4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

Prezenta procedura stabileşte un mod unic de iniţiere, elaborare, avizare, aprobare şi revizie al oricărei proceduri/regulament intern/metodologie elaborate în cadrul sistemului de control managerial al Primariei Comunei Dorobanți.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul Primariei Comunei Dorobanți în vederea elaborării procedurilor de sistem, procedurilor operaţionale, regulamentelor interne si metodologiilor.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

6.1. REGLEMENTĂRI INTERNAŢIONALE

– Nu este cazul.

6.2. LEGISLAŢIE PRIMARĂ

6.2.1. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

6.3. LEGISLAŢIE SECUNDARĂ

6.3.1. Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, actualizată;

6.3.2. Legea nr.53/2003-Codul Muncii.

6.4. ALTE DOCUMENTE, INCLUSIV REGLEMENTĂRI INTERNE ALE ENTITĂŢII PUBLICE

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Comunei Dorobanți;

6.4.2. Regulamentul Intern al Primăriei Comunei Dorobanți;

6.4.3. Fişele postului.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

7.2. ABREVIERI ALE TERMENILOR

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

Etapele necesare realizării unei proceduri sunt:

Iniţierea

a) Procedurile de sistem (PS) se iniţiază la propunerea Comisiei, cu scopul de a gestiona riscurile ce pot pune în pericol funcţionarea de ansamblu şi/sau atingerea obiectivelor generale ale Primariei. În acest sens, Comisia dezbate si hotaraste in sedinta de lucru consitiuirea unui grup specializat in identificarea, evaluarea şi prioritizarea riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor generale şi funcţionarea de ansamblu a primariei. Grupul costituit in acest sens stabileste lista procedurilor de sistem necesare, având în vedere şi reglementările aplicabile (legi, hotărâri de guvern, ordine, standarde, etc.) şi elaboreaza aceste proceduri, in termenul convenit in sedinta comuna cu Comisia;

b) Procedurile operaţionale (PO) se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul Primariei Comunei Dorobanți pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora şi pentru a gestiona unul sau mai multe riscuri ce pot pune în pericol atingerea unui obiectiv specific stabilit. Conducătorul compartimentului, impreuna cu Grupul pentru elaborarea procedurilor, preia lista obiectivelor specifice şi a activităţilor precum şi lista riscurilor, elaborate în cadrul sistemului de control managerial, prioritizează obiectivele specifice, activităţile şi riscurile si stabileşte lista procedurilor operaţionale necesare, precum si termenele pana la care grupul pentru elaborarea procedurilor va finaliza realizarea PO.

Elaborare

• procedurile elaborate in cadrul Primariei Comunei Dorobanți vor fi redactate pe hartie A4, cu caractere “Tahoma”, corp de 12;

• titlurile capitolelor vor fi numerotate si scrise cu majuscule;

• fiecare procedura va cuprinde un antet

• fiecare procedura va cuprinde cel putin urmatoarele elemente:

  • pagina de garda (coperta);

  • continutul propriu-zis al procedurii;

  • lista de difuzare;

  • responsabilii pentru elaborare si difuzare (elemente cuprinse atat in continutul procedurii, cat si in subsolul fiecarei pagini din procedura)

  • situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor;

Sistemul de codificare al procedurilor:

• codul unui RI este format din grupul RI-XX-YYY-SCIM, unde XX reprezintă numărul de ordine al RI, alocat de secretariatul Comisiei, urmat de data intrarii in vigoare a acestuia (aprobare prin HCL, Dispozitie); YYY – reprezinta abrevierea denumirii structurii emitente a documentului (respectiv codul compartimentului responsabil cu elaborarea documentului); SCIM – abrevierea programului in cadrul caruia este elaborate procedura – Sistemul de control intern/managerial

• codul unei PS este format din grupul PS-XX – YYY-SCIM, unde XX reprezintă numărul de ordine al PS, alocat de secretariatul Comisiei, urmat de data intrarii in vigoare a procedurii (aprobare prin Dispozitie a Primarului Comunei Dorobanți); YYY – reprezinta abrevierea denumirii structurii emitente a procedurii; SCIM – abrevierea programului in cadrul caruia este elaborate procedura – Sistemul de control intern/managerial;

• codul unei PO este format din grupul PO-XX-YY-SCIM, unde XX reprezintă numărul de ordine al PO, alocat de compartimentul care a realizat procedura, iar YY reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO urmat de data intrarii in vigoare a procedurii (aprobare prin Dispozitie a Primarului Comunei Dorobanți).

Conţinutul unei proceduri

Capitolele unei proceduri sunt următoarele:

Scop – identifică şi descrie obiectivul general al procedurii elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată;

Domeniul de aplicare – defineşte activităţile în care se va aplica procedura, delimitează explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de activităţi şi precizează compartimentele care vor implementa această procedură;

Documente de referinţă – evidenţiază documentele care au stat la baza elaborării procedurii, inclusiv documentele cu caracter informativ. În listă, pe lângă actele normative se vor regăsi şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor;

Definiţii şi abrevieri – dezvoltă acei termeni care sunt folosiţi cu cea mai mare frecvenţă în textul procedurii şi care, conform definiţiilor (din standarde, documentaţii tehnice) sunt necesari pentru înţelegerea conţinutului procedurii precum şi pentru explicitarea prescurtărilor utilizate;

Descrierea procedurii – descrie modul in care trebuie desfăşurată activitatea/procesul în succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz);

Responsabilităţi – se precizează funcţiile responsabile pentru realizarea etapelor prezentate; se precizează activităţile pentru care răspund; se specifică termenele limită pentru realizarea operaţiunilor, acţiunilor, activităţilor (în condiţiile în care acestea nu au fost precizate în descrierea procedurii);

Formulare/Anexe – se nominalizează denumirea şi codul formularelor utilizate. Cuprind tabele, scheme logice, modelele formularelor utilizate;

Procesul de elaborare/avizare al procedurilor:

După elaborare, Procedurile se transmit personalului care asigura secretariatul Comisiei, care le înregistrează în registrul propriu de intrări–ieşiri aferent procedurilor.

Secretariatul Comisiei verifică dacă procedura elaborată respectă prevederile prezentei proceduri si in cazul in care constata respectarea tuturor cerintelor ii acorda avizul necesar dezbaterii acesteia in sedinta Comisiei.

Dacă nu sunt respectate prevederile prezentei proceduri, secretariatul Comisiei transmite grupului pentru elaborarea procedurilor, in vederea revizuirii, observatiile sale asupra procedurii verificate.

Revizuirea/modificarea unei proceduri se realizeaza în termen de maxim 10 zile de la data primirii observatiilor formlate de catre secretariatul Comisiei.

După obţinerea avizului secretariatului Comisiei, grupul pentru elaborarea procedurilor transmite procedura tuturor membrilor Comisiei, în vederea formularii de observaţii.

Membrii Comisiei au la dispoziţie maxim 5 zile lucrătoare pentru transmiterea observaţiilor sale grupului pentru elaborarea procedurilor, in caz contrar considerandu-se ca nu exista observatii.

Dacă există observaţii asupra unor aspecte prezentate în procedură, acestea sunt transmise secretariatului Comisiei, care le va analiza în termen de 5 zile de la expirarea termenului limită pentru formularea observaţiilor, în cadrul unor întâlniri la care vor participa membrii grupului pentru elaborarea procdurilor sau reprezentantii acestora, in baza unor imputerniciri/delegatii. Dacă nu se ajunge la un consens în ceea ce priveşte observaţiile, decizia privind forma finală a procedurii aparţine preşedintelui Comisiei. După ce grupul pentru elaborarea procedurilor a finalizat modificarile impuse asupra procedurii, secretariatul Comisiei introduce dezbaterea procedurii respective pe ordinea de zi a urmatoarei sedinte de lucru a Comisiei, care va decide printr-o hotărâre avizarea procedurii.

Aprobarea procedurilor

După avizarea de către preşedintele Comisiei, atât PS cât şi PO se aprobă de către Primarul Comunei Dorobanți prin Dispozitie.

Difuzarea procedurilor

După aprobare, originalul procedurii se păstrează la secretariatul Comisiei, unde se vor pregati copiile care vor fi puse la dipsozitia persoanelor cuprinse in lista de difuzare a procedurii in cadrul sedintelor de consultare desfasurate in scopul asumarii acesteia. In momentul distribuirii unei copii a procedurii catre una dintre persoanele nominalizate in Lista de difuzare, secretarul Comisiei completează data distribuirii exemplarului in dreptul numelui persoanei respective, care isi va asuma continutul si primirea copiei acesteia prin semnatura.

Revizia procedurilor

In momentul constatarii necesitatii imbunatatirii/ completarii/ modificarii unei proceduri, aparuta in urma modificarilor riscurilor sau ale cadrului normativ care afecteaza intreaga Primarie, oricare salariat al Primariei care a sesizat aceasta necesitate va solicita revizia procedurii. În acest scop, salariatul respectiv înaintează o solicitare de revizie spre analiza secretarului Comisiei. Solicitarea va conţine codul procedurii la care se face referire, motivaţia solicitării reviziei şi propunerea de modificare a acesteia.

Secretarul Comisiei include pe ordinea de zi a primei şedinţe analiza oportunităţii reviziei propuse. În condiţiile în care Comisia consideră oportună propunerea prezentată, acesta solicită grupului pentru elaborare proceduri efectuarea modificarilor/ completarilor/ actualizarilor.

Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeaşi succesiune ca la realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării, avizării, aprobării şi difuzării, conform punctelor anterioare.

