ORDINUL Secretariatului General al Guvernului
nr.600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
Domeniul IV.
Informarea și comunicarea
Fișă standard 12:
Informarea
12.1. Descrierea standardului
-
În entitatea publică trebuie stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele, destinatarii acestora şi se dezvoltă un sistem eficient de comunicare internă şi externă, astfel încât conducerea şi salariaţii să îşi poată îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile să ajungă complete şi la timp la utilizatori.
12.2. Cerinţe generale
12.2.1. Calitatea informaţiilor şi comunicarea eficientă sprijină conducerea şi salariaţii entităţii în îndeplinirea sarcinilor, responsabilităţilor şi în atingerea obiectivelor, inclusiv a scopului privind controlul intern managerial.
12.2.2. Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de înţeles şi receptat.
12.2.3. Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior, să necesite cheltuieli reduse, prin evitarea paralelismelor, adică a circulaţiei simultane a aceloraşi informaţii pe canale diferite sau de mai multe ori pe acelaşi canal.
12.2.4. Conducerea entităţii publice stabileşte fluxuri şi canale de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării proceselor entităţii.
12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul entităţii publice, cât şi între aceasta şi mediul extern, şi să servească scopurilor utilizatorilor.
12.2.6. Comunicarea cu părţile externe trebuie să se realizeze prin canale de comunicare stabilite şi aprobate, cu respectarea limitelor de responsabilitate şi a delegărilor de autoritate, stabilite de conducător.
12.2.7. Conducerea entităţii publice reevaluează sistematic şi periodic cerinţele de informaţii şi stabileşte natura, dimensiunea şi sursele de informaţii şi date care corespund satisfacerii nevoilor de informare a entităţii.
12.2.8. Sistemele IT sprijină managementul adecvat al datelor, inclusiv administrarea bazelor de date şi asigurarea calităţii datelor. Sistemele de management al datelor şi procedurile de operare sunt în conformitate cu politica IT a entităţii, măsurile obligatorii de securitate şi regulile privind protecţia datelor personale
-
Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, republicată;
-
Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;
-
legile bugetare anuale;
-
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 486/2003, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenţa relaţiilor financiare dintre autorităţile publice şi întreprinderile publice, precum şi transparenţa financiară în cadrul anumitor întreprinderi;
-
Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
-
Hotărârea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, cu modificările ulterioare;
-
bugetul aprobat al fiecărei entităţi publice; analize periodice asupra execuţiei bugetare; ordine/decizii ale conducătorului entităţii publice;
-
adresa de internet a entităţii publice.
12.4. Intrebarile din chestionarul de autoevaluare
-
Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu?
-
Sunt stabilite fluxurile informaţionale şi căile de comunicare specifice compartimentului?
-
Sunt stabilite canale adecvate de comunicare între compartimentele entităţii, precum şi cu partea externă?
12.5. Activitati necesare implementarii standardului
12.5.1. Întocmirea « Listei cu informaţii intocmite in cadrul compartimentului », respectiv structura continutului, frecvenţa de intocmire, sursele necesare pt intocmire şi destinatarii acestora, utilizate in :
a. Interiorul compartimentului :
a.1. Informatiile manageriale si elaborarea lor : strategia, procedurile de lucru, fisele de post, organigramele, cele 9 metodologii de realizare a functiilor de personal (planificarea, recrutarea, selectia, angajarea, motivarea, instruirea, evaluarea, promovarea, protectia muncii ), analiza riscurilor, sedintele de lucru sau informare;
a.2. Informatiile operationale sunt specifice fiecarui compartiment si tin de principalele activitati operationale ale compartimentului, de exemplu compartimentul de achizitii publice va avea o lista de date si informatii operationale complet diferita de serviciul financiar-contabil. Datele si informatiile operationale pot fi analize, rapoarte, sinteze, dari de seama, centralizatoare, metode specifice de lucru, lucrari fizice efective (reparatii, intretineri ) etc.
b. Intre compartimente : stabilirea ciclicitatii sedintelor comune de lucru ( saptamanale, lunare, trimestriale etc. ) si valorificarea proceselor verbale ale sedintelor comune de lucru, listele de lucrari, servicii si documente pe care un anumit compartiment trebuie sa le livreze celorlalte compartimente ale institutiei, respectiv sa le primeasca de la alte compartimente.
c. Intre deparatament si exteriorul organizatiei :
– lista documentelor si lucrarilor pe care compartimentul trebuie sa le livreze in exteriorul institutiei din care face parte, respectiv lista documentelor si lucrarilor pe care compartimentul trebuie sa le primeasca din exteriorul organizatiei.
Informatiile trebuie sa fie : la subiect, concise, precise, valorificabila, corect adresata, etc. Astfel, informatia devine de calitate.
12.5.2. Dezvoltarea unui sistem informatizat de conducere, respectiv un sistem informatizat operational, cat si un sistem financiar-contabil informatizat.
12.5.3. Anual se va intocmi proiectul privind „Dezvoltarea Sistemului de comunicare internă şi externă a compartimentului” care va cuprinde doua capitole:
– Dotarea fizica actuala si viitoare (necesara) a compartimentului pentru canale de comunicare ( numar de telefoane, faxuri, adrese de email, programe informatice destinate comunicarii si informarii etc )
– Propuneri de corectare a deficientelor de comunicare in interiorul compartimentului si intre compartimente, respectiv intre compartiment si exteriorul institutiei, cu scopul difuzarii rapide a informatiilor.
12.6. Documente de atestare a implementării standardului
|
Domeniul VI. Informarea și comunicarea |
|
|
12 |
Standardul 12 – Informarea |
|
Proceduri:
Documente:
• Nota telefonica • Registru note telefonice • Registrul de evidenta a cererilor-solicitarilor • Registrul de evidenta a petitiilor-contestatiilor |
|
|
Documente comisie:
|
|
12.7. Termen: permanent
12.8. Responsabil:
– conducatorul institutiei, conducatorul compartimentului.