoperă domeniul general în care postul respectiv își aduce aportul;

– scopul postului trebuie întotdeauna susținut prin definirea unor atribuții specifice realizării acestuia;

– scopul postului nu trebuie prezentat sub formă de atribuții/ sarcini de serviciu.

Ca o recomandare, ar trebui stabilite care sunt principalele obiective și sarcini (atribuții, activități) ale postului respectiv, înainte de a descrie scopul general al acestuia.

Studii de specialitate

Se precizează nivelul studiilor necesare ocupării postului. Domeniul studiilor necesare ocupării postului derivă din specificul activității structurii organizatorice unde există postul respectiv. Astfel, în funcție de atribuțiile acesteiase identifică specialitatea studiilor necesare ocupării postului.

Nu se personalizează rubrica referitoare la studii de specialitate în funcție de studiile absolvite de titularul postului.

Perfecționări (specializări)

Această rubrică se completează prin raportare la nivelul postului respectiv.

În situația în care, îndeplinirea atribuțiilor postului necesită absolvirea unor programe de formare în domeniul specific de activitate al structurii organizatoriceîn al cărui stat de funcții figurează postul, la această rubrică se menționează suplimentar „cursuri de perfecţionare/specializare în domeniul …… „. Domeniul cursurilor de perfecţionare/ specializare trebuie desprins din domeniul de activitate specific structurii organizatorice în care își desfășoară activitatea titularul postului.

Nu se personalizează rubrica referitoare la perfecţionări (specializări) în funcție de cursurile de perfecționare/ specializare urmate de titularul postului. În cadrul unei structuri organizatorice, de regulă, pentru același nivel al posturilor se stabilesc cerințe identice referitoare la perfecționări/ specializări.

Cunoștințe de operare/programare pe calculator (necesitate și

nivel)

Se precizează de ce sunt necesare cunoștințele de operare/ programare pe calculator şi nivelul acestor cunoștințe, respectiv cunoștințe de bază/ nivel mediu/ nivel avansat.

Limbi străine (necesitate și nivel de cunoaștere)

Această rubrică nu se completează în cazul în care cunoașterea unei limbi străine nu este necesară pentru îndeplinirea atribuțiilor postului.

În caz contrar, se precizează limba sau limbile străine care trebuie cunoscute, motivele pentru care este necesară cunoașterea uneia sau a mai multor limbi străine și nivelul de cunoaştere a acesteia/acestora, respectiv „citit”, „scris”, „vorbit” – „cunoștințe de bază”, „nivel mediu”, „avansat”.

Abilități, calități și aptitudini necesare

Se menționează acele caracteristici și însușiri individuale care condiționează îndeplinirea în bune condiții a atribuţiilor postului.

Cerințe specifice

Se precizează acele informații prin care sunt aduse la cunoștința ocupantului postului, aspecte referitoare la activitățile/condițiile pe care le implică realizarea atribuțiilor postului, respectiv: deplasări în ţară și/sau în străinătate, delegări, detașări, disponibilitate de lucru peste program, etc.

Competenţa managerială (cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale)

Cunoștințele de management, calitățile și aptitudinile manageriale necesare ocupării postului, se stabilesc prin raportare la atribuțiile postului,fiind necesară efectuarea corelației între cele două rubrici.

În cazul fişelor de post corespunzătoare funcțiilor de conducere este necesar ca la această rubrică să se facă precizări cu privire la toate cele 3 componente ale competenței manageriale (cunoștințe de management, calități și aptitudini manageriale).

Atribuțiile postului

Atribuțiile trebuie definite astfel încât să indice cât mai clar activitatea ce trebuie întreprinsă de titularul postului. Atribuțiile trebuie să fie diferite de la o funcție la alta și de la un grad profesional la altul. Pe aceeași funcție, dar pe posturi diferite vor fi și atribuții diferite.

