Procedura operațională – Circuitul documentelor (D4-S13-PO41) – SCIM

CIRCUITUL DOCUMENTELOR

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA EDIŢIEI SAU, DUPĂ CAZ, A REVIZIEI ÎN CADRUL EDIŢIEI

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA EDIŢIEI SAU, DUPĂ CAZ, A REVIZIEI ÎN CADRUL EDIŢIEI

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI

ROMÂNIA JUDEȚUL ARAD COMUNA DOROBANȚI	PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ	Ediția 1, Nr. exemplare:1
	CIRCUITUL DOCUMENTELOR	Revizia 0, Nr. exemplare:1
		Pagina:
COMPARTIMENT:		Exemplar nr.1
COD COMPARTIMENT:	COD D4-S13-PO41

Nr. crt.	Elemente privind responsabilii/ operaţiunea	Numele şi prenumele	Funcţia	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.1	Elaborat PROIECT	Societate	Jurist	12.09.2018
	Din partea AUTORITĂȚII			12.09.2018
1.2.	Informare	KORODI ERIKA	Primar	12.09.2018
1.3.	VERIFICAT Comisia SCIM	VAIDA ANDO ANAMARIA	Președinte comisie SCIM	12.09.2018
		JUHASZ ZOLTAN	Vicepreședinte comisie SCIM	12.09.2018
		BOHM MELINDA	Secretar comisie SCIM	12.09.2018
		TORMA PIROSCA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
		KOVACS IRINA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
		OZE ECATERINA LOREDANA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
		ARVAI ANNA MARIA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
1.4.	Aprobat		Primar	12.09.2018

	Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei	Componenta revizuită	Modalitatea reviziei	Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei
	1	2	3	4
2.1.	Ediţia I	X	X	X
2.2.	Revizia 1
2.3.	Revizia 2

Nr. crt	Scopul difuzării	Ex. nr.	Compartiment	Funcţia	Numele şi prenumele	Data primirii	Semnătura
0	1	2	3	4	5	6	7
3.1	Aplicare	1				12.09.2018
3.2.	Informare	1	Conducere	Primar		12.09.2018
			Conducere	Viceprimar		12.09.2018
			Secretar UAT	Secretar		12.09.2018
3.3.	Evidență	1	Secretar	Secretar		12.09.2018
3.4.	Arhivare	1	Secretar	Secretar		12.09.2018
	Arhivare	1	Compartiment de specialitate conform dispoziție primar și/sau fișa postului și/ sau anexei la fișa postului	Secretar		12.09.2018
3.5.	Alte scopuri	–	–	–	–	–

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate, Procedura stabilește modul în care se stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea circuitului documentelor în institutie și stabilirea responsabilitătilor în vederea evitării aparitiei iregularitătilor, disfunctionalitătilor si deficientelor în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii.

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională

stabilește regulile aplicabile de către functionarii publici si personalul contractual din cadrul compartimentelor de specialitate din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți privind circuitul documentelor.

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică.

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedural.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1. Reglementări internaționale

6.1.1. Standardele internaționale de management SR EN ISO 9001:2001.

6.2. Legislație primară

6.2.1. Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

6.2.2. Legea nr. 53 2003 privind Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare;

6.2.3. Legea nr.215/2001 a administratiei publice locale, republicată, cu modificările si completările ulterioare.

6.3.Legislaţie secundară

6.3.1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

6.3.2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

6.3.3. Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;

6.4.2. Regulamentul Intern;

6.4.3. Fişele postului;

6.4.4. Procedura Circuitul documentelor;

6.4.5. Procedura Structura organizatorică.

7. DEFINIŢII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedurã	Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat; acestea constituie etape necesare îndeplinirii atributiilor si sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilitatilor; PS (Procedura de sistem) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți; Compartiment = compartiment /serviciu /birou / department /comisie, etc.; Conducatorul compartimentului = Primar, sef birou/sef serviciu/sef compartiment, Presedinte comisie, etc.; PO (Procedura Operationala) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți; PL (Procedura de lucru) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unui singur compartiment din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.
2.	Ediţie a unei proceduri operaţionale	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată
3.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial
4.	Analiză	Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite
5.	Părţi interesate	Cetăţenii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează
6.	Competenta	Constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului
7.	Responsabilitatea	Reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta
8.	Raportarea	Reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor
9.	Grupul de lucru	Grupul de lucru pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial, constituit prin dispoziție a primarului Comunei Dorobanți
10.	Structura organizatorică	configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

7.2. Abrevieri:

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	PO	Procedura operaţională
2.	E.	Elaborare
3.	V.	Verificare
4.	Av.	Avizare
5.	Ap.	Aprobare
6.	Ap.	Aplicare
7.	Ah.	Arhivare
8.	PS	Procedurã de sistem
9.	PL	Procedurã de lucru
10.	RU	Resurse Umane

a) Document oficial

– INTRARE – orice act sau document care intra in primarie prin unul din punctele de intrare

– IESIRE – orice act sau document care iese din primarie si poarta semnatura a cel putin unuia dintre reprezentantii legali a institutiei sau al persoanelor delegate/imputernicite de primar

– INTERN – orice act sau document care reprezinta o comunicare intre doua parti din cadrul institutiei si care poarta semnatura persoanei care a elaborat-o/redactat-o

b) Cont de email oficial – _________________________

c) Puncte de intrare

Punctul 1 –Responsabil relatii cu publicul

Punctul 2 – Secretariat

Punctul 3 – Email oficial

d) Puncte de iesire

Punctul 1 – Responsabil relatii cu publicul ( posta )

Punctul 2 – Secretariat ( fax )

Punctul 3 – Email oficial

Punctul 4 – Altele ( direct adresantului )

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAȚIONALE

– Ca autoritate a administratiei publice locale, în exercitarea atributiilor conferite de lege, Primaria Comunei Dorobanți are relatii de colaborare si poartă corespondentă cu autorităti si institutii publice din tară si străinătate, cu organisme locale si centrale, cu societăti comerciale si cu persoane fizice.

