ORDINUL Secretariatului General al Guvernului
nr.600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
Domeniul IV.
Informarea și comunicarea
Fișă standard 13:
Gestionarea documentelor
13.1. Descrierea standardului
-
Conducătorul entităţii publice organizează şi gestionează procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul entităţii, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi salariaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.
13.2. Cerinţe generale
13.2.1. În fiecare entitate publică sunt definite reguli clare şi sunt stabilite proceduri cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor.
13.2.2. Conducătorul entităţii publice organizează şi monitorizează procesul de primire, înregistrare şi expediere a documentelor, iar la nivelul fiecărui compartiment se ţine, în mod obligatoriu, o evidenţă a documentelor primite şi expediate.
13.2.3. În entitatea publică sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc., precum şi măsuri de respectare a reglementărilor privind protecţia datelor cu caracter personal.
13.2.4. Conducerea entităţii publice asigură condiţiile necesare cunoaşterii şi respectării de către salariaţi a reglementărilor legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare a acestora.
13.2.5. În entitatea publică este creat un sistem de păstrare/arhivare a documentelor, potrivit unei proceduri, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personalului competent în a le utiliza.
-
Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată
-
Legea nr. 182/2002privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată;
-
Ordonanţă de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015 cu modificările ulterioare;
-
Hotărârea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;
-
Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2001privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, cu modificările ulterioare;
-
Hotărârea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondenţei clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 233/2002, cu modificările ulterioare;
-
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Regulamentul Parlamentului European şi al Consiliului Uniunii Europene nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date.
13.4. Intrebarile din chestionarul de autoevaluare
-
Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi arhivarea documentelor interne şi externe, după caz?
-
Sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.?
-
Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică?
13.5. Activitati necesare implementarii standardului
13.5.1. Elaborarea procedurilor privind corespondenta (primirea/expedierea, înregistrarea) si arhivarea corespondenţei din cadrul compartimentului propriu.
Procedura va evidentia in principal: responsabili, termene, metode utilizate (posta electronica, posta,
curierat), suporturile informationale (hartie, CD, etc.), gestionarea corespondenţei, asigurarea primirii si expedierii, înregistrarea, confirmarea primirii şi expedierii, arhivarea.
13.6. Documente de atestare a implementării standardului
|
Domeniul VI. Informarea și comunicarea |
|
|
13 |
Standardul 13 – Gestionarea documentelor |
|
Proceduri:
Documente:
|
|
|
Documente comisie:
|
|
13.7. Termen: permanent
13.8. Responsabil:
– conducatorul institutiei, conducatorul compartimentului.