Atribuțiile specifice posturilor corespunzătoare funcțiilor de conducere trebuie să derive din cele 5 funcții ale managementului și anume: planificarea, organizarea, coordonarea, antrenarea și controlul.

Din aceste motive, atribuțiile specifice posturilor corespunzătoare funcțiilor de conducere trebuie să difere de cele specifice posturilor corespunzătoare funcțiilor de execuție.

Atributiile stabilite prin fișa postului trebuie sã contribuie la realizarea obiectivelor individuale stabilite prin raportul de evaluare a performanțelor profesionale anuale ale titularului postului.

Ca o recomandare, se formulează fiecare sarcină (activitate) utilizând un verb de acțiune, urmat de o fraza scurtă și clară prin care să fie descris ce trebuie să facă ocupantul postului.

Câteva modele de verbe care pot fi utilizate la elaborarea fișei de post, în funcție de nivelul de competență sunt prezentate în anexa nr. 3.

Denumire

Aceasta se preia din statul de funcții al structurii organizatorice din care face parte postul pentru care se întocmește fișa, prin identificarea funcției corespunzătoare postului.

Experienţă (stagiu) necesară executării operaţiunilor specifice postului:

– în domeniul (specialitatea postului):

– perioada necesară iniţierii în vederea executării operaţiunilor specifice postului:

Se identifică din legislaţia în vigoare aplicabilă domeniului de activitate.

Relațiile ierarhice

Se identifică relațiile de subordonare care există între titularul

postului și superiorul său ierarhic, dar și relațiile dintre titular și personalul subordonat acestuia (în cazul în care există astfel de relații).

Relațiile funcționale

Se identifică relațiile de lucru și colaborare pe care titularul postului le stabilește cu unul sau mai multe structuri organizatorice din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți

Relaţiile de control

Se completează numai în cazul persoanelor care au atribuții de control. Se identifică relațiile de lucru pe care titularul postului le stabilește cu alte persoane/structuri organizatorice din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

Relațiile de reprezentare

Se completează numai în cazul fișelor de post întocmite pentru funcțiile de conducere. În acest sens, se identifică relațiile de lucru stabilite între posturile corespunzătoare funcțiilor de conducere și terțe persoane juridice și/sau fizice.

Excepții:

1. Atunci când atribuțiile care generează relații de reprezentare sunt delegate unor funcții de execuție, se completează în mod corespunzător.

2. Atunci când funcțiile de execuţie au în fișa postului atribuții care generează relații de reprezentare, rubrica se completează în mod corespunzător.

În caz că nu există astfel de relații, această rubrică nu se completează.

Relații cu autorități și instituții publice

Conform atribuțiilor postului, dacă este cazul.

Relații cu organizații internaționale

Conform atribuțiilor postului, dacă este cazul.

Relații cu persoane

juridice private

Conform atribuțiilor postului, dacă este cazul.

Limite de competență

Se precizează libertatea decizională de care beneficiază titularul postului pentru îndeplinirea atribuțiilor care îi revin.

Delegarea de atribuții

și competențe

Oferă posibilitatea stabilirii exacte a atribuțiilor și competențelor ce pot fi delegate unei persoane care ocupă un post pentru care se întocmeşte fișa de post, atât pe perioada prezenței, cât și absenţei din unitate a persoanei de la care se deleagă respectivele atribuții și/sau competențe.

Completarea rubricii „Delegarea de atribuţii și competențe” presupune:

a) definirea clara a atribuției/atribuțiilor delegate;

b) modul în care se îndeplinește atribuția respectivă (dacă salariatul căruia i se deleagă atribuțiile are libertate totală sau parțială în îndeplinirea atribuției/atribuțiilor delegate);

c) perioada pentru care se deleagă atribuția/atribuțiile, respectiv pentru perioadă nedeterminată, pentru o perioadă clar definită sau numai pentru perioadele de absență din instituție a persoanei de la care se deleagă atribuția/ atribuțiile);

d) numele, prenumele și funcţia ocupată de persoana/ persoanele de la care se deleagă atribuțiile (în cazul fișei de post la care se deleagă atribuțiile) sau ale persoanei/ persoanelor căreia/cărora i/li se deleagă atribuțiile (în cazul fișei de post de la care se deleagă atribuțiile).

