4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4.1.Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate.

In cadrul Primariei Comunei Dorobanți sunt indetificate functiile sensibile, intelese in acceptiunea de functii ce implica un grad inalt de confidentialitate, responsabilitate si performanta.

4.2.Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii

4.3.Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului

4.4.Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1.Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională.

Prezenta procedură se aplică la functiile care implica riscuri mari pentru entitate.

5.2.Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică.

5.3.Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală.

5.4.Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURAT

6.1.REGLEMENTĂRI INTERNAŢIONALE

6.1.1. Standarde internaţionale de management;

6.2.LEGISLAŢIE PRIMARĂ

6.2.1. Organigrama și Statul de funcții;

6.2.2. Constituția României;

6.2.3. Legea nr. 188/1999-statul funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare;

6.2.4. Legea nr. 53/2003-Codul muncii, cu modificările și completările ulterioare;

6.2.5. Legea 215/2001 privind Administratia Publica Locala, cu modificarile si completarile ulterioare.

6.3.LEGISLAŢIE SECUNDARĂ

6.3.1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

6.3.2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

6.4. ALTE DOCUMENTE, INCLUSIV REGLEMENTĂRI INTERNE ALE ENTITĂŢII PUBLICE

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare

6.4.2. Regulamentul Intern

6.4.3. Fişele postului

6.4.4. Procedura Circuitul documentelor;

6.4.5. Procedura Structura organizatorică

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

7. 2. ABREVIERI ALE TERMENILOR

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAȚIONALE

Se porneste de la premisa ca riscul de frauda si coruptie intr-o entitate creste atunci cand angajatul ocupa o lunga perioada de timp un post ( peste 10 ani)

Sintagma „functii sensibile”, poate fi inteleasa in sensul:

• functii sensibile prin natura lor;

• functii sensibile prin prisma atributiilor pe care trebuie sa le indeplineasca persoana care ocupa functia respectiva.

Domeniile de activitate in care pot exista functii sensibile sunt:

• care permit/presupun accesul la informatii confidentiale;

• implicate in gestionarea banilor, a bunurilor materiale;

• presupun exercitarea puterii sau autoritatii statului;

• bazate pe un privilegiu exclusiv, de drept si de fapt pe care il poseda un organism public de a exploata anumite bunuri sau servicii;

• prin care se garanteaza drepturile personalului sau cetatenilor;

• implicate in evaluarea unor active existente sau aflate in curs de realizare, cu implicatii majore; actiuni de evaluare legate de privatizari;

• prin care se realizeaza achizitii publice;

• prin care se constata conformitatea cu prevederile legale;

• prin care se realizeaza activitati cu influenta directa asupra cetatenilor, politicienilor si companiilor;

• care stabilesc performanta individului (ex. concursuri pentru ocuparea functiilor publice, evaluari profesionale);

• in care titularii acestora se afla in conflict de interese, precum si functii in care riscul de frauda este semnificativ;

• ocupata de superiorul ierarhic al unui salariat care exercita o functie sensibila.

In Primaria Comunei Dorobanți functiile sensibile, implicind confidentialitate, responsabilitate si un inalt standard de performanta sunt asociate urmatoarelor posturi:

• Secretarul

• Contabil

In cadrul Primariei Comunei Dorobanți a fost intocmit in vederea implementarii prezentului standard, Inventarul functiilor sensibile –

In inventarul functiilor sensibile sunt cuprinse, de regula, acele functii care prezinta un risc semnificativ in raport cu realizarea obiectivelor.

Masura principala care va fi utilizata in vederea gestionarii funcților sesibile identificate in cadrul Primariei Comunei Dorobanți este rotatia personalului. Aceasta masura va fi luata doar acolo unde structura organizatorica o permite, in sensul ca atributiile/responsabilitatile asociate unei functii sensibile vor fi delegate unei alte persoane doar in conditia in care in organigrama Primariei Comunei Dorobanți exista cel putin doua persoane care sa fie abilitate sa indeplineasca aceatsa functie. De asemenea, rotatia personalului trebuie sa se faca cu efect minim asupra activitatii entitatii si salariatilor.

Este recomandat ca masura rotatiei personalului sa fie utilizata numai in cazul in care nu pot fi identificate si aplicate alte masuri de control intern eficiente in gestionarea riscurilor generate de functiile sensibile.

