4. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE

Prin adoptarea acestor proceduri, se urmareste respectarea Metodologiei-Cadru de stabilire si comunicare a sarcinilor delegate in cadrul Primariei Comunei Dorobanți.

5. DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura stabileste metodologia de delegare a sarcinilor de serviciu in cadrul Primariei Comunei Dorobanți.

6. DOCUMENTE DE REFERINTA

6.1. REGLEMENTĂRI INTERNAȚIONALE

6.1.1.SREN ISO 9001:2001

6.2. LEGISLAȚIE PRIMARĂ

6.2.1. Legea 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si actualizarile ulterioare

6. 2. 2. Legea 215/2001, a administratiei publice locale

6.3. LEGISLATIE SECUNDARA

6.3.1. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice

6.4. ALTE DOCUMENTE, INCLUSIV REGLEMENTĂRI INTERNE ALE ENTITĂŢII PUBLICE

6.4.1. Regulamentul de Organizare și Funcționare;

6.4.2. Acordul colectiv de muncă;

6. 4. 3. Regulamentul de Ordine Interioară;

      4. Fisa postului, aprobata pentru fiecare angajat din cadrul Primariei Comunei Dorobanți.

7. DEFINIŢII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

7.2. ABREVIERI:

8. DESCRIEREA PROCEDURII

8.1. ASPECTE PREALABILE, DESCRIEREA FORMULARELOR APLICABILE

Printre modalitatile ce pot fi folosite de catre personalul aflat in functii de conducere in cadrul Primariei Comunei Dorobanți pentru degrevarea de anumite sarcini pe anumite perioade si pentru asigurarea continuitatii procesului de management pe perioada absentei acestora din diferite motive bine intemeiate este metoda delegarii de autoritate, cunoscuta pe scurt sub denumirea de ,,delegare”.

Prin prisma obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor inscrise in fisa postului, se va analiza respectivul post de conducere din care urmeaza sa se faca delegarea. Respectand regulile mentionate mai sus, se vor grupa sarcinile inscrise in fisa postului persoanei aflate in functia de conducere care urmeaza sa foloseasca delegarea in trei categorii, asa cum reiese in Formularul – Lista de grupare a sarcinilor in vedere delegarii.

Lista de grupare a sarcinilor in vederea delegarii

Pentru precizarea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor delegate pe fiecare subordonat se utilizeaza Formularul – Lista sarcini in vederea delegarii:

8.2. DESCRIEREA PROCESULUI

8.2.1. CARACTERISTICILE DELEGARII

• transfer de sarcini, competente si responsabilitati, dinspre persoana aflata pe o pozitie de conducere spre un subordonat nemijlocit acestuia este temporar. Daca ar fi definitiv, ar putea fi invocata descentralizarea;

• fac obiectul delegarii toate elementele de definire a unui post: sarcini, competente (dreptul de a decide) si responsabilitati;

• relatiile de delegare se stabilesc intotdeauna intre o persoana aflata pe o pozitie de conducere si un subordonat nemijlocit al acestuia.

8.2.2. COMPONENTELE DELEGARII SUNT EVIDENTIATE IN CONTINUARE

• ,,insarcinarea”, respectiv deplasarea temporara a unei/unor sarcini de importanta minora pentru persoana aflata pe o pozitie de conducere, cu caracter repetitiv, rutinier. In felul acesta, asistam la ,,imbogatirea” postului subordonatului (persoanei delegate) evident, pe o perioada scurta, solicitata de exercitarea acestei/acestor sarcini;

• atribuirea competentei, a autoritatii oficiale (a dreptului de a decide) persoanei delegate fara de care sarcina/sarcinile delegate nu ar putea fi indeplinite;

• acordarea responsabilitatii pentru consecintele deciziilor adoptate pe parcursul delegarii. Aceasta se manifesta fie ca raspundere, fie ca obligatie de a exercita sarcina/sarcinile delegate intr-o anumita maniera precizata de persoana care deleaga. Indiferent de forma de manifestare, este necesara precizarea faptului ca, in materie de delegare, se intalneste fenomenul de dedublare a responsabilitatii. Aceasta presupune luarea in considerare a doua tronsoane de manifestare a responsabilitatii: pe de-o parte, persoana delegata, iar pe de alta parte, raspunderea finala, si pentru asemenea rezultate, raspunderea revine persoanei care a delegat.

Cu alte cuvinte, delegarea nu trebuie asociata cu “fuga de raspundere”, folosita de unele persoane aflate in functii de conducere pentru a scapa de sarcini minore, dar incomode.

8.2.3. REGULILE DELEGARII, de a caror respectare este responsabila in exclusivitate persoana care delega, se refera la:

• sarcini care nu au o importanta strategica, de importanta deosebita, sarcini cu impact uman deosebit ori sarcini ce definesc postul de management;

• transmiterea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce fac obiectul delegarii, care se realizeaza in scris;

• persoana care delega o sarcina este obligata sa creeze si sa intretina un climat propice manifestarii persoanei delegate pe tot parcursul delegarii;

• controlul trebuie axat cu prioritate – daca nu in exclusivitate – pe rezultate, si nu pe maniera de obtinere a acestora.

