4. SCOPUL PROCEDURII

Procedura are drept scop stabilirea succesiunii etapelor de arhivare a documentelor create in cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

5. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica pentru documentele aflate pe suport de hartie, elaborate de compartimentele elaboratoare si detinatoare de arhiva, aflate in structura organizatorica a Primăriei Comunei Dorobanți.

6. DOCUMENTE DE REFERINTA

• Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

• Legea nr. 16/1996 – Legea Arhivelor Nationale, cu completarile si modificarile ulterioare .

• Ordinul de zi nr. 217/1996 – Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale.

• Legea nr. 182/2002 – pentru protectia informatiilor clasificate.

• Lege nr. 135 din 2007 privind arhivarea documentelor in forma electronic.

• Normele Metodologice privind eliberarea certificatelor, extraselor, copiilor de pe documentele pastrate de Arhivele Nationale, aprobate de Conducerea Arhivelor Nationale din 2004, cu completarile si modificarile ulterioare.

• Regulamentul privind accesul la cercetarea documentelor aflate in administrarea Arhivelor Nationale din 2003.

• Legea nr. 111/1995 privind constituirea, organizarea si functionarea
  Depozitului legal de documente, indiferent de suport – republicare – M. Of. nr. 119/ 07. 02. 2005.

• Legea nr. 182/ 2000 privind protejarea patrimoniului cultural national mobil, cu modificarile si completarile ulterioare.

• Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, cu modificarile si completarile ulterioare.

• Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.544/ 2001, cu modificarile si completarile ulterioare.

• H.G. nr. 781/ 2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu, cu modificarile si completarile ulterioare.

• Legea nr. 677/21.11.2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare.

• DEFINITII SI ABREVIERI

Termeni si definitii

Arhivar – functionar care se ocupa cu munca de arhiva, efectuand operatiuni de predare-primire a documentelor, ordonare, inventariere si selectionare, ingrijindu-se de pastrarea corespunzatoare a documentelor.

Arhivare – operatiunea de organizare a documentelor in depozitul de arhiva, dupa criteria prestabilie

Arhiva – Totalitatea actelor sau documentelor unei institutii, elaborate de catre aceasta in scopul indeplinirii atributiilor/obiectivelor in baza carora functioneaza, si care se refera la activitatile incheiate/trecute; spatiul in care se pastreaza asemenea documente, aflat in gestiunea arhivarului;

Arhiva curenta – arhiva constituita din documentele care sunt pastrate in cadrul compartimentelor un timp limitat, timp in care sunt constituite in dosare (conform nomenclatorului) si urmeaza sa fie depuse la arhiva institutiei.

Certificare – inscrierea pe o fila nescrisa, la sfarsitul dosarului, a urmatoarelor elemente: dosarul cuprinde ____ file, data certificarii, numele si prenumele in clar si semnatura celui care certifica.

Constituirea dosarului – operatiune arhivistica ce consta in: ordonarea documentelor referitoare la aceeasi problema si cu acelasi termen de pastrare, create de un compartiment in decursul unui an; numerotarea filelor, certificarea si legarea lor. Un dosar nu trebuie sa depaseasca, in general, 300 file; in cazul in care aferent aceleiasi activitati se acumuleaza peste 300 file, se creaza mai multe volume al aceluiasi dosar, fiecare cu acelasi indicativ, dar care se inventariaza in continuare, mentinandu-se numarul de volum, atat pe coperta dosarului cat si in registrul de inventar.

Date externe – limite cronologice in care se inscriu documentele dintr-un fond si care sunt necesare in operatiunile de ordonare, inventariere a documentelor si evidenta fondurilor.

Document – Act oficial elaborate in cadrul institutiei/receptionat de institutie, prin care se adevereste, se constata sau se preconizeaza un fapt, se confera un drept, se recunoaste o obligatie, etc, sau se solicita informatii de genul celor ante-mentionate;

Dosar – Totalitatea documentelor scrise, elaborate de catre compartimentele din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, cat si din exteriorul ei; unitate arhicistica in care se grupeaza decumentele avand acelasi obiect, cu acelasi termen de pastrare, dupa un criteriu prestabilit (tematic, alfabetic, etc.); dosarul ocupa un loc deosevit in inventarul fondului sau colectiei caruia ii apartine si poate avea unul sau mai multe volume, daca aferent aceluiasi obiect s-au acumulat peste 300 file.

Fond arhivistic – totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei institutii.