Modul de lucru pentru INTRARI:

– Intrarile prin Responsabil de Relatii cu Publicul:

– toate documentele ce intra în instituție se inregistreaza de catre responsabil apoi, documentele sunt directionate fizic si electronic catre Primar, care va asigura repartizarea lor scriptica, prin rezolutia care va indica numele serviciului / compartimentului persoana desemnata din cadrul secretariatului, va distribui fizic si electronic documentele conform rezolutiei primarului.

Seful compartimentului va realiza distribuirea fizica si electronica a documentelor primite , catre personalul din subordine si va urmari modul de rezolvare a acesteia.

Intrarile prin faxul din secretariat: Faxurile intrate la nivelul institutie se preiau de functionarul care gestioneaza faxul si le predă imediat la secretariat spre inregistrare. Dupa inregistrare acesta se predau primarului spre a le directiona compartimentelor carora se adresează

Toate documentele sunt inregistrate de catre secretariat. apoi, documentele sunt directionate fizic si electronic catre Primar.

Persoana desemnată de primar va asigura repartizarea lor scriptica, prin rezolutia care va indica numele serviciului persoana desemnata din cadrul secretariatului, va distribui fizic si electronic documentele comform rezolutiei Secretarului.

Seful compartimentului va realiza distribuirea fizica si electronica a documentelor primite , catre personalul din subordine si va urmari modul de rezolvare a acesteia.

Intrarile prin alte faxuri decat cel din secretariat:

Personalul din biroul unde se gaseste faxul inregistreaza documentele primite apoi, documentele sunt directionate fizic si electronic catre primar,

– Primarul va asigura repartizarea lor scriptica, prin rezolutia care va indica numele compartimentului,

– Persoana desemnata din cadrul secretariatului, va distribui fizic si electronic documentele comform rezolutiei primarului.

– Seful compartimentului va realiza distribuirea fizica si electronica a documentelor primite , catre personalul din subordine si va urmari modul de rezolvare a acesteia.

Intrarile prin e-Mailul : ________________________ :

– toate documentele sunt directionate catre responsabil relații cu publiul de catre responsabilul cu e-mailul,

– responsabilul de Relatii cu Publicul inregistreaza documentele apoi, documentele sunt directionate fizic si electronic catre Primar,

– Primarul va asigura repartizarea lor scriptica, prin rezolutia care va indica numele compartimentului.

– persoana desemnata din cadrul secretariatului, va distribui fizic si electronic documentele comform rezolutiei Primarului.

– Seful compartimentului va realiza distribuirea fizica si electronica a documentelor primite, catre personalul din subordine si va urmari modul de rezolvare a acesteia.

Modul de lucru pentru IESIRI:

– toate documentele care constituie IESIRI vor purta numar de inregistrare, care pote fi solicitat de la resonabilul de Relatii cu Publicul sau poate fi dat de catre cel care este responsabil pentru documentul respectiv

– Orice iesire trebuie sa poarte codul de identificare al persoanei care a elaborat-o si antetul institutiei.

– Orice document care iese din Primaria Comunei Dorobanți trebuie sa poarte semnatura reprezentantului legal sau al persoanei desemnate pentru aceasta

– in functie de tipul tipul documentului, acesta este semnat si de catre alte persoane din managementul institutiei – cf. Anexa 2

– documentele de iesire vor fi semnate in ordine inversa pozitiei ierarhice a semnatarilor

– transmiterea efectiva a documentului care constituie iesire se afla in responsabilitatea directa a celui care a elaborat documentul respectiv, chiar daca transmiterea efectiva se face prin Responsabil de Relatii cu Publicul:

– prin posta – direct adresantului

– prin secretariat – fax

– prin informatizat – e-Mail

Functionarii care creează documente au obligaţia de a pastra si arhiva alaturi de exemplarul 2 original al documentului transmis , dovada transmiterii acestuia indiferent de modalitatea de transmitere, pentru a proba transmiterea dovcumentelor catre adresanţi.

Modul de lucru pentru corespondenta INTERNA:

– toate documentele vor fi semnate de catre persoana elaboratoare sau cea care poarta responsabilitatea documentului respectiv,

– toate documentele interne trebuie sa poarte codul de identificare al persoanei care a elaborat-o chiar daca e persoana care le semneaza,

– toate documentele primesc numar de inregistrare, dupa care se directioneaza catre compartimentele responsabile.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Comisia SCIM:

Aprobă, în cadrul ședințelor, procedura operațională;
Monitorizează aplicarea procedurii.

9.2. Primar:

În baza hotărârii Comisiei SCIM emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale.

Primar, Viceprimar:

– Semneaza actele ce le revin.

Secretar:

– Asigura distribuirea corespondentei;

– Semneaza actele care ii revin.

Personalul Compartimentului de Relatii cu Publicul:

– Asigura inregistrarea tuturor actelor ce intra prin Responsabil de Relatii cu Publicul si Secretariat;

– Asigura distribuirea intrarilor prin Secretariat pana la primul punct de oprire.

– Asigura distribuirea fizica si electronica a actelor care ies de la Primar si Viceprimar, care au rezolutia acestora.

Personalul care asigura secretariatul Cabinetului Secretarului:

– Asigura distribuirea fizica si electronica a actelor pe care Secretarul primariei a pus rezolutia.

Angajatii institutiei:

– Respecta prezenta procedura.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

Nr. anexă	Denumire anexă	Elaborator	Aprobat	Nr. Ex.	Dif.	Arhivare		Alte el.
Nr. anexă	Denumire anexă	Elaborator	Aprobat	Nr. Ex.	Dif.	Loc	Perioada	Alte el.
0	1	2	3	4	5	6	7	8
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

REGISTRE

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Loc	Perioadă	Alte elemente
0	1	2	3	4	5	6	7	8
1.
2.
3.