Revizia unei proceduri are următoarele efecte asupra procedurii iniţiale:

• paragraful, subparagraful schimbat va fi marcat prin sublinierea textului respectiv;

• numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare;

• dacă volumul modificărilor depăşeşte 60% din conţinutul procedurii sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii;

• se completează corespunzător formularul de evidenţă a reviziilor de către persoana responsabila din cadrul grupului de elaborare a procedurilor/ secretarul Comisiei;

• pagina de gardă si antetul documentului se schimbă cu numărul reviziei/ediţiei, impunând avizarea şi aprobarea noii revizii conform programului detaliat mai sus;

• procedura cu paginile modificate ale reviziei se distribuie deţinătorilor de către secretarul Comisiei, în conformitate cu lista de difuzare a procedurii, in cadrul unei noi sedinte de consultare. De asemenea, în momentul distribuirii procedurii modificate se retrage vechea procedură, completându-se corespunzător lista de difuzare a procedurii;

Arhivarea procedurilor

Originalele procedurilor retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către secretarul Comisiei într-un spaţiu special amenajat. După această perioadă, atât PS cât şi PO sunt casate, conform procedurilor care reglementeaza aceaste activitati.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Grupul pentru elaborare proceduri:

• preia lista obiectivelor specifice şi a activităţilor, lista riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor specifice, elaborate în cadrul sistemului de control managerial;

• prioritizează obiectivele specifice, activităţile şi riscurile din cadrul fiecarui compartiment;

• stabileşte lista procedurilor operaţionale necesare a fi elaborate în cadrul fiecarui compartiment;

• stabileste modalitatea de elaborare a procedurii, persoanele responsabile (suplimentar fata de membrii grupului, in cazul in care sunt necesare competente/ notiuni specifice – in special in cazul PO) si termenele la care acestea vor fi finalizate;

• elaboreaza PS/PO, conform termenelor si in componenta stabilite;

• transmite PS/PO elaborate secretariatului Comisiei, spre transmitere si studiu/verificare catre membrii acestuia;

• opereaza modificarile propuse de catre membrii Comisiei, in termenele prevazute de acestia (in cazul in care a fost solicitata operarea unor modificari);

Secretariatul Comisiei:

• preia PS/PO elaborata de Grupul pentru elaborare proceduri, verifica modalitatea de intocmire a acesteia, inclusiv respetarea prevederilor prezentei proceduri;

• in cazul in care constata inadvertente/neconcordante in ceea ce priveste modalitatea de intocmire/prezentare a PS/PO, o retransmite Grupului pentru elaborare proceduri pentru revizuire; in cazul in care prevederile in ceea ce priveste forma/modalitatea de intocmire/prezentare sunt respectate o transmite membrilor Comisiei in vederea verificarii/formularii de observatii/solicitarii de modificari/competari;

• in cazul in care membrii Comisiei formuleaza observatii/solicita completari/modificari ale continutului PS/PO studiate/verificate, retransmite documentul Grupului pentru elaborare proceduri, in vederea revizuirii acestuia; in cazul in care nu sunt formulate observatii, introduce dezbaterea documentului respectiv pe ordinea de zi a urmatoarei sedinte a Comisiei;

• ulterior avizarii PS/PO prin Hotarare a Comisiei, o prezinta spre aprobare Primarului Comunei Dorobanți/Consiliului Local al Comunei Dorobanți;

• pastreaza/arhiveaza exemplarul 1 a fiecarei editii/revizii din cadrul editiei a PO/PS aprobate,precum si Hotararea Comisiei prin care aceasta a fost avizata/un exemplar al Dispozitiei/HCL de aprobare;

Comisia:

• analizeaza PS/PO primite; in cazul in care sunt formulate observatii asupra continutului acestora/solicitari de completare/modificare, transmite observatiile/solicitarile formulate Grupului pentru elaborare proceduri, prin secretariatul propriu;

• in cazul in care nu exista observatii/solicitari de completare/modificare, transmite avizul provizoriu Secretariatului Comisiei, in vederea introducerii PS/PO pe ordinea de zi a urmatoarei sedinte de lucru a Comisiei;

• dezbate in sedinta de lucru PO/PS a carui forma a fost avizata (indiferent daca au fost sau nu formulate observatii si operate modificari/completari);

• avizeaza prin Hotarare a Comisiei forma finala a PO/PS (editie sau revizie a editiei), care va fi ulterior aprobata de catre Primarul Comunei Dorobanți; transmite Hotararea, cat si PO/PS avizata, secretariatului Comisiei, in vederea obtinerii aprobarilor si difuzarii acesteia catre personalul interesat;

Primarul Comunei Dorobanți (sau, dupa caz, Consiliul local al Comunei Dorobanți):

• verifica PS/PO avizata de Comisie, in cazul in care nu are observatii, o aproba conform competentelor stabilite prin actele normative in vigoare;

• in cazul in care exista observatii asupra continutului/solicitari de modificari, ulteior avizarii de catre Comisie, PS/PO avizata si care nu a obtinut aprobarea se returneaza secretariatului Comisiei; ulterior, se urmeaza aceeiasi pasi ca si in cazul in care sunt formulate observatii inainte de avizare;

In cazul in care exista divergente asupra observatiilor/solicitarilor de modificari/ completari formulate, se vor lua in considerare cele formulate in urmatoarea ordine:

1. Primarul/Consiliul local al Comunei Dorobanți;

2. Comisia;

3. Secretariatul Comisiei;

4. Grupul pentru elaborare proceduri;

5. Reprezentantul compartimentului vizat de procedura;

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS