9.5. Responsabil de Relaţii cu Publicul:

SOLUȚIONAREA CERERILOR ÎN INTERES PUBLIC

9.5. Responsabil de Relaţii cu Publicul:

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA EDIŢIEI SAU, DUPĂ CAZ, A REVIZIEI ÎN CADRUL EDIŢIEI

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI

BAZA DE CALCUL

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA EDIŢIEI SAU, DUPĂ CAZ, A REVIZIEI ÎN CADRUL EDIŢIEI

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI

BAZA DE CALCUL

ROMÂNIA JUDEȚUL ARAD COMUNA DOROBANȚI	PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ	Ediția 1, Nr. exemplare:1
	SOLUȚIONAREA CERERILOR ÎN INTERES PUBLIC	Revizia 0, Nr. exemplare:1
		Pagina:
COMPARTIMENT:		Exemplar nr.1
COD COMPARTIMENT:	COD D4-S12-PO40

Nr. crt.	Elemente privind responsabilii/ operaţiunea	Numele şi prenumele	Funcţia	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.1	Elaborat PROIECT	Societate	Jurist	12.09.2018
	Din partea AUTORITĂȚII			12.09.2018
1.2.	Informare	KORODI ERIKA	Primar	12.09.2018
1.3.	VERIFICAT Comisia SCIM	VAIDA ANDO ANAMARIA	Președinte comisie SCIM	12.09.2018
		JUHASZ ZOLTAN	Vicepreședinte comisie SCIM	12.09.2018
		BOHM MELINDA	Secretar comisie SCIM	12.09.2018
		TORMA PIROSCA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
		KOVACS IRINA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
		OZE ECATERINA LOREDANA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
		ARVAI ANNA MARIA	Membru comisie SCIM	12.09.2018
1.4.	Aprobat		Primar	12.09.2018

	Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei	Componenta revizuită	Modalitatea reviziei	Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei
	1	2	3	4
2.1.	Ediţia I	X	X	X
2.2.	Revizia 1
2.3.	Revizia 2

Nr. crt	Scopul difuzării	Ex. nr.	Compartiment	Funcţia	Numele şi prenumele	Data primirii	Semnătura
0	1	2	3	4	5	6	7
3.1	Aplicare	1				12.09.2018
3.2.	Informare	1	Conducere	Primar		12.09.2018
			Conducere	Viceprimar		12.09.2018
			Secretar UAT	Secretar		12.09.2018
3.3.	Evidență	1	Secretar	Secretar		12.09.2018
3.4.	Arhivare	1	Secretar	Secretar		12.09.2018
	Arhivare	1	Compartiment de specialitate conform dispoziție primar și/sau fișa postului și/ sau anexei la fișa postului	Secretar		12.09.2018
3.5.	Alte scopuri	–	–	–	–	–

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate. Procedura stabilește un set unitar de reguli pentru reglementarea activitatii de soluţionare a cererilor de informaţii de interes public formulate in baza prevederilor Legii nr.544/2001 și responsabilităţile privind desfasurarea activitatii de soluţionare a cererilor de informaţii de interes public.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii.

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională.

Procedura se aplică de către persoana/persoanele responsabile de Relatii cu Publicul, cu atribuţii in ceea ce priveşte aplicarea prevederilor legale privind accesul liber si neingradit al cetatenilor la informatiile de interes public si de către personalul de specialitate căruia i se repartizează cererile spre soluţionare.

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică.

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1. Reglementări internaționale

6.1.1. Standardele internaționale de management.

6.2. Legislație primară

6.5.1. Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

6.5.2. Legea nr. 53 2003 privind Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare;

6.5.3. Legea nr.215/2001 a administratiei publice locale, republicată, cu modificările si completările ulterioare;

6.5.4. Legea nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informatiile de interes public și Normele metodologice.

6.3.Legislaţie secundară

6.3.1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

6.3.2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

6.3.3. Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;

6.4.2. Regulamentul Intern;

6.4.3. Fişele postului;

6.4.4. Procedura Circuitul documentelor;

6.4.5. Procedura Structura organizatorică.

7. DEFINIŢII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
	Procedurã	Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat; acestea constituie etape necesare îndeplinirii atributiilor si sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilitatilor; PS (Procedura de sistem) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți; Compartiment = compartiment /serviciu /birou / department /comisie, etc.; Conducatorul compartimentului = Primar, sef birou/sef serviciu/sef compartiment, Presedinte comisie, etc.; PO (Procedura Operationala) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți; PL (Procedura de lucru) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unui singur compartiment din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.
2.	Ediţie a unei proceduri operaţionale	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată
3.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial
4.	Analiză	Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite
5.	Părţi interesate	Cetăţenii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează
6.	Competenta	Constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului
7.	Responsabilitatea	Reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta
8.	Raportarea	Reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor
9.	Grupul de lucru	Grupul de lucru pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial, constituit prin dispoziție a primarului Primăriei Comunei Dorobanți
10	Structura organizatorică	configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

7.2. Abrevieri:

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	PO	Procedura operaţională
2.	E.	Elaborare
3.	V.	Verificare
4.	Av.	Avizare
5.	Ap.	Aprobare
6.	Ap.	Aplicare
7.	Ah.	Arhivare
8.	PS	Procedurã de sistem
9.	PL	Procedurã de lucru
10.	RU	Resurse Umane

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAȚIONALE

– Conform prevederilor legale in vigoare, cetăţenii au dreptul sa solicite si sa obţină de la autorităţile si instituţiile publice informaţii de interes public.

– Cererile pot fi formulate verbal, in scris sau prin posta electronica si trebuie sa conţină in mod obligatoriu o serie de elemente (autoritatea sau institutia publica la care se adresează cererea, informaţia solicitata, numele, prenumele si semnătura solicitantului, precum si adresa la care se solicita primirea răspunsului).

I. Accesul la informaţiile de interes public comunicate din oficiu se realizează prin:

afişare la sediul Primăriei Comunei Dorobanți la avizierul din holul de la parterul instituţiei, precum şi Responsabilul de Relaţii cu Publicul, consultarea informaţiilor comunicate din oficiu, în spaţiile menţionate, în programul zilnic stabilit;
informarea verbală a cetăţeanului de către funcţionarii Responsabilul de Relaţii cu Publicul;
consultarea site-ului Primăriei Comunei Dorobanți;
publicarea în mass-media.

II. Solicitarea informaţiilor de interes public, altele decât cele prevăzute să fie comunicate din oficiu, va fi adresată instituţiei sau autorităţii publice, în condiţiile art. 6 din Legea nr.544/2001.

1. Solicitarea în scris a informaţiilor de interes public cuprinde următoarele elemente:

a) autoritatea sau instituţia publică la care se adresează cererea;

b) informaţia solicitată, astfel încât să permită autorităţii sau instituţiei publice identificarea informaţiei de interes public;

c) numele, prenumele şi semnătura solicitantului, precum şi adresa la care se solicită primirea răspunsului.

Pentru a facilita redactarea solicitării şi a reclamaţiei administrative, autorităţile şi instituţiile publice vor pune gratuit la dispoziţia persoanei interesate formulare tip, realizate conform modelelor din normele metodologice de aplicare a Legii 544/2001.

În cazul în care informaţiile publice solicitate sunt gestionate de alt departament decât cel din care face parte funcţionarul public desemnat cu informaţiile publice, se va solicita comunicarea informaţiilor publice în scris departamentelor corespunzătoare, care vor pune la dispoziţie informaţiile solicitate în termen de maxim 30 zile. Imposibilitatea de a comunica informaţiile solicitate sau inexistenţa acestor informaţii va fi comunicată funcţionarului desemnat cu informaţiile publice în scris, pentru a se formula răspuns pertinent şi argumentat petentului în termenul legal.

Aprecierea caracterului public al informaţiilor solicitate se va face de către persoana desemnată cu informaţiile publice, având în vedere dispoziţiile legale în vigoare.

2. Solicitarea în format electronic a informaţiilor de interes public.

Conform procedurii privind circuitul documentelor, solicitările de informaţii publice care parvin instituţiei în format electronic pe adresa ___________________verificate şi transmise către Responsabilul de Relaţii cu Publicul, unde vor fi listate şi transmise împreună cu corespondenţa conducerii instituţiei spre repartizare.

În cazul în care se solicită de către petent ca răspunsul la solicitarea depusă în temeiul Legii 544/2001 să îi fie transmisă în format electronic, funcţionarul responsabil cu informaţiile publice va redacta răspunsul pe suport de hârtie, îl va înmâna spre luare la cunoştiinţă şi semnare Primarului. După semnarea actului, acesta va fi scanat şi trimis la adresa de e-mail unde se solicită comunicarea răspunsului.

Lista documentelor de interes public comunicate din oficiu, precum şi lista documentelor exceptate de la liberul acces la informaţii, gestionate de Primăria Comunei Dorobanți, fac parte integrantă la prezenta procedură. Această listă va fi actualizată în funcţie de modificările legislative ulterioare de către responsabilul cu informaţiile publice.

Orice modificare a actelor din lista de informaţii publice care se comunică din oficiu va fi adusă la cunoştiinţa departamentelor care le gestionează prin modalităţile stabilite.

Anual, până în data de 31 Ianuarie, se va proceda la actualizarea informaţiilor publice comunicate din oficiu, dacă acest lucru se impune. De asemenea, responsabilul cu informaţiile publice va întocmi anual un raport privind implementarea Legii 544/2001 la nivelul instituţiei. Acest raport va fi comunicat Instituţiei Prefectului şi va fi afişat pe site-ul instituţiei pentru consultare. Modificările aduse conţinutului informaţiilor publice ce se comunică din oficiu se vor comunica cu responsabilul cu informaţiile publice care va asigura la rândul lui informarea publică prevăzută de lege.

Responsabilul de Relaţii cu Publicul asigură legătura cetăţeanului cu instituţia. În scopul asigurării informării cetăţeanului, funcţionarii din cadrul Responsabilul de Relaţii cu Publicul furnizează informaţii verbale solicitanţilor, precum şi activitatea de preluare a solicitărilor de informaţii publice în scris. Prin grija Rsponsabilului de Relaţii cu Publicul, solicitările de informaţii publice depuse pe suport de hârtie se înregistrează şi se trimit împreună cu corespondenţa conducerii instituţiei, pentru a fi distribuită ulterior persoanelor responsabile cu soluţionarea lor.

Termenele pentru comunicarea în scris a unui răspuns solicitanţilor informaţiilor de interes public sunt cele prevăzute de Legea 544/2001 şi anume:

10 zile lucrătoare, pentru comunicarea informaţiei de interes public solicitate, dacă aceasta a fost identificată în acest termen;
10 zile lucrătoare pentru anunţarea solicitantului că termenul iniţial prevăzut la lit a) nu a fost suficient pentru identificarea informaţiei solicitate;
30 de zile lucrătoare pentru comunicarea informaţiei de interes public identificate peste termenul prevăzut la lit. a)
5 zile lucrătoare pentru transmiterea refuzului de comunicare a informaţiei solicitate şi a motivării refuzului.

Accesul la informaţiile de interes public este gratuit.

Costul seviciilor de copiere va fi suportat de către solicitant în condiţiile legii, acesta fiind stabilit anual prin hotărâre de consiliu local.

Plata serviciilor de copiere se va face la ghişeul de taxe şi impozite Primăriei Comunei Dorobanți.

Semestrial, responsabilul cu informaţiile publice va organiza o acţiune de informare a cetăţenilor cu privire la modalităţile şi procedura de acces la informaţiile publice prin afişarea la sediul instituţiei.

Procedura de acces la informaţiile publice va fi postată pe site-ul instituţiei într-o modalitate uşor accesibilă cetăţenilor.

Modalităţile de contestare a refuzului explicit sau tacit a autorităţilor sau instituţiilor publice, în privinţa dreptului de liber acces la informaţiile de interes public, sunt următoarele :

împotriva refuzului se poate depune reclamaţie la conducătorul autorităţii sau instituţiei publice, în termen de 30 de zile de la luarea la cunoştiinţă de către persoana lezată.

La nivelul fiecărei autorităţi sau instituţii publice se constituie o comisie de analiză privind încălcarea dreptului de liber acces la informaţiile de interes public.

Prin Dispoziţia Primarului Primăriei Comunei Dorobanți nr. _________________ a fost numită persoana responsabilă cu soluţionarea şi monitorizarea solicitărilor depuse în temeiul Legii 544/2001.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Comisia SCIM:

Aprobă, în cadrul ședințelor, procedura operațională;
Monitorizează aplicarea procedurii.

9.2. Primar:

În baza hotărârii Comisiei SCIM emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale.

9.3. Persoana desemnată cu soluţionarea şi monitorizarea solicitărilor de informaţii publice:

monitorizează implementarea şi aplicarea legislaţiei referitoare la accesul la informaţiile publice;
soluţionează conform legislaţiei în vigoare şi a prezentei proceduri solicitările de informaţii publice.

9.4. Comisia de analiză:

primeşte şi analizează reclamaţiile persoanelor;
efectuează cercetarea adminstrativă;
stabileşte dacă reclamaţia persoanei privind liberul acces la informaţiile de interes public este întemeiată sau nu;
În cazul în care reclamaţia este întemeiată, propune aplicarea unei sancţiuni disciplinare personalului care se face vinovat şi informează despre rezultatul cercetării administrative comisia de disciplină a autorităţii sau instituţiei publice;
Redactează şi trimite răspunsul solicitantului în termen de 15 zile de la depunerea reclamaţiei.

coordonează activitatea de relaţii cu publicul-asigurarea accesului la informaţiile de interes public;
instruieşte personalul din subordine pentru respectarea prevederilor din prezenta procedură;
monitorizează procesul de relaţii cu publicul;
identifică, înregistrează şi rezolvă neconformităţile depistate în procesul de asigurare a accesului la informaţiile de interes public;
asigură accesul liber, direct şi nediscriminatoriu al cetăţenilor la informaţiile şi serviciile oferite de Responsabil de Relaţii cu Publicul, în condiţiile legii;
asigură accesul liber la informaţiile de interes public persoanelor fizice şi juridice care solicită acest lucru;
se îngrijeşte de armonizarea circulaţiei documentelor şi de îmbunătăţirea monitorizării lor;
prezintă un raport de activitate privind analiza datelor;
asigură trimiterea răspunsurilor şi documentaţiilor privind informaţiile publice de câte ori este necesar;
actualizează informaţiile de interes public pe pagina de internet a instituţiei;
asigură suportul informatic pentru orice alte probleme legate de informarea publică.

9.6. Personalul de execuţie:

oferă informaţii generale verbal şi /sau prin fluturaşi informativi;
privind atribuţiile administraţiei publice locale şi serviciile pe care acestea le oferă
înregistrează şi urmăreşte modul de rezolvare a cererilor scrise de

interes public.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

Nr. anexă	Denumire anexă	Elaborator	Aprobat	Nr. Ex.	Dif.	Arhivare		Alte el.
Nr. anexă	Denumire anexă	Elaborator	Aprobat	Nr. Ex.	Dif.	Loc	Perioada	Alte el.
0	1	2	3	4	5	6	7	8
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

REGISTRE

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Loc	Perioadă	Alte elemente
0	1	2	3	4	5	6	7	8
1.
2.
3.

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil			Aviz nefavorabil
Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	DA	Semnătura	Data	Observaţii	Semnătura	Data

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Număr exemplar	Structură organizatorică	Nume şi prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătura

Anexa nr. 1 – Lista activitatilor desfasurate in domeniul solutionarii cererilor de

informaţii de interes public

Anexa nr. 2 – Tabel cu obiectivele specifice şi riscurile inerente asociate activitatii de

soluţionare a cererilor de informaţii de interes public

Anexa nr. 3 – Baza de calcul pentru evaluarea riscurilor inerente in activitatea de

soluţionare a cererilor de informaţii de interes public

Anexa nr. 4 – Plan de acţiune pentru minimizarea riscurilor inerente identificate in

activitatea de soluţionare a cererilor de informaţii de interes public

Anexa 1

LISTA

activitatilor desfasurate in domeniul solutionarii cererilor de informaţii de interes public

Nr. crt.	Denumirea activitatii	Denumirea postului căruia ii corespunde activitatea	Pozitia postului in statul de organizare
1.	Primirea si înregistrarea cererilor în registrul special de evidenţă a cererilor formulate in baza prevederilor Legii nr.544/2001	Personalul de executie	execuţie
2.	Eliberarea unei confirmari scrise solicitantului, conţinând data şi numărul de înregistrare a cererii	Personalul de executie	execuţie
3.	Verificarea existentei elementelor obligatorii pe care trebuie sa le conţină cererea	Persoana desemnata	execuţie
4.	Punerea la dispoziţia solicitanţilor a formularelor tip de cereri si reclamaţii administrative, formulate in baza prevederilor Legii nr.544/2001	Personalul de executie	execuţie
5.	Evaluarea primară a solicitării, în urma căreia se stabileşte dacă informaţia solicitată este o informaţie comunicată din oficiu, furnizabilă la cerere sau exceptată de la liberul acces	Persoana desemnata	execuţie
6.	Întocmirea adresei de înaintare a cererii către autoritatile sau instituţiile publice care detin informatii	Persoana desemnata	execuţie
7.	Semnarea adresei de înaintare a cererilor către alte autoritati sau instituţii publice care detin informatii	Primar /Viceprimar	conducere
8.	Expedierea adresei de înaintare a cererilor către autoritatile sau instituţiile publice care detin informatii	Persoana desemnata	execuţie
9.	Întocmirea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate	Persoana desemnata	execuţie
10.	Semnarea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate	Sef compartiment	conducere
11.	Transmiterea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate	Persoana desemnata	execuţie
12.	Urmărirea termenului de soluţionare a cererilor	Sef compartiment	execuţie
13.	Întocmirea raspunsului la cererea de informatii de interes public de catre compartimentele de specialitate	Personalul de executie	execuţie
14.	Semnarea raspunsului compartimentului de specialitate la cererea de informatii de interes public	Sef compartiment	conducere
15..	Inaintarea raspunsului la cererea de informatii de interes public catre compartimentul care se ocupa cu gestionarea acestora	Persoana desemnata	execuţie
16.	Calcularea costurilor serviciilor de copiere a documentelor, in cazul in care, in cerere, a fost solicitata eliberarea de duplicate	Persoana desemnata	execuţie
17.	Aducerea la cunostinta solicitantului a costului serviciilor de copiere a documentelor, in cazul in care, in cerere, a fost solicitata eliberarea de duplicate	Persoana desemnata	execuţie
18.	Urmărirea efectuării plătii serviciilor de copiere a documentelor de către solicitant si tinerea evidentei chitanţelor	Persoana desemnata	execuţie
19.	Redactarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii	Persoana desemnata	execuţie
20.	Semnarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii	Primar /Viceprimar	conducere
21.	Expedierea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii	Persoana desemnata	execuţie
22.	Asigurarea accesului persoanelor care efectuează studii si cercetări in folos propriu sau in interes de serviciu la fondul documentaristic al instituţiei, pe baza solicitării scrise	Personalul de executie	execuţie
23.	Arhivarea in unitatile arhivistice conform nomenclatorului	Personalul de executie	execuţie
24.	Predarea cererilor si a raspunsurilor la arhiva conform reglementarilor legale	Persoana desemnata	execuţie

Anexa 2

…………………………….

(caracterul documentului)

……………………………………

(numărul de înregistrare)

TABEL

cuprinzând obiectivele specifice şi riscurile inerente asociate

activitatii de soluţionare a cererilor de informatii de interes public

Anexa 3

evaluarea riscurilor inerente în activitatea de soluţionare

a cererilor de informatii de interes public

Nr. crt.	Denumirea riscurilor inerente	Impactul aferent riscului inerent	Probabilitatea aferenta riscului inerent	Nivelul de risc (col.2xcol.3)
0	1	2	3	4
1.	-neînregistrarea cererilor în registrul special de evidenţă a cererilor formulate in baza prevederilor Legii nr.544/2001 – întârzierea inregistrarii cererilor
2.	– neeliberarea unei confirmari scrise solicitantului, conţinând data şi numărul de înregistrare a cererii
3.	– neverificarea existentei elementelor obligatorii pe care trebuie sa le conţină cererea
4.	– neasigurarea din oficiu a formularelor tip de cereri si reclamaţii administrative
5.	– nerealizarea evaluarea primare a solicitării
6.	– neintocmirea adresei de înaintare a cererii către autoritatile sau instituţiile publice care detin informatii – nerespectarea termenului legal de remitere a cererilor către alte autoritati sau instituţii publice – redactarea greşită sau cu erori a adresei de înaintare a cererilor către alte autoritati sau instituţii publice
7.	– nesemnarea adresei de înaintare a cererilor către alte autorităţi sau instituţii publice – întârzieri în semnarea adresei de înaintare a cererilor către alte autorităţi sau instituţii publice
8.	– neexpedierea adresei de înaintare a cererilor către autorităţile sau instituţiile publice care detin informatii – întârzieri în expedierea adresei de înaintare a cererilor către autorităţile sau instituţiile publice care deţin informaţii
9.	– neîntocmirea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate – întârzieri în întocmirea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate
10.	– nesemnarea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate – întârzieri în semnarea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate
11.	– netransmiterea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate – întârzieri în transmiterea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate
12.	– neverificarea termenului de soluţionare a cererilor
13.	– neîntocmirea raspunsului la cererea de informatii de interes public de catre compartimentele de specialitate – întârzieri în întocmirea raspunsului la cererea de informatii de interes public de catre compartimentele de specialitate
14.	– nesemnarea raspunsului compartimentului de specialitate la cererea de informatii de interes public – întârzieri în semnarea raspunsului compartimentului de specialitate la cererea de informatii de interes public
15.	– neinaintarea raspunsului la cererea de informatii de interes public catre compartimentul care se ocupa cu gestionarea acestora – întârzieri în inaintarea raspunsului la cererea de informatii de interes public catre compartimentul care se ocupa cu gestionarea acestora
16.	– necalcularea costurilor serviciilor de copiere a documentelor, in cazul in care, in cerere, a fost solicitata eliberarea de duplicate
17.	– necomunicarea costului serviciilor de copiere a documentelor, in cazul in care, in cerere, a fost solicitata eliberarea de duplicate – comunicarea cu intarziere a costului serviciilor de copiere a documentelor
18.	– neverificarea efectuarii platii serviciilor de copiere a documentelor de catre solicitant – nesolicitarea chitantelor ca dovada a efectuarii platii serviciilor de copiere a documentelor
19.	– neredactarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii – întârzieri în redactarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii
20.	– nesemnarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii – întârzieri in semnarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii
21.	– neexpedierea răspunsului către solicitant – întârzieri in expedierea răspunsului către solicitant
22.	-neasigurarea accesului persoanelor care efectuează studii si cercetări in folos propriu sau in interes de serviciu la fondul documentaristic al instituţiei, pe baza solicitării scrise
23.	– nearhivarea in unitatile arhivistice conform nomenclatorului
24.	– întârzierea in predarea petiţiilor la arhiva conform reglementarilor legale

Anexa 4

PLAN DE ACŢIUNE

pentru minimizarea riscurilor inerente identificate

in activitatea de soluţionare a cererilor de informatii de interes public

Nr. crt.	Denumirea riscurilor inerente	Denumirea acţiunii de minimizare a riscului inerent	Persoana/Persoanele responsabile cu implementarea acţiunii de minimizare a riscului inerent	Data limită de implementare a acţiunii de minimizare a riscului inerent
0	1.	2.	3.	4.
1.	-neînregistrarea cererilor în registrul special de evidenţă a cererilor formulate in baza prevederilor Legii nr.544/2001 – întârzierea inregistrarii cererilor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
2.	– neeliberarea unei confirmari scrise solicitantului, conţinând data şi numărul de înregistrare a cererii	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
3.	– neverificarea existentei elementelor obligatorii pe care trebuie sa le conţină cererea	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
4.	– neasigurarea din oficiu a formularelor tip de cereri si reclamaţii administrative	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
5.	– nerealizarea evaluarea primare a solicitării	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
6.	– neintocmirea adresei de înaintare a cererii către autoritatile sau instituţiile publice care detin informatii – nerespectarea termenului legal de remitere a cererilor către alte autoritati sau instituţii publice – redactarea greşită sau cu erori a adresei de înaintare a cererilor către alte autoritati sau instituţii publice	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
7.	– nesemnarea adresei de înaintare a cererilor către alte autoritati sau instituţii publice – întârzieri în semnarea adresei de înaintare a cererilor către alte autoritati sau instituţii publice	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
8.	– neexpedierea adresei de înaintare a cererilor către autoritatile sau instituţiile publice care detin informatii – întârzieri în expedierea adresei de înaintare a cererilor către autoritatile sau instituţiile publice care detin informatii	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
9.	– neîntocmirea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate – întârzieri în întocmirea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
10.	– nesemnarea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate – întârzieri în semnarea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
11.	– netransmiterea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate – întârzieri în transmiterea adresei de înaintare a cererii către compartimentele de specialitate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
12.	– neverificarea termenului de soluţionare a cererilor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
13.	– neîntocmirea raspunsului la cererea de informatii de interes public de catre compartimentele de specialitate – întârzieri în întocmirea raspunsului la cererea de informatii de interes public de catre compartimentele de specialitate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
14.	– nesemnarea raspunsului compartimentului de specialitate la cererea de informatii de interes public – întârzieri în semnarea raspunsului compartimentului de specialitate la cererea de informatii de interes public	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
15.	– neinaintarea raspunsului la cererea de informatii de interes public catre compartimentul care se ocupa cu gestionarea acestora – întârzieri în inaintarea raspunsului la cererea de informatii de interes public catre compartimentul care se ocupa cu gestionarea acestora	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
16.	– necalcularea costurilor serviciilor de copiere a documentelor, in cazul in care, in cerere, a fost solicitata eliberarea de duplicate	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
17.	– necomunicarea costului serviciilor de copiere a documentelor, in cazul in care, in cerere, a fost solicitata eliberarea de duplicate – comunicarea cu intarziere a costului serviciilor de copiere a documentelor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
18.	– neverificarea efectuarii platii serviciilor de copiere a documentelor de catre solicitant – nesolicitarea chitantelor ca dovada a efectuarii platii serviciilor de copiere a documentelor	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
19.	– neredactarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii – întârzieri în redactarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
20.	– nesemnarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii – întârzieri in semnarea răspunsului către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
21.	– neexpedierea răspunsului către solicitant – întârzieri in expedierea răspunsului către solicitant	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
22.	-neasigurarea accesului persoanelor care efectuează studii si cercetări in folos propriu sau in interes de serviciu la fondul documentaristic al instituţiei, pe baza solicitării scrise	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
23.	– nearhivarea in unitatile arhivistice conform nomenclatorului	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent
24.	– întârzierea in predarea petiţiilor la arhiva conform reglementarilor legale	implementarea procedurii	Sef compartiment	permanent

11. CUPRINS

Numarul componentei in cadrul procedurii operationale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale
0.	Coperta
1.	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
2.	Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
3.	Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
4.	Scopul procedurii operationale
5.	Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6.	Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
7.	Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
8.	Descrierea procedurii operationale
9.	Atributii si responsabilitati in derularea activitatii
10.	Anexe, inregistrari, arhivari
11.	Cuprins

Structura
organizatorică

Conducător structură
organizatorică
Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Modificare propusă

Justificare