ORDINUL Secretariatului General al Guvernului
nr.600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice
Domeniul I.
Mediul de control
Fișă standard 4:
Structura organizatorică
4.1. Descrierea standardului
-
Conducătorul entităţii publice defineşte structura organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile, relaţiile organizatorice şi comunică salariaţilor documentele specifice ale structurii organizatorice.
-
Conducătorul entităţii publice stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă, în conformitate cu cerinţele legale.
4.2. Cerinţe generale
4.2.1. Structura organizatorică trebuie stabilită în concordanţă cu misiunea şi cu scopul entităţii, astfel încât să sprijine procesul decizional printr-o delegare adecvată a responsabilităţilor şi să servească realizării în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a obiectivelor stabilite.
4.2.2. În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, conducătorul entităţii publice aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, compartimente.
4.2.3. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a compartimentelor se regăseşte în statul de funcţii al entităţii şi se realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi competenţele profesionale şi manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor salariaţilor.
4.2.4. Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice.
4.2.5. Conducerea entităţii publice analizează periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii publice.
4.2.6. În fiecare entitate publică, delegarea atribuţiilor se poate realiza prin regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi prin ordine/decizii exprese de a îndeplini anumite operaţiuni şi responsabilităţi.
4.2.7. Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini a conducerii entităţii şi a salariaţilor implicaţi.
Actul de delegare a atribuţiilor şi competenţelor este conform atunci când:
- respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat;
– sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate;
– sunt furnizate de către conducător toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi încredinţată;
– este confirmat, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat sarcinile/atribuţiile.
4.2.8. Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar conducătorul care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
4.3. Referinţe principale:
-
Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare;
-
Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;
-
Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi organigrama entităţii publice.
4.4. Intrebarile din chestionarul de autoevaluare
-
Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?
-
Sunt efectuate evaluări/analize privind gradul de adecvare a structurii organizatorice în raport cu obiectivele şi modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii publice?
-
Actele de delegare respectă prevederile legale sau cerinţele procedurale aprobate?
4.5. Activitati necesare implementarii standardului
4.5.1. Conducătorul instituției care va delega competente si/sau responsabilitati va completa documentul „Decizia de delegare competente / responsabilitati”.
4.5.2. Se va intocmi „Registrul cu delegari competente/responsabilitati” la nivelul fiecarui compartiment
( dar si la nivel de entitate publica ), in care sunt consemnate toate delegarile de competente si responsabilitati, pe anumite perioade de timp, pentru anumite activitati si din anumite motive
( indisponibilitate, concediu de boala etc. ).
4.5.3. Atat persoanele care isi vor delega competenta, sarcinile si responsabilitatile cat si persoanele catre care se deleaga, vor semna in „Registrul de delegari competente/responsabilitati”
4.5.4. Se va elabora, actualiza (prin analiza eventualelor disfunctionalitati aparute) si aproba organigrama entitatii publice;
4.5.5. Se va elabora, actualiza (prin analiza eventualelor disfunctionalitati aparute ) si aproba Regulamentul de Organizare si Functionare si Regulamentul de Ordine Interioara al entitatii publice. Organigrama, ROF si ROI se vor solicita de la compartimentul resurse umane al entitatii publice.
4.5.6. Se vor elabora, actualiza (prin analiza neconcordonatelor dintre ceea ce prevede fisa postului si activitatile efectiv indeplinite ) si aproba fisele posturilor specifice compartimentului;
4.5.7. Se va intocmi lista cu rapoartele specifice compartimentului.
4.5.8. Se va intocmi „Procesul verbal de informare” asupra Organigramei, ROF, ROI, fisele de post ale departmentului si listei de rapoarte specifice compartimentului.
4.6. Documente de atestare a implementării standardului
|
Domeniul I. Mediul de control |
|
|
4 |
Standardul 4 – Structura Organizatorică |
|
Proceduri:
Documente:
|
|
|
Documente comisie:
|
|
4.7. Termen: permanent
4.8. Responsabil:
– conducatorul institutiei, conducatorul compartimentului.