8.2.4. MECANISMUL METODOLOGIC AL UTILIZARII DELEGARII, structurat in mai multe etape si faze, dupa cum urmeaza:

• Pregatirea delegarii in sensul de:

– identificare a sarcinilor delegabile;

– nominalizare a persoanei delegate;

– obtinerea acordului de vointa al persoanei delegate, pentru delegare;

– informarea colectivului din care face parte persoana delegata in legatura cu statutul dublu al acesteia – de subordonat, dar si de persoana desemnata sa preia, prin delegare, unele sarcini, competente si responsabilitati ce revin persoanei care delega;

– informarea persoanei aflate la un nivel ierarhic superior celui care deleaga si obtinerea acordului acesteia.

• Transmiterea, in scris, catre persoana delegata, atat a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor delegate, cat si a rezultatelor ce se asteapta si a criteriilor de evaluare. O asemenea modalitate este necesara pentru a se evita interpretarea unor aspecte ce definesc delegarea ori neintelegerea, de catre persoana delegata a unora dintre acestea.

• Derularea efectiva a delegarii, in sensul de exercitare a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor delegate.

8.2.5. DELEGAREA CATRE SUBORDONAT A RESPONSABILITATII, odata cu sarcinile si competentele corespunzatoare, nu inseamna ca persoana care efectueaza delegarea nu mai raspunde pentru indeplinirea respectivelor sarcini, este necesar sa se asigure in continuare un control din partea persoanei care a delegat asupra modului de indeplinire a sarcinilor de catre delegat. Pentru reusita folosirii acestei metode a delegarii se recomanda sa se urmareasca asigurarea unui echilibru adecvat intre incredere si control, avand in vedere ca ,,suma acestora este permanent egala”. Adica, pe masura ce creste increderea in subordonat se reduce controlul si invers.

Orice exagerare in acest sens atrage efecte negative in aplicarea metodei. Spre exemplu, o prea mare incredere din partea persoanei care realizeaza delegarea poate sa scada controlul, ceea ce poate atrage nerealizarea sarcinilor in mod corespunzator. Sau, daca se intesifica procesul de control din partea persoanei care deleaga, subordonatul va simti ca aceasta nu are incredere in el, fiind tentat sa-si reduca efortul pentru gasirea unor modalitati eficiente de realizare a sarcinilor delegate.

8.2.6. SARCINILE DELEGABILE sunt cele care in momentul in care se doreste folosirea metodei pot fi delegate unor subordonati care dispun de toate cunostintele si calitatile necesare indeplinirii lor.

8.2.7. SARCINILE POTENTIAL DELEGABILE sunt cele care reprezinta ratiunea crearii postului respectiv, ele insa nu pot face obiectul delegarii nici in momentul in care se doreste folosirea metodei, dar nici in viitor. Indeplinirea acestor sarcini poate fi facuta numai de persoana care ocupa postul respectiv.

8.2.8. SELECTIA SUBORDONATILOR care vor prelua sarcini prin delegare se va face printr-o selectie pe baza unor criterii de evaluare, intre care:

• natura pregatirii subordonatilor;

• vechime in munca si in cadrul Primariei Comunei Dorobanți;

• rezultatele in munca obtinute in ultima perioada;

• calitati de manager/conducere de care dispune subordonatul vizat pentru a fi delegat.

Pot fi selectati mai multi subordonati care sa poata prelua imediat sau in perspectiva din sarcinile persoanei cu functie de conducere, in urma unor pregatiri prealabile a acestora.

8.2.9. CONTROLUL MODULUI DE INDEPLINIRE A SARCINILOR DELEGATE trebuie axat cu prioritate – daca nu in exclusivitate – pe rezultate, si nu pe maniera de obtinere a acestora.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Competenta, responsabilitatea, sarcina si obligatia de a raporta sunt atribute asociate postului, acestea trebuind sa fie clare, coerente si sa reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor PrimărieiComunei Dorobanți, fiind date in competența secretarului și a responsabilului privind resursele umane.

9.1. SEFUL SUBDIVIZIUNII ORGANIZATORICE:

• Efectueaza delegarea sarcinilor in functie de:

– natura pregatirii subordonatilor;

– vechimea in munca si in cadrul Comunei Dorobanți;

– rezultatele in munca obtinute in ultima perioada;

– calitatile de manager de care dispune subordonatul vizat pentru a fi delegat.

• Nu va delega sarcini de importanta strategica, de importanta deosebita, sarcini cu impact uman deosebit ori sarcini ce definesc postul de conducere.

• Transmite sarcinile, competentele si responsabilitatile ce fac obiectul delegarii, care se vor realiza in scris.

• Intretine un climat propice manifestarii persoanei delegate pe tot parcursul delegarii.

• Evalueaza modul de indeplinire a sarcinilor delegate.

9.2 PERSONALUL CATRE CARE SE FACE DELEGAREA SARCINILOR:

Asigura indeplinirea sarcinilor delegate de persoana aflata intr-o functie de conducere in conditii de eficienta economica.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS