Procedura operațională – Modalitatea de stabilire a obiectivelor (D2-S05-P026)

Nr.

Crt.

Termenul

Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

Procedurã

Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat; acestea constituie etape necesare îndeplinirii atributiilor si sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilitatilor;

PS (Procedura de sistem) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Comunei Dorobanți;

Compartiment = compartiment /serviciu /birou / department /comisie, etc.; Conducatorul compartimentului = Primar, sef birou/sef serviciu/sef compartiment, Presedinte comisie, etc.;

PO (Procedura Operationala) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Comunei Dorobanți;

PL (Procedura de lucru) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unui singur compartiment din cadrul Comunei Dorobanți;

2.

Ediţie a unei proceduri

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată

3.

SCIM

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial

4.

Analiză

Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite

5.

Părţi interesate

Cetăţenii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează

6.

Competenta

Constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului

7.

Responsabilitatea

Reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta

8.

Raportarea

Reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor

9.

Grupul de lucru

Grupul de lucru pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial, constituit prin dispoziție a primarului.

10.

Structura organizatorică

Configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

Nr. Crt.

Abrevierea

Termenul abreviat

1.

P.O.

Procedura operaţională

2.

E

Elaborare

3.

V

Verificare

4.

A

Aprobare

5.

Ap.

Aplicare

6.

Ah.

Arhivare

Faza

Actiune

Responsabil

Documente aplicabile

Inregistrari emise

1

Identificarea obiectivelor generale şi specifice – pentru toate compartimentele din cadrul Primariei Comunei Dorobanți

– Comisia

– Sefi compartimente

– Responsabilii pentru elaborarea, dezvoltarea şi implementarea sistemelor de control managerial de la nivelul fiecarui compartiment

-PO Semnalarea neregularitatilor;

-PO Analiza riscurilor

-Lista obiectivelor generale

-Lista obiectivelor specifice

2

Stabilirea riscurilor semnificative

– Comisia

– Sefi compartimente

-Responsabilii pentru elaborarea, dezvoltarea şi implementarea sistemelor de control managerial de la nivelul fiecarui compartiment

-PO Analiza riscurilor

Rapoarte

3

Numirea persoanelor responsabile de elaborarea obiectivelor generale si specifice aferente sistemului de control managerial

– Primarul Comunei Dorobanți

-PO Analiza riscurilor;

– PO Separarea atributiilor;

– PO Semnalarea neregularitaþilor;

Decizii numire

Faza

Actiune

Responsabil

Doc. aplicabile

Inregistrari emise

1

Convocarea persoanelor responsabile de elaborarea obiectivelor

– Comisia

-Decizii de numire

Notificare

2

Stabilirea obiectivelor generale

– Persoanele care elaboreaza obiectivele generale si specifice aferente sistemului de control managerial.

-PO modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice

Lista obiectivelor generale

3

Elaborarea obiectivelor

– Persoanele care elaboreaza obiectivele generale si specifice aferente sistemului de control managerial.

– Comisia

– Sefi compartimente

-PO modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice;

-PO Analiza riscurilor;

Lista obiectivelor generale;

Lista obiectivelor specifice

4

Stabilirea obiectivelor specifice

– Sefi compartimente

-PO modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice;

-PO Analiza riscurilor;

Lista obiectivelor specifice

5

Elaborarea obiectivelor specifice pe functii si compartimente.

– Comisia

– Sefi compartimente

-PO- modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice;

-PO Analiza riscurilor;

Lista obiectivelor specifice pe functii si compartimente

6

Aprobarea obiectivelor

– Primarul Comunei Dorobanți

-PO modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice;

-PO Analiza riscurilor;

Lista obiectivelor aprobate

7

Difuzarea obiectivelor aprobate la nivelurile şi funcţiile relevante

– Personal desemnat

-PO modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice;

-PO Analiza riscurilor;

Lista de difuzare

8

Instruirea personalului privind obiectivelor specifice sistemului de control managerial pe functii si compartimente.

– Sefi compartimente

-PO modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice;

-PO Analiza riscurilor;

Proces verbal de instruire

Faza

Actiune

Responsabil

Documente aplicabile

Inregistrari emise

1

Monitorizarea obiectivelor

– Comisia

– Sefi compartimente

– PO modalitatea de stabilire a obiectivelor generale si specifice;

Rapoarte

2

Monitorizarea obiectivelor specifice

– Comisia

– Sefi compartimente

-PO Achiziţii publice;

-PO Gestionarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar; efectuarea operaţiunilor de încasări şi plăţi;

-PO Analiza riscurilor;

– PO Accesul la resurse;

Rapoarte

3

Raportarea periodica a nivelului de atingere a obiectivelor specifice

– Sefi compartimente

– PO Informarea;

– PO Comunicarea;

–PO Analiza riscurilor.

Rapoarte

4

Analiza periodica a nivelului de atingere a obiectivelor specifice

– Comisia

– Sefi compartimente

– PO Informarea;

– PO Comunicarea;

–PO Analiza riscurilor.

Raport de analiza

5

Analiza efectuata de conducere – identificarea nivelului de atingere a obiectivelor

– Primarul Comunei Păuliș

– Comisia

– PO Informarea;

– PO Comunicarea;

– PO Analiza riscurilor;

Raport de analiza

Nr. anexă

Denumire anexă

Elaborator

Aprobat

Nr. Ex.

Arhivare

Alte el.

Loc

Perioada

0

1

2

3

4

5

6

8

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Nr. anexă

Denumirea anexei

Elaborator

Aprobă

Număr de exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte elemente

Loc

Perioadă

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

2.

3.

Structura

organizatorică

Conducător structură

organizatorică

Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Modificare propusă

Justificare

Data

Semnătura

Structura

organizatorică

Conducător structură

organizatorică

Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Aviz favorabil

Aviz nefavorabil

DA

Semnătura

Data

Observaţii

Semnătura

Data

Număr exemplar

Structură organizatorică

Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

Data retragerii

Data intrării în vigoare a procedurii

Semnătura

Numărul componentei în cadrul procedurii operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale

Coperta

1.

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2.

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

3.

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

4.

Scopul procedurii operaţionale

5.

Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

6.

Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale

7.

Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

8.

Descrierea procedurii operaţionale

9.

Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

10.

Anexe, înregistrări, arhivări

11.

Cuprins