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil			Aviz nefavorabil
Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	DA	Semnătura	Data	Observaţii	Semnătura	Data

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Număr exemplar	Structură organizatorică	Nume şi prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătura

Anexa nr. 1 – Lista documente INTRARI

Anexa nr. 2 – Lista documente IESIRI

Anexa nr. 3 – Lista activitătilor desfăsurate în ceea ce priveste circuitul

documentelor în institutie

Anexa nr. 4 – Tabelul cu obiectivele specifice si riscurile inerente asociate

activitătilor desfasurate în ceea ce priveste circuitul documentelor

în institutie

Anexa nr. 5 – Baza de calcul pentru evaluarea riscurilor inerente in activitătile

desfasurate în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Anexa nr. 6 – Plan de actiune pentru minimizarea riscurilor inerente identificate

în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Anexa nr. 1

Documente INTRARI

Nr.crt.	Document	Prima oprire
1.	Publicatii,reviste,ziare	Adresant
2.	Monitorul oficial	Secretar
3.	Sentinta civila	Secretar
4.	Citatii	Secretar
5.	Adresa lichidator	Secretar
6.	Petitii	Secretar
7.	Cerere adunare publica	Secretar
8.	Cerere certificat producator agricol	Secretar
9.	Cerere certificat proprietate	Secretar
10.	Cerere pozitie registru agricol	Secretar
11.	Diverse cereri(punere in posesie)	Secretar
12.	Inscriere in audiente	Relatii cu Publicul
13.	Cerere inscriere sistem electronic	Informatica
14.	Reclamatie	Secretar
15.	Oferte(bunuri,servicii)	Relatii cu Publicul
16.	Oferte instruiri	Secretar
17.	Oferte programe de finantere	Achiziții
18.	Cerere acces informatie publica	Secretar
19.	Contestatii	Secretar
20.	Sesizari avarii	Relatii cu Publicul
21.	Cerere certificat fiscal	Contabilitate Impozite și taxe
22.	Cerere facilitati fiscale	Contabilitate Impozite și taxe
23.	Adresa transfer dosar auto	Contabilitate Impozite și taxe
24.	Referat restituiri,compensari sume	Contabilitate Impozite și taxe
25.	Titlu executoriu	Contabilitate Impozite și taxe
26.	Confirmare primire dosar auto	Contabilitate Impozite și taxe
27.	Cerere scoatere din evidenta	Contabilitate Impozite și taxe
28.	Declaratie impuneri ptr.stabilirea impozitului /taxelor	Contabilitate Impozite și taxe
29.	Declaratie decont sume incasate /spectacole	Contabilitate Impozite și taxe
30.	Cerere vanzare bilete spectacole	Contabilitate Impozite și taxe
31.	Viza fise inmatriculare/radiere	Contabilitate Impozite și taxe
32.	Rapoarte de monitorizare	Cabinet primar
33.	Adrese ptr. Stabilire clarificari impozite si taxe	Contabilitate Impozite și taxe
34.	Adrese ptr.modificari buget,clarificari contabile cu unitatile subordonate	Contabilitate Impozite și taxe
35.	Cerere certificat urbanism,autorizatie constructie,incepere lucrari	Urbansim
36.	Cerere desfiintare	Urbansim
37.	Cerere nomenclatura stradala	Urbansim
38.	Rectificări nomenclatură	Urbansim
39.	Alte cereri urbanism	Urbansim
40.	Cerere receptie lucrari constructii	Urbanism
41.	Cerere concesionare	Secretar
42.	Cerere autorizatie taxi	Secretar
43.	Cerere modificare,anulare autorizatie taxi	Secretar
44.	Crere certificat vehicule lente	Contabilitate Impozite și taxe Impozite și taxe
45.	Cerere montare corp iluminat public	Contabilitate Impozite și taxe
46.	Factura materiale ,servicii iluminat public	Contabilitate Impozite și taxe
47.	Diverse adrese,cereri	Secretar
48.	Oferte	Contabilitate Impozite și taxe
49.	Cerere verificare disponibilitate firma	Contabilitate Impozite și taxe
50.	Cerere autorizatie privatizare	Secretar
51.	Cerere anulare autorizatie privatizare	Secretar
52.	Cerere suspendare autorizatie privatizare	Secretar
53.	Cerere reluare activitate	Secretar
54.	Cerere aviz lucrari	Contabilitate Impozite și taxe
55.	Situatii lucrari	Contabilitate Impozite și taxe
56.	Proces verbal lucrari	Contabilitate Impozite și taxe
57.	Diverse adrese,cereri	Secretar
58.	Cereri diverse spatii(locuinte,terenuri)	Secretar
59.	Cerere modificari contract	Secretar
60.	Cerere vanzare locuinte	Secretar
61.	Cerere transcriere garaj	Secretar
62.	Solicitare copii contracte	Secretar
63.	Solicitari adeverinte	Secretar
64.	Petitii	Secretar
65.	Adrese	Secretar
66.	Cereri	Secretar
67.	Comunicari	Secretar
68.	Situatii de lucrari	Contabilitate Impozite și taxe
69.	Facturi	Contabilitate Impozite și taxe
70.	Cerere utilizare spatii primarie	Secretar/Viceprimar
71.	Cerere utilizare echipamente primarie	Secretar/Viceprimar
72.	Cerere inscriere concurs	Secretar/Viceprimar
73.	Cerere adeverinte pers.aparat propriu	Secretar/Viceprimar
74.	Cerere adeverinte terti	Secretar/Viceprimar
75.	Diverse adrese ( daca nu se incadreaza in categoriile de mai sus si daca nu au un adresant direct )	Secretar
76.	Solicitare sprijin financiar	Sercetar/Primar