Indicativ al dosarului – ansamblu de semne constand din litere si cifre care individualizeaza unitatea arhivistica si indica locul pe care acesta il ocupa in nomenclator.

Inventar dosare – instrumentul de evidenta a unitatilor arhivistice (dosare si registre) dintr-un fond sau colectie, in care acestea sunt inregistrate din punct de vedere cantitativ si al conlinutului.

Nomenclator arhivistic – instrumentul de lucru care pune ordine in constituirea dosarelor si orienteaza intreaga organizare ulterioara a activitatii de arhiva (inventariere, selectionare, folosire, pastrare, etc.). Este un tabel sistematic in care sunt desfasurate pe compartimente de munca, categoriile de documente grupate pe probleme si termene de pastrare; instrument de lucru in arhiva unei institutii, care consta dintr-o lista sistematica a tuturor categoriilor de documente, create in decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a unitatii, iar in cadrul acestora pe probleme si termene de pastrare.

Unitate arhivistica – dosarul/registrul de arhiva constituit in cadrul unui compartiment; elemen/component al unui fond arhivistic, care se individualizeaza prin continutul si forma sa si ocupa o pozitie distincta intr-un instrument de evidenta.

Abrevieri

Primarie – Primaria Comunei Dorobanți

A – Arhiva

DJAN – Directia Judeleana a Arhivelor Nalionale

NA – Nomenclator arhivistic

u.a. – unitate arhivistica

7. DESCRIEREA PROCEDURII

Generalitati

Pornind de la actele normative in vigoare, compartimentele creatoare si detinatoare de documente, au o serie de obligalii privind evidenta, selectionarea, pastrarea, folosirea si depunerea la arhiva a documentelor create in decursul anilor.

Gruparea documentelor in dosare

Gruparea documentelor in unitati arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci) se face la compartimente potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in Nomenclatorul arhivistic, care se intocmeste de fiecare creator pentru documentele proprii, pe baza propunerilor sefilor de compartimente. Acesta nu se modifica anual, ci doar atunci cand se produc schimbari in structura si profilul Primariei.

Seful fiecarui compartiment raspunde de intocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele create. Proiectele de nomenclator se centralizeaza de catre functionarul responsabil cu gestionarea arhivei (arhivar) si se inainteaza cu adresa semnata de catre Primarul Comunei Dorobanți si Secretarul Comunei, in doua exemplare, spre aprobare si confirmare la DJAN.

Nomenclatorul se aproba de catre Primaria Comunei Dorobanți, in calitate de unitate creatoare de documente, si se confirma de catre Directiile Judelene ale Arhivelor Nationale.

Dupa confirmare, nomenclatorul arhivistic se difuzeaza la toate compartimentele in vederea aplicarii lui.

Intocmirea nomenclatorului dosarelor

Nomenclatorul dosarelor se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii, sub forma unui tabel in care se inscriu, pe compartimente de munca, categoriile de documente grupate pe problematica vizata si termene de pastrare.

In prima rubrica a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor din structura Primăriei Comunei Dorobanți, in ordinea in care figureaza in Organigrama primariei, si se numeroteaza cu cifre romane.

In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor (daca este cazul) si se numeroteaza cu litere majuscule.

In rubrica a treia se trece, in rezumat, continutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotandu-se cu cifre arabe, incepand cu nr. l pentru fiecare compartiment. In nomenclator se trec si registrele, cartotecile, condicile si alte materiale preconstituite.

Cifra romana, litera majuscula si cifra araba formeaza indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majuscula si cifra araba, in cazul in care nu exista subdiviziuni ale compartimentelor.

La inregistrarea/inventarierea documentelor, indicativul dosarului va figura in registrul de intrare-iesire/inventar, la rubrica rezervata acestuia, ca si pe fiecare document in parte.

In rubrica a patra a nomenclatorului se inscrie termenul de pastrare. Stabilirea lui se face tinandu-se seama de legile in vigoare, de importanta practica pentru activitatea Primăriei Comunei Dorobanți si, in mod deosebit, de importanta stiintifica a informatiilor continute de documentele in cauza.

