4.SCOPUL PROCEDURII

Prezenta procedura descrie modul in care se gestioneaza in Primaria Comunei Dorobanți situatiile in care, datorita unor circumstante deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile stabilite; astfel, Primaria Comunei Dorobanți are obligatia de a asigura intocmirea documentelor adecvate si obtinerea aprobarilor necesare, de la nivel ierarhic corespunzator fiecarei situatii in parte, inainte de efectuarea operatiunilor.

Scopul principal al procedurii il reprezinta tratarea si identificarea abaterilor. Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare.

5.DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplica tuturor proceselor pentru identificarea, documentarea, evaluarea si tinerea sub control a abaterilor.

In vederea gestionarii corecte a abaterilor, este necesara respectarea urmatoarelor cerinte:

• Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare;

• Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului in care au fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna practica, ce urmeaza a fi formalizate.

Compartimente implicate in procesul activitatii:

• toate compartimentele Primăriei Comunei Dorobanți.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

Legislatie primara:

• Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

Legislatie secundara:

• Legea nr. 188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

• Legea 215/2001 privind administratia publica locala, cu modificarile si completarile ulterioare;

• Codul muncii, cu modificarile ulterioare;

• Legea 182/2002- privind protectia informatiilor clasificate.

Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice:

• • Regulamentul de Organizare si Functionare;

  • Regulamentul de Ordine Interna;

  • Fisa postului.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

7.2. ABREVIERI ALE TERMENILOR

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

Generalitati:

• In derularea activitatilor pot aparea circumstante deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea tranzactiilor prin procedurile existente;

• Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare;

• Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului in care au fost gestionate activitatile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.

Documente utilizate

• • Registrul abaterilor;

  • Document constatator al abaterii;

  • Raport individual cu privire la abaterea savarsita.

Resurse necesare:

Resurse materiale

• birotica, computere;

• retea internet;

• copiator;

• imprimanta;

• telefoane, fax-uri pentru legaturi operative cu alte compartimente si cu structuri din afara institutiei;

• papetarie si tipizate.

Resurse umane

• Sefi compartimente;

• Responsabilul desemnat in vederea indeplinirii activitatilor de Management al Resurselor Umane;

• Auditul intern;

• Secretar;

• Consilierul etic;

• Primar.

Resurse financiare

• Conform bugetului aprobat pentru anul in curs.

Modul de lucru:

• Desfasurarea activitatilor in cadrul Primăriei Comunei Dorobanți se face in conformitate cu politicile, programele si procedurile aprobate si implementate. Orice abatere de la acestea se consemneaza in scris de catre auditorul intern (sau in lipsa acestuia, de personal mandadat in acest sens prin Dispozitie a Primarului Comunei Dorobanți) si se prezinta spre analiza si aprobare Primarului. Primarul respinge sau aproba abaterile de la pocedurile existente, in masura in care justificarea acestora dovedeste existenta abaterilor ca urmare a unor circumstante ce nu au putut fi anticipate la momentul elaborarii politicilor si programelor adoptate.

• In vederea gestionarii corespunzatoare a abaterilor, se vor intocmi noi programe, politici si proceduri, care vor cuprinde obiective, resurse, termene si responsabilitati pentru implementarea adecvata a acestora.

• Abaterile disciplinare sunt tratate conform legislatiei aplicabile si cu luarea in considerare a prevederilor cuprinse in Regulamentele Interne aprobate in cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

• Auditorul intern sau, in lipsa acestuia, personalul mandadat prin Dispozitie a Primarului Comunei Dorobanți in scopul inregistrarii si consemnarii abaterilor, impreuna cu Responsabilul pentru activitatile de Management al Resurselor Umane face o analiza anuala referitoare la numarul abaterilor dintr-un an si la modul in care acestea au fost gestionate si implementate.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Comisia SCIM:

• Verifică și avizează procedura operațională;

9.2. Primarul:

• Aprobă procedura operațională;

9.3. Secretar:

• Aplică procedura, sens în care desfășoară activități conform fișei postului;

RESPONSABILITATI IN DERULAREA PROCEDURII

• Comisia pentru implementarea si dezvoltarea sistemului de control intern managerial stabileste prin Hotarare persoanele implicate in procesul de identificare si semnalare a abaterilor. De obicei, acest rol este indeplinit de catre Auditorul intern, impreuna cu Responsabilul pentru derularea activitatilor de resurse umane; in lipsa unui Auditor Intern, Comisia va decide in sedinta de lucru cine va indeplini aceasta atributie. Hotararea Comisiei privind persoana responsabila pentru identificarea si consemnarea abaterilor va fi prezentata Primarului care va aproba propunerea, respectiv va emite o dispozitie in acest sens. In cazul in care propunerea Comisiei nu este acceptata de catre Primarul Comunei Dorobanți, acesta va propune o persoana pe care o considera potrivita pentru indeplinirea acestor atributii. In cazul unei dispute, decizia Primarului va avea intaietate. Consilierul Etic va contribui de asemenea la identificarea si semnalarea abaterilor, precum si la tratarea corecta a acestor situatii, fiind cea de-a treia persoana care va face, de regula, parte din grupul pentru identificarea, consemnarea si tratarea abaterilor;

• Auditorul intern sau, in lipsa acestuia, personalul mandatat in acest scop prin Dispozitie a Primarului Comunei Dorobanți, inregistreaza abaterile constatate si procedeaza, impreuna cu membrii grupului pentru gestionarea abaterilor, la rezolvarea/tratarea acesteia; in cazul in care abaterile constatate constituie abateri disciplinarea, acestea vor fi sanctionate conform actelor normative in vigoare si cu respectarea prevederilor Regulamentelor Interne aprobate in cadrul Primăriei Comunei Dorobanți;

• Grupul pentru gestionarea abaterilor centralizeaza constatarile efectuate in registrul abaterilor, pe baza caruia se intocmeste, annual analiza referitoare la numarul si gravitatea abaterilor si la modul in care acetsea au fost gestionate si implementate; in cazul in care se constata savarsirea unei abateri de la o procedura/metodologie in mod repetat, se procedeaza la actualizarea/revizia procedurii respective conform constatrilor efectuate. Insemnarile efectuate in Registrul abaterilor sunt dezbatute in sedinta periodica a Comisiei, si, ulterior verificarii din punct de vedere al legalitatii, sunt avizate prin Hotarare; in cazul in care Comisia nu decide avizarea inregistrarii.se constata ca aceasta nu este legala, acest aspect va fi mentionat in rubrica coresounzatoare din registrul abaterilor; inainte de elaborarea analizei abaterilor, registrul abaterilor va fi aprobat de catre Primarul Comunei Dorobanți (anual);

• Consilierul juridic sau, in lipsa acestuia, Secretarul Primăriei Comunei Dorobanți verifica legalitatea consemnarilor inregistrate in registrul abaterilor si incadreaza in mod corespunzator abaterile disciplinare sesizata de catre personalul mandatat in acest sens;

• Sefii de compartiment/superiorii ierarhici vor fi raspunzatori pentru tratarea corespunzatoare a fiecarei situatii in care s-a constatat savarsirea unei abateri de la procedurile interne/disciplinare;

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

Formular de evidență a modificărilor

Formular de analiză a procedurii

Lista de difuzare a procedurii

11. CUPRINS