4. Verificarea fișelor de post presupune:

1. Fișa de post se transmite în format electronic (dacă este posibil), înainte să fie listată pe suport de hârtie și semnată, persoanei desemnate cu verificarea fișelor de post. Aceasta va verifica:

a) Identificarea funcției corespunzătoare postului pentru care se întocmeşte fișa de post;

b) Compararea fișei de post primite, din punct de vedere al formatului, cu cea aferentă postului corespunzător funcției identificate;

c) Verificarea existenței tuturor rubricilor din formatul standard al fișei de post;

d) Verificarea completării tuturor rubricilor cuprinse în fișa postului;

e) Verificarea calității persoanelor care întocmesc, contrasemnează și aprobă fișele de post;

f) În situația în care structura și regulile de întocmire, contrasemnare și aprobare au fost respectate, fișele de post sunt repartizate angajatului din cadrul Compartimentul resurse umane cu atribuții în domeniul gestionării raporturilor de serviciu/raporturilor de muncă ale personalului din cadrul structurilor organizatorice care au transmis respectivele fișe de post;

g) Dacă structura și regulile de întocmire, contrasemnare și aprobare a fișelor de post nu au fost respectate, responsabilul de verificarea lor, întocmește și transmite o adresă de solicitare de revizuire a fișelor de post către structurile organizatorice care nu au respectat indicațiile de întocmire, prevăzute în prezenta procedură.

5. Contrasemnarea fișei de post se face la rubrica Contrasemnat” de către superiorul ierarhic persoanei care a întocmit fișa de post. Se completează data la care fișa de post este contrasemnată. În situaţia în care calitatea de contrasemnatar o are primarul, fișa de post nu se mai contrasemnează.

6. Aprobareafișei de post presupune verificarea modului de întocmire și a conținutului informațiilor cuprinse în fișa de post și semnarea acesteia, la rubrica „Aprob”, de către primar. Se completează și data la care fișa de post este aprobată.

Salariatul care ocupă postul pentru care este întocmită fișa de post analizează conținutul acesteia și semnează la rubrica „Luat la cunoștință”. Se completează și data la care fișa de post este semnată de către ocupantul postului.

7. Atașarea fișelor de post la dosarul profesional al angajaţilor

Angajatul din cadrul Compartimentului resurse umane cu atribuţii în domeniul gestionării raporturilor de serviciu/muncă ale personalului are obligația de a atașa 1 exemplar al fișei de post, ladosarul profesional/ personal al fiecărui salariat în parte. Al doilea exemplar se transmite titularului fișei postului

8.4.3. VALORIFICAREA REZULTATELOR ACTIVITĂŢII

Fișa postului stabilește sarcinile, responsabilităţile şi limitele de competenţă, responsabilizând personalul și asigurând separarea atribuțiilor.

9.RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Responsabilităţi:

Responsabilul RU întocmeşte Fisa postului si Planul anual de instruire, iar Primarul aprobă fişa postului, planul anual de instruire şi coordonează activităţile legate de instruire.

Superiorul ierarhic efectuează evaluarea anuală a personalului.

9.1. PRIMAR:

1) Aprobă ROF-ul Primăriei Comunei Dorobanți;

2) Aprobă fișele de post ale personalului.

9.2. ŞEFII STRUCTURILOR ORGANIZATORICE:

1) Întocmesc fișelor de post pentru personalul din subordine, stabilesc obiectivele individuale și întocmesc și aprobă nota internă de delegare de atribuții/competenţe;

2) Contrasemnează fișele de post;

3) Actualizează fișele de post, când este cazul, și se asigură de transmiterea acestora în timp către Compartimentul resurse umane.