In dreptul grupelor de documente care se pastreaza permanent se trece cuvantul „permanent” (prescurtat „P”), iar pentru acelea care se pastreaza temporar, cifra araba care reprezinta numarul anilor cat se pastreaza. Daca termenul de pastrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, in momentul intocmirii nomenclatorului, sau daca exista motive sa se presupuna ca, in anumite conjuncturi, informatiile documentelor pot avea importanta stiintifica, langa termenul de pastrare temporara se mentioneaza „C.S.” (comisie de selectionare). La expirarea termenului de pastrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selectionare si, dupa caz, pot fi propuse pentru eliminare sau retinute permanent.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual, ci doar in conditiile in care intervin modificari in structura organizatorica a Primăriei Comunei Dorobanți. Daca se infiinteaza noi compartimente de subdiviziuni, nomenclatorul se completeaza cu denumirea acestora si cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor sau subdiviziunilor lor care isi dezvolta activitatea creand alte grupe de documente decat cele prevazute initial, nomenclatorul se completeaza cu noile dosare.

Constituirea dosarelor si ordonarea documentelor

Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor intra in obligatia conducatorilor compartimentelor creatoare de documente.

Toate compartimentele sunt obligate sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern si a celor iesite, precum si evidenta inregistrarilor utilizate.

Documentele/inregistrarile se pastreaza de catre elaboratori si utilizatori la locul de munca (arhiva activa), pe durata specificata in reglementari legale.

Dupa expirarea perioadei de pastrare operativa, sefii compartimentelor intocmesc propuneri pentru arhivare in arhiva Primariei, care sunt aprobate de catre Primarul Comunei Dorobanți.

Anual, persoana responsabila cu indosarierea documentelor la fiecare compartiment grupeaza documentele in unitati arhivistice potrivit problematicii si a termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul arhivistic al compartimentului.

Documente referitoare la aceeasi problema si avand acelasi termen de pastrare se grupeaza intr-un dosar. In cazul documentelor de acelasi gen, dar cu termene de pastrare diferite, se constituie dosare separate pentru fiecare termen de pastrare.

Ordonarea documentelor in dosare se face cronologic, astfel incat actele mai vechi sa fie intotdeauna deasupra, iar cele mai noi dedesubt. Raspunsurile si revenirile la aceeasi problema, ca si anexele, trebuie conexate la actele de baza, indiferent de datarea lor.

Dosarele constituite se leaga in coperti de carton, avand maximum 300 de file fiecare, in cazul depasirii acestui numar urmand a se constitui mai multe volume ale aceluiasi dosar. Filele dosarelor se numeroteaza, cu creion negru, in coltul din dreapta sus, incepdnd cu numarul 1 pentru fiecare unitate arhivistica. Certificarea dosarelor se face pe o fila alba de la sfarsitul dosarului prin formula: „Prezentul dosar (registru, condica) cuprinde __ file (in cifre si, intre paranteze, in litere), urmata de data certificarii, numele intreg si semnatura persoanei care face certificarea.

Pe coperta dosarului se inscriu denumirea institutiei si a compartimentului creator, numarul dosarului din inventar, anul, indicativul din nomenclator, continutul pe scurt al dosarului, datele extrene, numarul volumului, filelor si termenul de pastrare.

Inventarierea dosarelor si predarea lor la arhiva

Dosarele constituite conform nomenclatorului se depun la arhiva unitatii in al doilea an de la constituire, pe baza de inventare. Inventarul cuprinde toate u.a. cu acelasi termen de pastrare, create in decursul unui an de catre un compartiment din structura Primăriei Comunei Dorobanți. Fiecare compartiment intocmeste atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in nomenclator. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, fiecare volum din cuprinsul unui dosar primeste atat un numar distinct, cat si numarul dosarului din care face parte.

Inventarele se intocmesc in 3 exemplare pentru documentele nepermanente si in 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar ramane la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odata cu dosarele la arhiva.

Dosarele neincheiate in anul respectiv, ca si cele care se opresc la comparlimente, se trec in inventarul anului respectiv, cu mentiunea nepredarii lor, astfel evitandu-se ratacirea lor si asigurandu-se arhivarea lor corecta. La predarea lor ulterioara, pe inventar se va face aceasta mentiune.

Dosarele care cuprind acte din mai multi ani se inventariaza la anul de inceput, mentionandu-se in inventar acest lucru.

La preluare, responsabilul cu arhiva (arhivarul) verifica fiecare dosar, urmarind respectarea modului de constituire a dosarelor si concordanla intre conlinutul acestora si datele inscrise in inventar. In cazul constatarii unor neconcordante, acestea se aduc la cunostinta sefului de compartiment creator, care se va ocupa de efectuarea corecturile ce se impun.