Anexa 2

Documente IESIRI

Nr.crt.	Tip iesire	Semnaturi
	Secretar/Agricol/Juridic
1.	Referat analiza sedinta in comisia de agricultura si fond funciar	Sef comp, viza juridic,inspector
2.	Proces verbal de punere in posesie	Primar, Secretar,comp. fond funciar
3.	Adeverinta registru agricol	Secretar, Sef compartiment
4.	Diverse adeverinte	Secretar, Sef compartiment
5.	Certificat producator agricol	Secretar
6.	Certificat proprietate	Secretar
7.	Certificat de atestare a intabularii conf.Registrului agricol	Primar, Secretar
8.	Corespondenta cu instanta de judecata,institutii publice si alte pers.fizice si juridice	Primar, Secretar, Sef compartiment
9.	Proiecte hotarari Consiliu Local	Initiator, Secretar
10.	HCL, Proces verbal sedinta CL	Presedinte sedinta,Secretar
11.	Aviz miting, protest	Comisie conf, Legii 60/1991
12	Procese verbale de contraventie	Primar, Secretar
13.	Intampinari si actiuni in instanta	Primar, Secretar, presed. de sedinta
14.	Alte cereri adresate instantei	Primar, Secretar
15.	Cereri intabulare imobile proprietatea Primăriei Comunei Dorobanți	Primar, Secretar
16.	Corespondenta pers.fizice/pers.juridice	Primar, Secretar
17.	Dispozitii primar	Primar,Secretar (dupa caz viza CFP)
18.	Publicitate in presa locala	Primar, Secretar
19.	Procese verbale de afisare	Secretar, pers. desemnata cu afisarea
20.	Referate privind nepromovarea cailor de atac	Primar, Secretar, sef comp. juridic
	Arhiva
21.	Referate	Sef compartiment, arhivar
22.	Adrese corespondenta	Secretar, Sef compartiment
23.	Cerere elib.copie arhiva	Solicitant din cadrul PCR
24.	Consultare dosar si scoaterea din arhiva	Sef compartiment,arhivar,solicitant functionar primarie
	Contabilitate Impozite și taxe
25.	Declaraţie/decizie/proces verbal de impunere – declaraţie/decizie de impunere persoane juridice – declaraţie/decizie/proces verbal de impunere persoane fizice	Sef compartiment, inspector impozite şi taxe
26.	Certificat de atestare fiscală	Sef compartiment
27.	Decont privind impozitul pe spectacole cu plata precum şi abonamentele şi biletele la specatacole vândute	Inspector fiscal
28.	Declaraţie de impunere pentru stabilirea impozitului pe spectacole în cazul activităţilor artistice şi distractive de videotecă şi discotecă	Inspector fiscal
29.	Declaraţie pentru stabilirea taxei declarate pentru folosirea mijloacelor de publicitate, afişaj şi reclamă, persoane fizice şi juridice	Inspector fiscal
30.	Viza fişelor de înmatriculare sau radiere	Inspector fiscal
31.	Proces verbal de impunere	Sef compartiment , Inspector fiscal
32.	Somaţii	Sef compartiment
33.	Confirmări de primire a debitelor	Sef compartiment
34.	Confirmări de primire a dosarelor auto	Sef compartiment
35.	Titluri executorii	Sef compartiment
36.	Adrese de înfiinţare şi de revenire la adresa de popririe	Sef compartiment
37.	Referate privind restituiri de sume	Primar, şef compartiment, inspector, viza CFP- Sef compartiment
38.	Referate privind transferarea – compensarea de sume	Sef compartiment, inspector
39.	Cereri de creanţă	Primar, secretar, Sef compartiment
40.	Avizul de inspecţie fiscală	Sef compartiment, inspector
41.	Raportul de inspectie fiscala	Inspector, Sef compartiment
42.	Decizia de nemodificare a bazei impozabile	Inspector, Sef compartiment
43.	Decizia de modificare a bazei impozabile	Inspector, Sef compartiment
44.	Dispoziţia primarului	Primar
45.	Proces verbal de contravenţii şi sancţiuni emise de compartimentele de specialitate a primăriei	Sef compartiment
46.	Note contabile lunare cu privire la datele din IMPOTAX	Sef compartiment, responsabil informatică la partea de venituri
47.	Borderou debite- scăderi	Inspectori, viza CFP- Sef compartiment
48.	Referate privin stingerea obligatiilor fiscale in cadrul procedurii de executare silita a creantelor bugetare	Inspectori, Sef compartiment, viza CFP- Sef compartiment Aprobat – primar
49.	Referate privind organizarea de licitatii in vederea vanzarii bunuri mobile sau imobile organizate in conformitate cu prevederile legale si in cadrul procedurii de executare silita.	Inspectori, , viza CFP- Sef compartiment Aprobat Primar
50.	Adrese catre Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara, unitatiilor teritoriale ale Ministerului Finanatelor, Ministerul de Interne, Tribunal, Judecatorie, ITM, Serviciul Public Comunitar de Evidenţa Populaţiei, Casa de Pensii, cu lichidatorii etc. pentru clarificarea unor aspecte cu privire la legislaţia fiscală sau cu privire la procedura de excutare silita sau de recuperarea unor creanţe. Adrese către contribuabili persoane fizice sau persoane juridice privind invitarea la compartimentul de specialitate pentru clarifcarea unor aspecte constatate ca fiind neclare , sau adrese cu solicitarea unor informaţii sau adrese pentru explicarea unor fenomene fiscale privind impozitele şi taxele locale. Adresa de transfer de dosare de executare silita catre alte primarii pentru contribuabilii care s-au schimbat domiciliul , conform adresei emisa de serviciul de evidenta a persoane, iar sumele datorate Primăriei Comunei Dorobanți provin doar din amenzi si taxa auto. Un exemplar se comunica primariei unde isi are domiciliul debitorul impreuna cu dosarul fiscal si cu cel de executare, iar un exemplar ramane in evidenta biroului de urmarire si executare silita. Adrese către alte primării privind transferul de dosare auto, sau alte documente care nu ne aparţin(din greşeală au fost transmise către impozite şi taxe). Adrese, comunicări, corespondenţă cu toate serviciile din cadrul primăriei.	Sef compartiment, şef birou executarea creanţelor bugetare Sef compartiment, sef birou executarea creantelor bugetare Sef compartiment, inspector
51.	Procesul verbal de sechestru bunuri imobile si mobile	Inspectori care are atribuit spre rezolvare dosarul de executare, contribuabil
52.	Procesul verbal de licitatie	Comisia de licitatie numita in baza dispozitiei primarului
53.	Procesul verbal de ajudecare bunuri imobile si mobile	Comisia de licitatie numita in baza dispozitiei primarului
54.	Ordin de serviciu	Sef compartiment
55.	Invitaţie	Sef compartiment
56.	Anunţ privind vânzarea bunurilor mobile şi imobile	Primar , Sef compartiment
57.	Document de vânzare cumpărare pentru bunurile mobile sechestrate	Primar, Sef compartiment
58.	Proces verbal pentru cheltuieli de executare silită	Primar, Sef compartiment, Executor fiscal
59.	Proces verbal pentru distribuirea sumei rezultate din executare silită	Primar. Director economic, executor fiscal
60.	Proces verbal de constatare sau declarare a insolvabilităţii	Primar, Sef compartiment, si juridic
61.	Anexă la certificatul de atestare fiscală	Sef compartiment
62.	Proces verbal de insolvabilitate	Primar, Secretar, Sef compartiment
63.	Adeverinţe privind plata impozitelor, taxelor şi a amenzilor ;	Sef compartiment, şef servicii
	Notă: Documentele care se depun pentru serviciile de impozite şi taxe, se primesc în două etape, respectiv între orele 07 – 11 şi eliberarea lor după ora 12 iar cele depuse între orele11 – 14, se vor elibera după ora 15. Documentele depuse după ora 14 se vor elibera a doua zi după ora 12. Eliberarea acestor documente se va efectua de către Biroul de Relaţii cu Publicul .
	Urbanism
64.	Autorizatie de constructie	Primar, Secretar, Sef compartiment
65.	Certificat de urbanism	Primar, Secretar, Sef compartiment
66.	Proces verbal de contraventii	Sef compartiment, agent constatator urbanism
67.	Certificat de edificare constructii	Primar, Secretar, Sef compartiment
68.	Nomenclatura stradala	Primar, Secretar, Sef compartiment
69.	Corespondenta pers.fizice si juridice	Viceprimar, Sef compartiment, Secretar
70.	Adeverinte adrese imobil	Viceprimar, Sef compartiment, consilier urbanism
71.	Raportari statistice	Primar, pers care intocmeste
72.	Adeverinte intravilan	Viceprimar, Sef compartiment,
73.	Actualizare suprafete pentru CF	Secretar,comp cadastru
74.	Avizare planuri parcelare	Primar, comp cadastru
75.	Avizare planuri incadrare in tarla	Primar, comp cadastru
	Activitatea de Resurse Umane
76.	Adeverinte salariu	Secretar, Sef compartiment
77.	Adeverinte (altele decat cele pentru personalul propriu)	Primar, Secretar
78.	Adeverinte banca	Primar. Sef compartiment,.
79.	Adeverinte Casa de asigurari de sanatate	Primar , Sef compartiment
80.	Corespondenta ANFP	Primar , Secretar
81.	Corespondenta Unitati de Invatamant	Primar, Sef compartiment
	Compartiment Administrativ
82.	Contracte de închiriere spaţii, terenuri,bunuri apartinand domeniului public si privat	viceprimar, secretar, Sef compartiment , compartimentul juridic
83.	Acte aditionale la contracte	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic
84.	Contracte de concesiune, vânzare cumpărare imobile (terenuri şi construcţii)	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic
85.	Contractele de schimb, donaţie	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic
86.	Contract de concesiune	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic,
87.	Contractul de delegare de gestiune	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic
88.	Contractul pentru lucrările din redevenţă	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic,
89.	Acte aditionale la contracte	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic
90.	Contracte de comodat	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic,
91.	Acte aditionale la contracte	viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic
92.	Adeverinte	Secretar, viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic,pers.care intocmeste
93.	Corespondenta, persoane fizice si juridice	Viceprimar, viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic, pers care intocmeste
94.	Avize functionare ocazionala	Viceprimar, viceprimar, secretar, Sef compartiment, compartimentul juridic,pers.care intocmeste
	Gospodărie comunală
95.	Autorizatie	Primar,Secretar
96.	Dispozitie de anulare a autorizatiei	Primar,Secretar
97.	Certificat de inregistrare vehicule lente	Primar
98.	Contracte	Primar,Secretar, Sef compartiment, CIT, viza CFP,aviz juridic
99.	Adrese radiere	Primar
100.	Corespondenta, persoane fizice si juridice	Primar, Sef compartiment CBC
101.	Aviz de colectare a deseurilor	Primar,Secretar, Sef compartiment CBC
	Administrativ
102.	Adrese	Primar, Sef compartiment CBC
	Secretar – Juridic
103.	Coresp.pers.juridice	Primar, Sef compartiment
104.	Adrese de la proiecte	Primar, Manager de proiect
105.	Referate Consiliu Local	Sef compartiment,cel care intocmeste
106.	Alte referate	Sef compartiment
107.	Cerere finantare	Primar
108.	Cerere de progres	Primar
109.	Rapoarte de informare publicitate	Resp.de proiect din cadrul serviciului
110.	Cereri prefinantare	Primar
111.	Cereri de rambursare	Primar
	Achizitii Publice
112.	Raspunsuri la adrese	Primar, Sef compartiment
113.	Comunicari ofertanti	Primar, Sef compartiment
114.	Coresp.pers.juridice	Primar, Sef compartiment
115.	Cereri de oferte	Primar, Sef compartiment
116.	Contracte	Primar, Secretar, Sef compartiment, viza CFP, aviz juridic
117.	Acte aditionale la contracte	Primar, Secretar, Sef compartiment, viza CFP, aviz juridic
118.	Comanda	Primar, Sef compartiment
119.	Solicitari clarificari catre ofertanti	Primar, Presed.Comisie de evaluare
120.	Adrese pentru deblocarea garantiei de buna executie aferente contractelor	Primar, Sef compartiment
121.	Ordin de incepere a lucrarilor	Sef compartiment

Anexa nr. 3

LISTA

activitătilor desfăsurate în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Nr. crt.	Denumirea activitătii	Denumirea postului căruia ii corespunde activitatea	Pozitia postului in statul de organizare
1.	Primirea si înregistrarea corespondentei în registrul general de intrare-iesire	Secretariat , relatii cu publicul	executie
2.	Prezentarea corespondentei spre analiza si distribuirea la cabinetul secretarului	Secretariat , relatii cu publicul	executie
3.	Înregistrarea corespondentei în registrele de evidentă si distribuirea pe bază de semnătură, la cabinetul secretarului	Secretariat, relatii cu publicul	executie
4.	Prezentarea corespondentei, spre analiză si repartizare secretarului	Secretariat , relatii cu publicul	executie
5.	Preluarea corespondentei si, în functie de repartizarea făcută, efectuarea mentiunilor în registrele de evidentă si predarea pe directii de specialitate, pe bază de semnătură	Secretariat, relatii cu publicul	executie
6.	Prezentarea corespondentei conducerii serviciului de specialitate si predarea pe bază de condică, personalului din directie, functie de rezolutia directorului	Sef compartiment	executie
7.	Repartizarea corespondentei personalului de specialitate în vederea solutionării	Sef compartiment	conducere
8.	Redirectionarea, prin rezolutie, a corespondentei ce trebuie solutionată de către altă directie de specialitate din institutie	Sef compartiment	conducere
9.	Cercetarea si analizarea în detaliu a aspectelor prezentate în corespondentă si formularea propunerilor de solutionare în care se va indica, în mod obligatoriu, temeiul legal al solutiei adoptate	Persoana din rezolutie	executie
10.	Redactarea documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare)	Persoana din rezolutie	executie
11.	Înscrierea pe adresele de răspuns către institutiile si autoritătile publice, pe verso exemplarului 2, a numelui celui care a întocmit adresa, sefului serviciului/biroului, directorului serviciului si secretarului	Persoana din rezolutie	executie
12.	Verificarea propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate	Sef compartiment	conducere
13.	Urmărirea respectării termenelor de solutionare a corespondentei de către compartimentele de specialitate	Sef compartiment	conducere
14.	Contrasemnarea documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate)	Sef compartiment	conducere
15.	Semnarea corespondentei către institutii si autorităti publice, organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice, de către conducătorul institutiei sau înlocuitorul acestuia, precum si contrasemnarea de către secretar, după caz	Sef compartiment	conducere
16.	Înaintarea referatelor spre aprobare conducătorului institutiei sau înlocuitorului acestuia	Inspector/Referent	executie
17.	Aplicarea stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor	Secretariat , Compartimentul relatii cu publicul	executie
18.	Operarea în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate	Secretariat , Compartimentul relatii cu publicul	executie
19.	Expedierea corespondentei către autorităti si institutii publice din tară si străinătate, către organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice	Secretariat , Compartimentul relatii cu publicul	executie
20..	Arhivarea documentelor conform Nomenclatorului dosarelor de arhivă	Arhiva	executie
21.	Predarea documentelor la arhivă conform reglementarilor legale	Consilier/Inspector/Referent	executie

Anexa nr. 4

TABEL

cuprinzând obiectivele specifice si riscurile inerente asociate

activitătilor desfăsurate în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Anexa nr. 5

BAZA DE CALCUL

evaluarea riscurilor inerente în activitătile desfăsurate

în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Nr. crt.	Denumirea riscurilor inerente	Impactul aferent riscului inerent	Probabilitatea aferenta riscului inerent	Nivelul de risc (col.2xcol.3)
0	1	2	3	4
1.	-neînregistrarea corespondentei în registrul general de intrare-iesire – întârzierea înregistrării corespondentei
2.	– neprezentarea corespondentei spre analiza si distribuire la cabinetul primarului sau înlocuitorului la conducere
3.	– neînregistrarea corespondentei în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură
4.	– neprezentarea corespondentei, spre analiză si repartizare, viceprimarului sau, după caz secretarului – prezentarea cu întârziere a corespondentei, spre analiză si repartizare, secretarului
5.	– nepreluarea corespondentei – preluarea cu întârziere a corespondentei – neefectuarea mentiunilor în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură
6.	– neprezentarea corespondentei conducerii serviciului de specialitate – prezentarea cu întârziere a corespondentei – neefectuarea mentiunilor în condică – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură
7.	– neprezentarea corespondentei personalului de specialitate în vederea solutionării – prezentarea cu întârziere a corespondentei
8.	– neredirectionarea, prin rezolutie, a corespondentei ce trebuie solutionată de către altă directie de specialitate din institutie – redirectionarea cu întârziere a corespondentei
9.	– analizarea insuficientă a aspectelor prezentate în corespondentă – formularea cu întârziere a propunerilor de solutionare
10.	– neredactarea documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare) – redactarea gresită sau cu erori a documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare)
11.	– neînscrierea pe adresele de răspuns către institutiile si autoritătile publice, pe verso exemplarului 2, a numelui celui care a întocmit adresa, sefului serviciului/biroului, directorului serviciului
12.	– neverificarea propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate – verificarea insuficienta a propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate
13.	– neurmărirea respectării termenelor de solutionare a corespondentei de către compartimentele de specialitate
14.	– nesemnarea documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate) – semnarea cu întârziere a documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate)
15.	– nesemnarea corespondentei către institutii si autorităti publice, organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice, de către conducătorul institutiei sau înlocuitorul acestuia – necontrasemnarea corespondentei de către secretar – semnarea cu întârziere a corespondentei – contrasemnarea cu întârziere a corespondentei de către secretar
16.	– neînaintarea referatelor spre aprobare conducătorului institutiei sau înlocuitorului acestuia – neaprobarea referatelor – aprobarea cu întârziere a referatelor
17.	– neaplicarea stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor – aplicarea cu întârziere a stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor
18.	– neoperarea în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate – operarea cu întârziere în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate
19.	– neexpedierea corespondentei către autorităti si institutii publice din tară si străinătate, către organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice – expedierea cu întârziere a corespondentei
20.	– nearhivarea in unitatile arhivistice conform nomenclatorului
21.	– nepredarea documentelor la arhivă conform reglementarilor legale

Anexa nr. 6

PLAN DE ACTIUNE

pentru minimizarea riscurilor inerente identificate

în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Nr. crt.	Denumirea riscurilor inerente	Denumirea actiunii de minimizare a riscului inerent	Persoana/Persoanele responsabile cu implementarea actiunii de minimizare a riscului inerent	Data limită de implementare a actiunii de minimizare a riscului inerent
0	1.	2.	3.	4.
1.	-neînregistrarea corespondentei în registrul general de intrare-iesire – întârzierea înregistrării corespondentei	implementarea procedurii	Compartimentul de relatii cu publicul	permanent
2.	– neprezentarea corespondentei spre analiza si distribuire la cabinetul secretarului sau înlocuitorului	implementarea procedurii	Compartimentul de relatii cu publicul	permanent
3.	– neînregistrarea corespondentei în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură	implementarea procedurii	Compartimentul de relatii cu publicul	permanent
4.	– neprezentarea corespondentei, spre analiză si repartizare, secretarului – prezentarea cu întârziere a corespondentei, spre analiză si repartizare secretarului	implementarea procedurii	Compartimentul de relatii cu publicul	permanent
5.	– nepreluarea corespondentei – preluarea cu întârziere a corespondentei – neefectuarea mentiunilor în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură	implementarea procedurii	persoanele desemnate	permanent
6.	neprezentarea corespondentei conducerii serviciului de specialitate prezentarea cu întârziere a corespondentei neefectuarea mentiunilor în condică – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
7.	– neprezentarea corespondentei personalului de specialitate în vederea solutionării – prezentarea cu întârziere a corespondentei	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
8.	– neredirectionarea, prin rezolutie, a corespondentei ce trebuie solutionată de către altă directie de specialitate din institutie – redirectionarea cu întârziere a corespondentei	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
9.	– analizarea insuficientă a aspectelor prezentate în corespondentă – formularea cu întârziere a propunerilor de solutionare	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
10.	– neredactarea documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare) – redactarea gresită sau cu erori a documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare)	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
11.	– neînscrierea pe adresele de răspuns către institutiile si autoritătile publice, pe verso exemplarului 2, a numelui celui care a întocmit adresa, sefului serviciului/biroului, directorului serviciului si viceprimarului, după caz	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
12.	– neverificarea propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate – verificarea insuficienta a propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
13.	– neurmărirea respectării termenelor de solutionare a corespondentei de către compartimentele de specialitate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
14.	– nesemnarea documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate) – semnarea cu întârziere a documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate)	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
15.	– nesemnarea corespondentei către institutii si autorităti publice, organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice, de către conducătorul institutiei sau înlocuitorul acestuia – necontrasemnarea corespondentei de către secretar – semnarea cu întârziere a corespondentei – contrasemnarea cu întârziere a corespondentei de către secretar	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
16.	– neînaintarea referatelor spre aprobare conducătorului institutiei sau înlocuitorului acestuia – neaprobarea referatelor – aprobarea cu întârziere a referatelor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
17.	– neaplicarea stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor – aplicarea cu întârziere a stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
18.	– neoperarea în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate – operarea cu întârziere în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
19.	– neexpedierea corespondentei către autorităti si institutii publice din tară si străinătate, către organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice – expedierea cu întârziere a corespondentei	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
20.	– nearhivarea in unitatile arhivistice conform nomenclatorului	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
21.	– nepredarea documentelor la arhivă conform reglementarilor legale	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent

Anexa nr. 5

BAZA DE CALCUL

evaluarea riscurilor inerente în activitătile desfăsurate

în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Nr. crt.	Denumirea riscurilor inerente	Impactul aferent riscului inerent	Probabilitatea aferenta riscului inerent	Nivelul de risc (col.2xcol.3)
0	1	2	3	4
1.	-neînregistrarea corespondentei în registrul general de intrare-iesire – întârzierea înregistrării corespondentei
2.	– neprezentarea corespondentei spre analiza si distribuire la cabinetul primarului sau înlocuitorului la conducere
3.	– neînregistrarea corespondentei în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură
4.	– neprezentarea corespondentei, spre analiză si repartizare, viceprimarului sau, după caz secretarului – prezentarea cu întârziere a corespondentei, spre analiză si repartizare, secretarului
5.	– nepreluarea corespondentei – preluarea cu întârziere a corespondentei – neefectuarea mentiunilor în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură
6.	– neprezentarea corespondentei conducerii serviciului de specialitate – prezentarea cu întârziere a corespondentei – neefectuarea mentiunilor în condică – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură
7.	– neprezentarea corespondentei personalului de specialitate în vederea solutionării – prezentarea cu întârziere a corespondentei
8.	– neredirectionarea, prin rezolutie, a corespondentei ce trebuie solutionată de către altă directie de specialitate din institutie – redirectionarea cu întârziere a corespondentei
9.	– analizarea insuficientă a aspectelor prezentate în corespondentă – formularea cu întârziere a propunerilor de solutionare
10.	– neredactarea documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare) – redactarea gresită sau cu erori a documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare)
11.	– neînscrierea pe adresele de răspuns către institutiile si autoritătile publice, pe verso exemplarului 2, a numelui celui care a întocmit adresa, sefului serviciului/biroului, directorului serviciului
12.	– neverificarea propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate – verificarea insuficienta a propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate
13.	– neurmărirea respectării termenelor de solutionare a corespondentei de către compartimentele de specialitate
14.	– nesemnarea documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate) – semnarea cu întârziere a documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate)
15.	– nesemnarea corespondentei către institutii si autorităti publice, organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice, de către conducătorul institutiei sau înlocuitorul acestuia – necontrasemnarea corespondentei de către secretar – semnarea cu întârziere a corespondentei – contrasemnarea cu întârziere a corespondentei de către secretar
16.	– neînaintarea referatelor spre aprobare conducătorului institutiei sau înlocuitorului acestuia – neaprobarea referatelor – aprobarea cu întârziere a referatelor
17.	– neaplicarea stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor – aplicarea cu întârziere a stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor
18.	– neoperarea în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate – operarea cu întârziere în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate
19.	– neexpedierea corespondentei către autorităti si institutii publice din tară si străinătate, către organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice – expedierea cu întârziere a corespondentei
20.	– nearhivarea in unitatile arhivistice conform nomenclatorului
21.	– nepredarea documentelor la arhivă conform reglementarilor legale

Anexa nr. 6

PLAN DE ACTIUNE

pentru minimizarea riscurilor inerente identificate

în ceea ce priveste circuitul documentelor în institutie

Nr. crt.	Denumirea riscurilor inerente	Denumirea actiunii de minimizare a riscului inerent	Persoana/Persoanele responsabile cu implementarea actiunii de minimizare a riscului inerent	Data limită de implementare a actiunii de minimizare a riscului inerent
0	1.	2.	3.	4.
1.	-neînregistrarea corespondentei în registrul general de intrare-iesire – întârzierea înregistrării corespondentei	implementarea procedurii	Responsabil relatii cu publicul	permanent
2.	– neprezentarea corespondentei spre analiza si distribuire la cabinetul secretarului sau înlocuitorului	implementarea procedurii	Responsabil relatii cu publicul	permanent
3.	– neînregistrarea corespondentei în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură	implementarea procedurii	Responsabil relatii cu publicul	permanent
4.	– neprezentarea corespondentei, spre analiză si repartizare, secretarului – prezentarea cu întârziere a corespondentei, spre analiză si repartizare secretarului	implementarea procedurii	Responsabil relatii cu publicul	permanent
5.	– nepreluarea corespondentei – preluarea cu întârziere a corespondentei – neefectuarea mentiunilor în registrele de evidentă – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură – distribuirea cu întârziere a corespondentei pe bază de semnătură	implementarea procedurii	persoanele desemnate	permanent
6.	neprezentarea corespondentei conducerii serviciului de specialitate prezentarea cu întârziere a corespondentei neefectuarea mentiunilor în condică – nedistribuirea corespondentei pe bază de semnătură	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
7.	– neprezentarea corespondentei personalului de specialitate în vederea solutionării – prezentarea cu întârziere a corespondentei	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
8.	– neredirectionarea, prin rezolutie, a corespondentei ce trebuie solutionată de către altă directie de specialitate din institutie – redirectionarea cu întârziere a corespondentei	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
9.	– analizarea insuficientă a aspectelor prezentate în corespondentă – formularea cu întârziere a propunerilor de solutionare	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
10.	– neredactarea documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare) – redactarea gresită sau cu erori a documentelor interne (note, informări, referate, adrese de înaintare)	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
11.	– neînscrierea pe adresele de răspuns către institutiile si autoritătile publice, pe verso exemplarului 2, a numelui celui care a întocmit adresa, sefului serviciului/biroului, directorului serviciului si viceprimarului, după caz	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
12.	– neverificarea propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate – verificarea insuficienta a propunerilor de solutionare întocmite de către serviciile/ birourile/ compartimentele de specialitate precum si a temeiului legal al solutiei adoptate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
13.	– neurmărirea respectării termenelor de solutionare a corespondentei de către compartimentele de specialitate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
14.	– nesemnarea documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate) – semnarea cu întârziere a documentelor interne (note, informări, adrese de înaintare, referate)	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
15.	– nesemnarea corespondentei către institutii si autorităti publice, organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice, de către conducătorul institutiei sau înlocuitorul acestuia – necontrasemnarea corespondentei de către secretar – semnarea cu întârziere a corespondentei – contrasemnarea cu întârziere a corespondentei de către secretar	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
16.	– neînaintarea referatelor spre aprobare conducătorului institutiei sau înlocuitorului acestuia – neaprobarea referatelor – aprobarea cu întârziere a referatelor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
17.	– neaplicarea stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor – aplicarea cu întârziere a stampilei corespunzătoare sau a sigiliului, după caz, pe exemplarul 1 al documentelor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
18.	– neoperarea în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate – operarea cu întârziere în registrul general de intrare-iesire a datelor privind documentele expediate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
19.	– neexpedierea corespondentei către autorităti si institutii publice din tară si străinătate, către organisme locale si centrale, societăti comerciale si persoane fizice – expedierea cu întârziere a corespondentei	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
20.	– nearhivarea in unitatile arhivistice conform nomenclatorului	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
21.	– nepredarea documentelor la arhivă conform reglementarilor legale	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent

11. CUPRINS

Numarul componentei in cadrul procedurii operationale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale
0.	Coperta
1.	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
2.	Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
3.	Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
4.	Scopul procedurii operationale
5.	Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6.	Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
7.	Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
8.	Descrierea procedurii operationale
9.	Atributii si responsabilitati in derularea activitatii
10.	Anexe, inregistrari, arhivari
11.	Cuprins

Structura
organizatorică

Conducător structură
organizatorică
Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Modificare propusă

Justificare