9.3. PERSONALUL COMPARTIMENTULUI RESURSE UMANE:

1) Coordonează activitatea de întocmire/actualizare a fișelor de post la nivelul compartimentului;

2) Elaborează adresele prin care se solicită întocmirea/actualizarea fișelor de post;

3) Verifică fișele de post din punct de vedere al respectării prevederilor cuprinse în prezenta procedură, atât electronic, cât și pe suport de hârtie;

4) Oferă consiliere de specialitate persoanelor care întocmesc, contrasemnează și aprobă fișele de post;

5) Primește și atașează fișele de post sau nota internă privind delegarea de atribuții și competențe, la dosarele profesionale/personale ale personalului Primăriei Comunei Dorobanți.

9.4. GRUPUL DE LUCRU:

1) Verifică prezenta procedură de sistem.

9.5. SECRETARIATUL GRUPULUI DE LUCRU:

1) Arhivează originalul Procedurii Fișa postului Primăriei Comunei Dorobanți.

2) Distribuie procedura

9.6. PREŞEDINTELE GRUPULUI DE LUCRU:

1) Aprobă Procedura Fișa postului Primăriei Comunei Dorobanți.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

  1. Planul anual de instruire;

  2. Fişa postului.

FIȘELE DE POST ALE PERSONALULUI DIN COMPARTIMENTUL …………………………………….

Veti copia in acest fisier sau veti atasa acestui dosar fisele de post ale personalului din compartiment.

Fisele de post trebuie actualizate permanent!

EXPLICATII PE

FIŞA POSTULUI

Nr. ……… din …………………

A) Identificarea postului:

1. Denumirea postului: Se trece denumirea din statul de funcții care trebuie sa corespunda cu organigrama.

2. Nivelul postului: de execuție sau de conducere

3. Scopul principal al postului : atributia principala a postului

4. Poziția postului în statul de personal : nr. curent din statul de personal

5. Cod COR : se preia din contractul de munca si din revisal

6. Nivelul de acces la informaţii clasificate: nu este cazul, scazut, mediu, ridicat ( in functie de fiecare post)

7. Clasa de salarizare. Conform Legii nr. 284/2010

8. Deplasari curente:nu este cazul/este cazul

9. Riscuri implicate de post: conform procedurii Managementul riscurilor

10. Locul de muncă: ………………………………..

11. Sfera relaţională a titularului postului

11.1.Sfera relaţională internă:

a)Relaţii ierarhice:

– subordonat faţă de : ………………………….

– superior pentru………………………………………………………………..

b) Relaţii funcţionale: compartimentele functionale ale ………….., se enumeră

c) Relaţii de control: compartimente functionale ale ………………,se enumeră

d) Relaţii de reprezentare: compartimentele functionale, se enumeră

11.2. Sfera relaţională externă:

a) cu autorităţi şi instituţii publice: seenumeră

b) cu organizaţii internaţionale: se enumeră

c) cu persoane juridice private: se enumeră

11.3. Limite de competenţă) ……………………………………………

11.4. Delegarea de atribuţii şi competenţă ………………………………….

B) Identificarea funcției corespunzătoare postului :

1. Denumirea funcției : de ex. inginer ( o functie nu poate fi ”sef compartiment”, asa cum era trecut in cele vechi. Funcția trebuie trecuta sub aceasta forma si in organigrama si in statul de functii si de personal.

2. Vechimea în specialitate : minim ………… ani, se referă la vechimea in specialitate necesara pentru ocuparea postului, nu la vechimea in specialitate a ocupantului postului. Vechimea in specialitate a ocupantului postului se ia in considerare doar la stabilirea graduluisau a treptei profesionale….. nu ca si conditie pentru ocuparea postului.

3. Nume, prenume al ocupantului: …………………………

4. Grad Profesional: conform clasificărilor din Legea 284/2010

5. Gradație: vechimea conform Legii nr 284/2010, ( 1, 2,3, 4, 5 sau fara gradatie)

C) Condiţii specifice pentru ocuparea postului

1. Pregătire :

1.1. Studii de specialitate: cerinta pentru ocuparea postului

1.2. Cursuri/programe de perfecţionare/specializare) ex. master, sau alte cursuri.

1.3.Cunoştinţe de operare/programare pe calculator (necesitate şi nivel): Microsoft Word și Microsoft Excel, etc

1.4. Limbi străine (necesitate şi nivel de cunoaştere) : este/nu este cazul

2. Experiență :

2.1. vechime în muncă : an, luna, zi

2.2. vechime în specialitate : an, luna, zi

3 Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare : conduită morală bună, ETC

4. Cerințe specifice :disponibilitate pentru lucru în program prelungit

5.Competenţa managerială :(cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale) : cunoașterea și aplicarea legislației incidente în domeniul în care își desfășoară activitatea.

D) Atribuţiile postului:

enumerare

Întocmit:

1. Numele şi prenumele: ……………………….

2. Funcţia de conducere ……………….

3. Semnătura …………………………………………………………………..

4. Data întocmirii ………………….

Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:

1. Numele şi prenumele: ……………

2. Semnătura …………………………………………………………………

3. Data ……………..

Contrasemnează:

1. Numele şi prenumele: ………………………………………………………..

2. Funcţia: ……………………………………………………………………………..

3. Semnătura ………………………………………………………………..

4. Data ……………….

FISELE DE POST ALE PERSONALULUI DIN COMPARTIMENTUL …………………………………….

Veti copia in acest fisier sau veti atasa acestui dosar fisele de post ale personalului din compartiment.

Fisele de post trebuie actualizate permanent!

REFECRAT NECONFORMITATE FIȘE

Biroul/Compartimentul/Serviciul/Directia ……………………

Ref. adresa nr. …/… privind solicitarea intocmirii fiselor de post

Va aducem la cunostinta faptul ca in urma verificarii indeplinirii prevederilor legale privind intocmirea fiselor de post de catre dumneavoastra, nu au fost respectate urmatoarele aspecte:

  • ………………………………………………………;

  • …………………………………………………….. .

In aceste conditii, va solicitam revizuirea fiselor de post anexate prezentei si respectarea cerintelor de intocmire ale acestora in conformitate cu prevederile

……………………

.

Termenul limita pentru retransmiterea fiselor de post este data de ………………….. .

Intocmit,

Responsabil RU

Avizat,

CENTRALIZATOR ANEXE

Nr. anexă

Denumire anexă

Elaborator

Aprobat

Nr. Ex.

Dif.

Arhivare

Alte el.

Loc

Perioada

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

        

2.

        

3.

        

4.

        

5.

        

6.

        

7.

        

8.

        

9.

        

10.

        

REGISTRE

Nr. anexă

Denumirea anexei

Elaborator

Aprobă

Număr de exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte elemente

Loc

Perioadă

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

        

2.

        

3.

        

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

Structura

organizatorică

Conducător structură

organizatorică

Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Modificare propusă

Justificare

Data

Semnătura

       
       
       
       
       

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

Structura

organizatorică

Conducător structură

organizatorică

Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Aviz favorabil

Aviz nefavorabil

DA

Semnătura

Data

Observaţii

Semnătura

Data

         
         
         
         
         
         
         
         

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Număr exemplar

Structură organizatorică

Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

Data retragerii

Data intrării în vigoare a procedurii

Semnătura

        
        
        
        
        
        
        
        

11. Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale

 

Coperta

1.

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2.

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

3.

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

4.

Scopul procedurii operaţionale

5.

Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

6.

Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale

7.

Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

8.

Descrierea procedurii operaţionale

9.

Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

10.

Anexe, înregistrări, arhivări

11.

Cuprins

  •