Selectionarea documentelor

In cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, in calitate de unitate creatoare si detinatoare de documente, functioneaza Comisia de selectionare, numita prin dispozitia Primarului Comunei Dorobanți.

Comisia de selectionare este compusa din presedinte, secretar si un numar impar de membri, numiti din randul specialistilor proprii, reprezentand principalele compartimente creatoare de arhiva.

Secretariatul comisiei de selectionare va fi asigurat de catre responsabilul cu arhiva din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

Anual sau ori de cate ori este nevoie, la sesizarea secretarului, presedintele convoaca comisia de selectionare. Secretarul prezinta comisiei inventarele dosarelor cu termene de pastrare expirate. In aprecierea importantei documentelor, comisia de selectionare are in vedere respectarea termenelor de pastrare a documentelor, prevazute in nomenclatorul dosarelor, acordand o atentie deosebita celor care au, pe langa termenul de pastrare, mentiunea „C.S.”.

Cand comisia de selectionare constata greseli de incadrare a documentelor la termenele de pastrare sau stabileste ca unele din acestea să fie pastrate permanent, ele se trec in inventarele corespunzatoare termenului lor de pastrare, la anul si compartimentul de munca respectiv.

La incheierea lucrarilor, comisia intocmeste un procesul-verbal de inventariere, care se inainteaza spre aprobare Primarului Comunei Dorobanți.

Comisia efectueaza selectionarea atat a documentelor create in cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, cat si a celor create de alte unitati si pastrate in arhiva Primariei (documente inregistrate in registrul de intrari al Primariei).

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selectionare spre a fi eliminate, insotite de procesul-verbal aprobat de catre Primarul Comunei Dorobanți si de inventarul documentelor permanente create in perioada pentru care se efectueaza selectionarea (cate un exemplar) se inainteaza, cu adresa inregistrata, pentru confirmare, la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, care pot hotari pastrarea permanenta a unor dosare, chiar daca, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pastrare temporara.

Documentele se pastreaza, in ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Nationale, in vederea confirmarii lucrarii de selectionare. Matricele sigilare (sigilii, stampile, parafe), confectionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaza, in ordinea darii lor in folosinta, intr-un registru.

Selectionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaza de catre comisiile de selectionare, pe baza de proces-verbal insotit de inventar, cu confirmarea Arhivelor Nationale.

Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora, intrucat la stabilirea valorii se au in vedere si alte elemente: insemnele si inscrisul din campul sigilar, valoarea artistica, frecventa s.a.

Pastrarea documentelor. Organizarea depozitului de arhiva

Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati să pastreze documentele in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte situatii decat cele prevazute de lege.

Documentele de arhiva se pastreaza in depozite construite special sau in incaperi amenajate in acest scop, cu asigurarea conditiilor necesare pentru pastrarea corespunzatoare a documentelor si pentru protectia lor fata de actiunea agentilor de deteriorare: praf, lumina solara, solicitari la uzura mecanica, variatii de temperatura si umiditate, temperaturi excesive, surse de infectie sau intretinere a agentilor biologici, pericol de foc, inundatii sau infiltratii de apa.

Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri si alte mijloace de depozitare specifice, de preferinta din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive si fara emanatii.

Dimensionarea elementelor de pastrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face in functie de dimensiunile materialului suport, ale materialelor de protectie (cutii, containere etc.), ale spatiului din constructie aferent, asigurandu-se accesul la materialul depozitat si posibilitatea unei evacuari rapide in caz de necesitate. Se recomanda amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumina naturala, iar iluminatul artificial va urmari culoarul dintre rafturi. Se vor lua masuri pentru asigurarea stabilitatii sistemelor de depozitare.

Intre pereti si rafturi, ca si intre rafturi se asigura un spatiu liber de 0,7 – 0,8 m latime. Toate depozitele de arhiva mai inalte de 2,4 m se doteaza cu scari de arhiva.

Pentru protejarea impotriva degradarii, documentele se introduc in cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc., in raport cu natura si dimensiunea lor.

In depozitele de arhiva continand documente scrise trebuie să se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse intre 15 – 24° C si umiditati relative de 50 – 60%. Pentru masurarea si urmarirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre, higrometre si alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate intr-un caiet de depozit.

Ferestrele vor fi asigurate impotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.). Depozitele, atunci cand nu dispun de instalatii de climatizare sau centrale de ventilatie, se vor aerisi natural. Aceasta aerisire se va efectua atunci cand umiditatea atmosferica se incadreaza in limitele specificate, fara a se depasi 1 – 3 schimburi de aer/ora, iar viteza curentului de aer se va inscrie in limitele de O, 1 – 0,3 m/secunda.