In practica, s-a constatat dificila aplicarea masurii de rotatia a personalului, astfel incat, de regula, in vederea diminiuarii riscurilor asociate unei functii sensibile/gestionarii functiei sensibile, sunt aplicate masuri de control suplimentare pentru acele posturi care sunt asociate unei functii sensibile, fara a se realiza rotatia personalului.

1. Evolutii si tendinte ale aplicarii standardului

Functiile sensibile identificate in cadrul Primariei Comunei Dorobanți, respectiv in cadrul compartimentelor/serviciilor/birourilor/comisiilor trebuie sa fie clar definite, inregistrate si actualizate. Pentru fiecare functie sensibila, este necesara o analiza de risc si se instituie controale corespunzatoare.

Dupa ce titularul unui post a exercitat aceeasi functie sensibila timp de 5 ani, conducatorul compartimentului, respectiv al entitatii publice propune/decide sa transfere salariatul din functia sensibila sau sa implementeze controale suplimentare, care sa reduca riscul rezidual la un nivel acceptabil.

Conducerea compartimentelor, respectiv a Primariei Comunei Dorobanți, care au functii sensibile, inregistreaza derogarile acordate personalului pentru a ramane in aceleasi functii sensibile peste termenul de 5 ani, impreuna cu documentatia analizei de risc si a controalelor aferente.

Primarul Primariei Comunei Dorobanți are dreptul si responsabilitatea de a identifica functiile pe care le considera a fi sensibile, adica functiile care prezinta un risc semnificativ pentru realizarea obiectivelor entitatii.

Nu toate structurile unei entitati publice trebuie sa aiba functii sensibile, standardul recomandand, ca buna practica, existenta unei preocupari permanente a conducerii in legatura cu identificarea acestora, iar in cazul in care sunt identificate astfel de functii, acesta trebuie sa aiba in vedere o anumita strategie fata de functiile sensibile, bazata pe analiza riscurilor.

Analiza confera conducerii Primariei Comunei Dorobanți dreptul si obligatia de a discerne care anume din multimea functiilor exercitate in cadrul entitatii, sunt functiile sensibile.

Stabilirea functiilor sensibile se face pe baza unei analize a mai multor factori:

• Capacitatea de a lua decizii importante privind entitatea sau de a le influenta ( ex. pozitiile de conducere)

• Accesul la informatii confidentiale/clasificate sau sensibile

• Functii implicate in alocarea si gestionarea resurselor;

• Functii legate de evaluarea unor active;

• Functii care vizeaza anumite evaluari;

• Functii fara de care entitatea nu poate functiona sau care pot determina perturbarea serioasa a activitatilor in caz de plecare a acestora;

• Functii care interactioneaza in mod frecvent cu terte parti;

Folosind lista factorilor de risc mentionati mai jos, Primaria Comunei Dorobanți poate, prin propria evaluare a riscurilor, sa identifice factorii de risc existenti, pentru a stabili, pe aceasta baza, ce functii ar trebui sa fie calificate drept sensibile. In mod evident, cu cat apar mai multi factori de risc legati de o anumita functie, cu atat este mai mare riscul pentru integritate si sunt necesare mai multe masuri pentru a reduce riscurile identificate. Fiecare entitate are, in functie de circumstante, riscuri specifice.

In general, factorii de risc care necesita atentie sunt:

• acces la resursele materiale, financiare si informationale, fara detinerea unui document de autorizare;

• activitati ce se exercita in conditii de monopol, drepturi exclusive sau speciale;

• modul de delegare a competentelor;

• evaluare si consiliere, care pot implica grave consecinte;

• achizitia publica de bunuri/servicii/lucrari, prin eludarea reglementarilor legale in materie;

• neexecutarea sau executarea necorespunzatoare a sarcinii de munca atribuite;

• lucrul in relatie directa cu cetatenii, politicienii sau terte persoane juridice;

• functiile cu competenta decizionala exclusiva.

Fiind identificate functiile vulnerabile din cadrul Primariei Comunei Dorobanți, conducatorul institutiei – Primarul Comunei Dorobanți are la dispozitie trei optiuni pentru a gestiona riscurile identificate, respectiv:

1. Rotatia cadrelor

Rotatia cadrelor este politica organizatiei potrivit careia angajatii cu functii sensibile, dupa o perioada prestabilita (de regula, 5 ani) schimba functiile, caz in care se recurge fie la o mutare a acestora de pe functiile sensibile pe care le ocupa pe alte functii, sensibile sau nu, tinand seama de posibilitatile organizatorice ale entitatii si cu respectarea legislatiei aplicabile, fie la rotirea atributiilor care fac ca posturile sa devina sensibile, in conditiile existentei unei polivalente profesionale a salariatilor, prin permutarea atributiilor unor posturi cu atributiile altor posturi, fara a se modifica conditiile specifice functiei respective.

2. Separarea sarcinilor

Aceasta masura consta in separarea mandatelor si a sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat sa fie supus unor riscuri semnificative de integritate.

Trebuie evitata executarea, in mod exclusiv individual, a unor operatiuni care determina riscuri semnificative de integritate. Actionand in echipa, este evitat riscul de integritate, prin eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme.

3. Verificarea candidatilor

Functiile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidatilor in timpul procesului de recrutare si selectie diminueaza posibilitatea de a angaja persoane care, intr-o functie anterioara, nu au demonstrat un comportament integru.

2. Principiile de baza

In urma analizei informatiilor de mai sus, sunt trase anumite concluzii, pentru o abordare coerenta a urmatoarelor subiecte.

• Cadrul de politica

Textul standardului 2 atribuții, funcții, sarcini si al altor reglementari mentionate anterior implica, in mod clar, disponibilitatea unui cadru de politica care sa contina principiile de baza privind:

• identificarea, ordonarea, clasificarea si reevaluarea functiilor sensibile;

• procedura de verificare a antecedentelor;

• procedura de recrutare, selectie si numire;

• sarcini si competente decizionale ale responsabilului cu securitatea/integritatea, legate de functiile sensibile;

• programarea unei rotatii a persoanelor care ocupa fuctii sensibile, de regula, o data la 5 ani;

• controlul/monitorizarea executarii politicii adoptate;

• instructiuni, orientari si instrumente care faciliteaza cadrul de politica.

• Decizii necesare

Datorita riscului crescut la care este supusa Primaria Comunei Dorobanți, in cazul existentei functiilor sensibile, Primarul sau, dupa caz, Conducatorul compartimentului trebuie sa ia urmatoarele decizii:

• considerarea unei anumite functii drept functie sensibila;

• numirea angajatului respectiv in functie, dupa ce a trecut prin procedura de verificare si selectare stabilita de lege.

• Functia sensibila si verificarea antecedentelor

O functie in care, in general, exista posibilitatea de a produce daune securitatii Primariei Comunei Dorobanți si in care apar riscuri care se pot manifesta in atingerea obiectivelor primariei este desemnata ca functie sensibila.

Ocuparea unei functii sensibile este posibila daca, din documentarea si verificarile efectuate, rezulta ca sunt indeplinite, integral, conditiile stabilite in acest sens. Functia sensibila si verificarea antecedentelor sunt asociate. Spre exemplu, urmatorii indicatori arata daca un candidat este vulnerabil sau reprezinta un risc potential pentru siguranta, in general:

• antecedente judiciare;

• activitati subversive si/sau antidemocratice;

• simptome de dependenta, generatoare de actiuni lipsite de integritate;

• vulnerabilitate financiara;

• supus influentelor din exterior;

• comportament inselator, fals si secretos;

• comportament iresponsabil si riscant.

Rezultatele investigatiei de securitate vor indica, eventual, cat de substantial este riscul. Directorul Primariei Comunei Dorobanți stabileste, in final, functiile sensibile si numeste in aceste functii persoanele in cazul carora verificarea efectuata are un rezultat pozitiv.

• Lista angajatilor care ocupa functii sensibile

Textul componentei 2 „Cerintele generale” din standardul 2 „Atribuții funcții sarcini” este clar in ceea ce priveste cerintele pe care ar trebui sa le indeplineasca orice entitate. In plus art. 10 din Legea nr. 182/2002 stabileste ca, atunci cand este vorba de informatii clasificate, Primaria Comunei Dorobanți trebuie sa tina un registru de evidenta al autorizatiilor acordate personalului.

In scopul adoptarii unor masuri adecvate de management al riscului in raport cu functiile sensibile, Primaria Comunei Dorobanți a intocmit Inventarul functiilor sensibile – Anexa nr. __.

3. Implementare

• Fisa functiei sensibile

Pentru fiecare functie sensibila, este necesara o abordare specifica (un cod propriu de conduita/manual) care, bazat pe principiile Fisei standardului 2, ofera o metoda executabila si sigura, care reduce riscurile si contribuie la imbunatatirea procedurilor operationale sau de sistem si, in final, la indeplinirea, de catre persoanele aflate in functie, a sarcinilor de munca care le-au fost atribuite.

• Instrumente si aplicare

Scopul standardului 2 este de a garanta, ca instrument de prevenire, o intelegere clara, structurata, transparenta a confidentialitatii si a functiilor sensibile si de a reduce riscurile posibile asociate. In acest sens, continutul si principiile standardului 2 au fost incluse in prezenta, fapt care ar trebui sa conduca la:

• posibilitatea unei intelegeri structurate, transparente, a functiilor sensibile;

• claritate, cu privire la cine este responsabil si pentru ce, in legatura cu politica relevanta, implementare si monitorizare;

• instructiuni practice, legate de identificarea, organizarea si gestionarea functiilor sensibile si atribuirea responsabilitatilor asociate;

• claritate, in legatura cu investigatia de securitate (sponsor, investigator etc.);

• procedura de stabilire (si aprobare) a functiilor sensibile;

• posibilitatea de personalizare a situatiilor specifice (impreuna cu o declaratie de conformare sau explicare);

• un format pentru o evidenta a functiilor sensibile si un format pentru planul de rotatie, o data la 5 ani;

• proceduri pentru asigurarea obligatorie a documentelor secrete.

In functie de structura organizationala, o abordare specifica produce cele mai bune si tangibile rezultate pe termen scurt. In ceea ce priveste functiile sensibile, acestea indreapta atentia catre examinarea activitatilor generatoare de riscuri semnificative si a vulnerabilitatilor organizationale si reprezinta, inainte de toate, o investigatie preventiva. Scopul acesteia este de a identifica potentialele vulnerabilitati din Primaria Comunei Dorobanți si de a reduce vulnerabilitatea viitoare, prin diferite masuri. Ofera, de asemenea, coordonatorului integritatii, o asistenta utila si folositoare, prin efectuarea acestor sarcini.

Mai mult, o astfel de abordare ofera posibilitatea de a elimina eventualele prezumtii, fara temei, in legatura cu respectivul subiect, si de a oferi claritate si transparenta legate de responsabilitatile relevante si sarcinile ordonatorului de credite.

4. Etapele implementarii Standardului 2

• Definirea unei politici de mobilitate a personalului entitatii (nu este obligatorie);

• Intocmirea inventarului functiilor sensibile in cadrul entitatii (vor fi identificate riscurile asociate fiecarei functii sensibile si se va analiza modul in care sunt gestionate acestea, prin stabilirea de controale interne; functia sensibila se mentioneaza in fisa postului; toate functiile se sintetizeaza intr-o lista, aprobata de conducatorul entitatii si inregistrata la arhiva)

• Stabilirea listei cu salariatii care ocupa functii sensibile;

• Elaborarea unui plan pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile (daca acest lucru nu este posibil se recomanda stabilirea unor controale interne suplimentare pentru gestionarea riscurilor asociate acestor pozitii. Derogarea ca o persoana sa ramana pe functie mai mult decat 5 ani trebuie acordata in scris si inregistrata la arhiva impreuna cu analiza riscurilor si controalele interne stabilite pentru gestionarea lor)

• Se elaboreaza si aplica un plan de management al cunostiintelor (va avea in vedere colectarea si pastrarea cunostiintelor importante in cadrul entitatii, chiar si in conditiile in care persoana care le detine paraseste entitatea).

Deficiente si erori

• Stabilirea arbitrara a functiilor sensibile, fara o analiza asupra riscurilor implicate;

• Neaplicarea planului de rotatie a personalului;

• Nestabilirea nici unei functii sensibile desi se impune acest lucru;

Indicatori

• Rata fluctuatiei personalului intr-o anumita perioada;

• Ponderea functiilor sensibile in totalul functiilor entitatii.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. COMISIA SCIM:

• Aprobă, în cadrul ședințelor, procedura operațională.

• Monitorizează aplicarea procedurii

9.2. PRIMAR:

• În baza hotărârii Comisiei SCIM emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale;

9.3. COMPARTIMENT

• Aplică procedura sens în care desfășoară activități conform fișei postului

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Lista funcţiilor sensibile

Planul de rotaţie a salariaților din funcțiile sensibile

Întocmit: (comisiaSCIM ) Avizat: (RU)………….

Data:

Semnătura:_____________ Aprobat: primar ……….

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. Cuprins