In timpul operatiunilor de legatorie aplicate dosarelor se indeparteaza corpurile metalice (ace, agrafe, sine de indosariere etc.); cusatura de legatura se aplica la distanta de cel putin 12 – 15 mm de la partea scrisa spre margine. In cazul in care marginea de indosariere aste mai mica de 15 mm se lipeste o alonja de indosariere.

In depozitele de arhiva se vor asigura curatenia si ordinea interioara, pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozatoare, insecte, mucegai); in cazul semnalarii pericolului de degradare a documentelor se iau masuri de inlaturare a acestuia, cerandu-se, in cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Nationale. Inlaturarea agentilor daunatori se face prin desprafuire, curatire mecanica, dezinsectie si deratizare. Desprafuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane, iar absorbtia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfectia, dezinsectia si deratizarea depozitelor de arhiva se fac ori de cate ori este nevoie si cel putin o data la 5 ani.

Este interzisa pastrarea oricaror alte materiale ce nu apartin depozitelor de arhiva.

Reparatiile interioare, zugravelile si lucrarile de intretinere a depozitului de arhiva se fac ori de cate ori este nevoie, asigurandu-se in permanenta igiena incaperilor si functionarea normala a instalatiilor electrice si sanitare.

Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, resourilor, fumatului in incinta depozitului, precum si utilizarea comutatoarelor, intrerupatoarelor sau altor instalatii electrice defecte.

Depozitele vor fi prevazute cu mijloace de alarmare si semnalizare antiincendiu, iar dupa caz si cu instalatii de stingere automata a incendiilor.

Ferestrele si alte locuri de acces vor fi prevazute cu gratii care sa previna efractia in depozite.

Dosarele preluate de la compartimentele de munca se organizeaza in depozitul de arhiva pe ani si, in cadrul anului, pe compartimente si termene de pastrare, sau pe compartimente si, in cadrul compartimentului, pe ani si pe termene de pastrare. Pe rafturi, dosarele se aseaza de sus in jos si de la stanga la dreapta. Rafturile si politele se numeroteaza.

Depunerea documentelor la Arhivele Nationale

Documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic National se depun spre pastrare permanenta la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:

• • documentele scrise, dupa 30 de ani de la crearea lor;

  • documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;

  • actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor; 13

  • matricele sigilare, dupa scoaterea lor din uz.

Primaria Comunei Dorobanți poate pastra, dupa expirarea termenului de depunere, documentele necesare desfasurarii activitatii, pe baza aprobarii directiilor judetene a Arhivelor Nationale. In aceasta situatie, Primaria Comunei Dorobanți este obligata sa depuna la directiile judetene ale Arhivelor Nationale cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin.

Preluarea documentelor de la Primaria Comunei Dorobanți, in calitate de creator si detinator de documente, se efectueaza de catre Arhivele Nationale prin confruntarea inventarelor cu unitatile arhivistice. Totodata, se face si verificarea modului de constituire a mulatilor arhivistice predate, impreuna cu documentele se preiau si inventarele acestora, in trei exemplare. Predarea-preluarea se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit in doua exemplare.

Procesul-verbal se intocmeste si se inregistreaza la Primaria Comunei Dorobanți, numarul procesului-verbal fiind trecut in registrul de evidenta curenta, in dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se inregistreaza si la Arhivele Nationale. Un exemplar ramane la Primaria Comunei Dorobanți, celelalte intra in posesia Arhivelor Nationale.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Sefii compartimentelor creatoare de arhiva au urmatoarele responsabilitati si competente:

• sa participe la intocmirea proiectului de nomenclator arhivistic pentru documentele pe care le creeaza, sa constituie dosarele in baza nomenclatorului aprobat si confirmat, sa inventarieze si sa predea dosarele la arhiva in al doilea an de la constituirea lor;

• sa constituie dosarele in baza nomenclatorului aprobat si confirmat, pe probleme si termene de pastrare;

• sa intocmeasca inventarele dosarelor pe care le predau in 4 exemplare pentru cele permanente si in 3 exemplare pentru cele nepermanente;

• sa predea dosarele si inventarele acestora la arhiva, in al doilea an de la constituirea lor, pe baza unor planificari prealabile.

Secretarul Comunei Dorobanți are urmatoarele responsabilitati si competente:

• • creeaza condiliile de aplicare a acestei proceduri;

  • coordoneaza si controleaza activrtatea de arhivare a documentelor din cadrul arhivei;

  • semneaza proiectul de nomenclator arhivistic.

Primarul Comunei Dorobanți are urmatoarele responsabilitali si competente:

• • urmareste si aproba documentele specifice procesului de arhivare a documentelor aflate in arhiva;

  • dispune masuri pentru asigurarea condiliilor de pastrare a documentelor din arhiva;

  • aproba nomenclatorul arhivistic pentru fiecare compartiement.

Responsabilul cu arhiva (arhivarul) are urmatoarele responsabilitati si competente:

• sa initieze si organizeze activitatea de intocmire a nomenclatorului dosarelor;

• sa asigure legatura cu Arhivele Nationale in vederea verificarii si confirmarii nomenclatorului;

• sa urmareasca modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;

• sa verifice si sa preia de la compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite;

• sa intocmeasca inventare pentru documentele fara evidente aflate in depozit;

• sa asigure evidenfa tuturor documentelor intrate si iegite din depozitul de arhiva pe baza registrului de evidenta curenta;

• sa organizeze depozitul de arhiva conform prevederilor legale;

• sa mentina ordinea si curatenia in depozitul de arhiva.

10. ANEXE

Anexa 1 – Nomenclatorul arhivistic

Anexa 2 – Foaia de Inventar

Anexa 3 – Proces-verbal de predare-primire

Anexa 4 – Registrul de evident a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice

Anexa 5 – Proces-verbal al Comisieide Selectionare a Documentelor Arhivate

Anexa 6 – Registru de depozit

Anexa 1

Primaria Comunei Dorobanți

Aprobat, Confirmat,

Primar, Director Directia Judeteana Arad a Arhivelor Nationale,

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Dispozitia nr. ___/________

Anexa 2

Primaria Comunei Dorobanți

Directia/Serviciul/Biroul/Compartimentul__________________

INVENTAR aferent anului ______

Pentru documentele care se pastreaza in arhiva ___ ani /permanent, conform nomenclatorului arhivistic aprobat prin Dispozitia nr. ___/________

Prezentul inventar format din ___ file contine ____ dosare/registre/condici/cartoteci, etc.

Dosarele de la nr. crt. ___ au fost pastrate in cadrul compartimentului __________, nefiind incheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ___.

Astazi, __/__/______, s-au preluat ___ dosare.

Am predat Am primit,

Nume, prenume, semnatura Nume, prenume, semnatura

________________ ________________

Anexa 3

Primaria Comunei Dorobanți

PROCES-VERBAL

de predare primire a documentelor

Astazi, __/__/____, subsemnatii _________________, delegaţi ai compartimentului ____________, si __________________, Responsabilul cu Arhiva din cadrul Primariei Comunei Dorobanți, numit in baza Dispozitiei nr. __/______, am procedat la predarea si la preluarea documentelor create in perioada 01.01.____ si 31.12.____ de catre compartimentul mentionat, in cantitate de ……………. dosare.

Predarea – primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzand _______ pagini dactilografiate, conform prevederilor legale in vigoare.

Am predat Am primit,

Nume, prenume, semnatura Nume, prenume, semnatura

________________ ________________

Anexa 4

Primaria Comunei Dorobanți

REGISTRUL DE EVIDENTA

a intrărilor-ieșirilor unitatilor arhivistice

Anexa 5

Primaria Comunei Dorobanți

Aprobat

Primar,

PROCES-VERBAL nr. ___

al Comisiei de Selectionare a Documentelor Arhivate,

constituita in baza Dispozitiei nr. __/_____

Comisia de selectionare, numita prin Dispozitia nr. ___ din _____, selectionand in şedintele din _________ (data) documentele aferente anilor ____-____ (anii extremi), avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare prevazute in nomenclatorul Primariei Comunei Dorobanți.

Presedinte Membrii Secretar

Numele si semnatura Numele si semnatura Numele si semnatura

______________ _______________ ______________

Anexa 6

Primaria Comunei Dorobanți

REGISTRU DE DEPOZIT

FIŞĂ DE CONTROL

FONDUL/COLECŢIA _______________________________________________________________

COMPARTIMENTUL ________________________________________________________________

NR. INVENTAR ___________________________________________________________________

ANUL ___________________________________________________________________________

NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI _____________________________________________

DATA __________________________________________________________________________

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS