4.SCOPUL PROCEDURII

Prezenta procedura descrie modul in care conducerea Primăriei Comunei Dorobanți/sefii compartimentelor structurale din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți exercita controlul intern asupra activitatilor derulare de catre personalul din subordine, in vederea atingerii obiectivelor Primariei.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

Procedura se aplica tuturor structurilor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Comunei Dorobanți care exercita functia de control.

Compartimente implicate in procesul activitatii:

• toate compartimentele Primăriei Comunei Dorobanți.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

Legislatie primara:

• Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

Legislatie secundara:

• Legea nr. 188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

• Legea 215/2001 privind administratia publica locala, cu modificarile si completarile ulterioare;

• Codul muncii, cu modificarile ulterioare;

• Legea 182/2002- privind protectia informatiilor clasificate.

Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice:

• • Regulamentul de Organizare si Functionare;

  • Regulamentul de Ordine Interna;

  • Fisa postului.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

7.2. ABREVIERI ALE TERMENILOR

8. DESCRIEREA PROCEDURII

Generalitati:

Extras din “Indrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern in entitatile publice” :

Entitatea publica va elabora propria strategie de control, in vederea evitarii riscurilor ce pot determina abateri nedorite de la politicile si obiectivele stabilite.

Strategia va viza, in principal:

• integrarea controlului in componentele procesuale si structurale ale organizarii entitatii publice;

• definirea obiectivelor controlului;

• stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor si procedurilor ce trebuie utilizate in cadrul acestora;

• elaborarea planurilor/programelor de control;

• pregatirea personalului cu atributii de control; modalitatile de evaluare si valorificare a rezultatelor controalelor; eficacitatea controlului, prin prisma criteriului costuri/beneficii.

Activitati preliminare necesar a fi realizate inainte de intocmirea si aplicarea Strategiei de control intern

De mentionat ca o strategie, oricat de bine pusa la punct, va ramane un simplu deziderat, daca, in vederea exercitarii controlului, nu sunt asigurate urmatoarele premise, absolut necesare:

• stabilirea precisa a activitatilor, atributiilor, sarcinilor si obiectivelor acestora (exprimate prin indicatori cantitativi sau calitativi), pe compartimente si posturi de executie si de conducere;

• atribuirea de competente adecvate, exact delimitate, pentru indeplinirea sarcinii atribuite;

• stabilirea in mod corect a responsabilitatilor individuale, pentru indeplinirea sarcinilor atribuite;

• existenta procedurilor scrise, pentru fiecare activitate care se desfasoara in cadrul entitatii publice.

Exercitarea functiei de evaluare-control nu mai este privita ca o prerogativa exclusiva a unor persoane/structuri specializate de control ci, dimpotriva, controlul este considerat ca fiind un proces, disipat in intreaga entitate, si, in cadrul caruia fiecare persoana, incepand cu managerul general/ordonatorul de credite si terminand cu ultimul angajat, este responsabila sa efectueze un anumit tip de control.

Aceste activitati de control imbraca forme multiple. Cele mai frecvent intalnite sunt: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, supervizarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea si aprobarea.

Efectuarea controlului presupune si cunoasterea a ceea ce trebuie evitat.

Controlul nu inseamna a reface munca subordonatilor, a intinde curse pentru descoperirea erorilor sau a practica in permanenta o supraveghere/verificare excesiva a ceea ce se executa.

Deopotriva, trebuie subliniat ca a controla inseamna un act de asistenta, concretizat in indrumarea celui controlat in sarcinile noi si dificile, adoptarea conduitei adecvate in raport cu punctele sale forte sau cele slabe; un act motivator, in sensul ca persoana controlata sa inteleaga ca munca sa este importanta si ca eforturile, dificultatile sau performantele sale nu sunt ignorate; un act de verificare, pe de o parte, cel verificat trebuie sa stie ca la perioade aleatorii, in mod sigur, cineva verifica realizarea sarcinii, iar, pe de alta parte, orice verificare trebuie sa se finalizeze intr-un inscris (viza, nota, raport etc.) necesar pentru a se aprecia calitatea controlului si a se cunoaste frecventa actelor de control.

Obligativitatea intocmirii Strategiei de control intern este prevazuta si in :

STRATEGII DE CONTROL–

Descrierea standardului

Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.

Cerinţe generale :

1. Există un raport de interdependenţă între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control. Fără o strategie de control adecvată, creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politică şi programele entităţii publice şi, deci, al nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate;

2. Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cât fundamentarea şi realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai complexe şi mai dificile;

3. Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitând studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregătirii personalului de control, a îmbunătâţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc;

Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta largă a modalităţilor de control şi a criteriilor de clasificare a acestora, regăsim:

• clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);

• clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc.;

• clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior;

• clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;

• clasificarea controlului în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect; control încrucisat;

• clasificarea controlului în funcţie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;

• clasificarea controlului în funcţie de înţeresul entităţii: control pentru sine; control pentru alţii;

• clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

• clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post; etc.

Obiectivele si activitatile planificate in cadrul Strategiei de control intern :

1. Obiective privind implementarea Programului de elaborare şi dezvoltare a SCIM :

• Obiective privind eşalonarea, coordonarea şi controlul realizării la termen a etapelor implementării « Programului de dezvoltare a SCIM » , program care cuprinde obiective, acţiuni, responsabilităţi, termene, dar şi alte măsuri necesare dezvoltării acestuia;

• Obiective privind monitorizarea trimestrială şi evaluarea anuală a realizării obiectivelor generale ale compartimentului;

• Obiective privind eficienţa şi eficacitatea utilizării fondurilor publice, destinate să asigure:

• realizarea atribuţiilor compartimentului, în concordanţă cu misiunea acestuia, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, prin evaluarea sistematică şi menţinerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor, proiectelor sau operaţiunilor;

• regularitatea sistemelor de fundamentare a deciziei, planificare, programare, organizare, coordonare şi control al îndeplinirii deciziilor;

• utilizarea cu economicitate, eficacitate şi eficienţă a resurselor financire, umane şi materiale pentru îndeplinirea obiectivelor şi a rezultatelor stabilite de către sistemele de conducere şi de execuţie din cadrul compartimentului.

• necesarul de instruire a managerilor din cadrul compartimentului; obţinerea cunoştinţelor, abilităţilor şi experienţei care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor.

2. Obiective privind gestionarea obiectivelor compartimentului :

• Identificarea şi prioritizarea periodică a obiectivelor compartimentului; definirea obiectivelor determinante în cadrul compartimentului şi comunicarea obiectivelor definite tuturor salariaţilor compartimentului şi terţilor interesaţi;

• Întocmirea planurilor şi programelor de activitate prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat;

• Coordonarea deciziilor şi acţiunilor in cadrul compartimentului cu scopul gestionarii eficiente a realizarii obiectivelor.

3. Obiective privind performanţa compartimentului :

• Monitorizarea performanţelor utilizând indicatorii cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate ( prin intocmirea programelor de reducere a costurilor, acolo unde este posibil acest lucru) eficienţă (prin intocmirea analizelor referitoare la modul in care sunt utilizate resursele materiale, umane si de timp ale compartimentului ) şi eficacitate (prin stabilirea de obiective clare, de preferat a smart-obiectivelor la nivelul compartimentului pe anul viitor;

• Identificarea riscurilor majore care pot afecta eficienţe şi eficacitatea operaţiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor; Se va intocmi Registrul de riscuri la nivelul compartimentului.

• Elaborarea procedurilor şi aplicarea lor în condiţiile cunoaşterii şi respectării regulilor de management prevăzute în legislaţia în vigoare. Se va intocmi Manualul de Proceduri al compartimentului.

• Efectuarea tuturor lucrărilor de management cuprinse în standarde (strategii, programe de activitate, fişe de post, proceduri de lucru) cu ajutorul Sistemului de management informatizat destinat implementării SCIM;

• Coordonarea desfăşuării programelor de activitate săptămânale, lunare, trimestriale şi anuale in cadrul compartimentului;

• Implementarea metodologiei de realizare a funcţiilor de personal: planificare, recrutare, selecţie, angajare, integrare, evaluare, promovare, instruire şi protecţie a personalului în cadrul tuturor direcţiilor, serviciilor şi birourilor ;

• Implementarea Sistemului de asigurare şi control al calităţii serviciilor şi lucrărilor in cadrul compartimentului;

• Transpunerea în practică a recomandărilor auditului de sistem, respectiv al auditului performanţei.

d. Obiective privind controlul activităţilor operaţionale şi manageriale :

• Concepţia şi exploatarea sistemului de raportare centralizat la nivelul compartimentului; Se va intocmi lista de rapoarte intocmite la momentul actual, cat si al rapoartelor care ar conducere la cresterea eficientei activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului.

• Stabilirea competenţelor, responsabilităţilor, sarcinilor şi obligaţiilor de raportare din cadrul compartimentului;

• Transpunerea în practică a recomandărilor pentru eliminarea punctelor slabe identificate în sistem de către auditorul intern;

• Transpunerea în practică a prevederilor legale referitoare la standardele de management public;

Dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de stocare, prelucrare, actualizate şi difuzare a datelor şi informaţiilor de conducere in cadrul compartimentului.

Activitătile de control fac parte integrantă din procesul de control intern/managerial, prin care entitatea urmărește atingerea obiectivelor propuse. Controlul vizează aplicarea normelor și procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice și functionale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performantelor operationale, securizarea activelor, separarea functiilor. Răspunderea managerială implică responsabilitatea pentru buna gestiune financiară și performantă la toate nivelele unei entităti, respectiv pentru toate cele cinci componente ale controlului intern. Acest lucru reprezintă inclusiv faptul că Primarul Comunei Dorobanți are obligatia sa să raporteze despre actiunile întreprinse și deciziile luate pentru a îndeplini obiectivele institutiei pe care o conduce.

De asemenea, controlul intern nu diminuează răspunderea fiecărui angajat, la locul său de muncă şi nici nu încalcă autoritatea exercitării competenţelor personalului de conducere, nici nu se substituie acestuia. Aplicarea procedurilor, politicilor, reglementărilor interne şi luarea deciziilor revine fiecărui angajat în parte. Raporturile de muncă pentru angajaţii care realizează controlul intern sunt stabilite în cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, în aşa fel încât să se îndeplinească mai multe cerinţe: eficienţa controlului, valorificarea maximă a rezultatelor, confidenţialitatea rezultatelor şi menţinerea secretului de serviciu, prevenirea riscurilor şi a disfuncţiilor în activitate.

Pentru a fi eficiente, activitătile de control trebuie să fie adecvate, trebuie să functioneze permanent în conformitate cu planul pentru perioada respectivă și să fie rentabile, să fie întelese rapid și just, să fie rezonabile și integrate în alte componente ale controlului intern.

Activitătile de control se desfășoară în întreaga institutie, la toate nivelurile și functiile acesteia. Există o gamă diversă de activităti de control care pot fi de depistare și de prevenire, cum ar fi, de exemplu:

• Proceduri de autorizare și aprobare;

• Separarea îndatoririlor (autorizare, procesare, înregistrare, revizuire);

• Controale privind accesul la resurse și înregistrări;

• Verificări;

• Reconcilieri;

• Analize ale performantei de functionare;

• Revizuiri ale operatiilor, proceselor și activitătilor;

• Supervizare.

Astfel, activitătile de control au functie preventive si/sau de depistare a anumitor nereguli/abateri de la procedure.

Controalele de prevenire se realizează în timpul derulării operatiunilor înainte de a se trece la faza următoare și de regulă, înaintea înregistrării operatiunii respective. Aceste controale se materializează într-o semnătură sau o viză dată pe documente de către persoanele abilitate.

Controalele de detectare sunt efectuate asupra unui grup de operatiuni de aceeași natură (prin sondaj) cu scopul de a descoperi anomaliile în functionarea sistemului sau pentru a se asigura că aceste anomalii nu există.

Primaria Comunei Dorobanți trebuie să atingă un echilibru adecvat între activitătile de detectare și cele de control preventive, adesea recurgându-se la o combinare de controale pentru a compensa dezavantajele particulare ale controalelor individuale.

Măsurile corective sunt o completare necesară la activitătile de control pentru atingerea obiectivelor.

Activităţile de control privind tehnologia informaţiilor

Deoarece tehnologia informaţiilor a avansat, instituţiile au devenit tot mai dependente de sistemele informatice care le efectuează operaţiile şi procesează, menţin şi raportează informaţiile esenţiale. Drept urmare, siguranţa şi securitatea datelor informatice şi a sistemelor care procesează, stochează şi raportează aceste date reprezintă o preocupare majoră a conducerii institutiilor publice, implicit a Primăriei Comunei Dorobanți.

Sistemele informaţionale implică tipuri specifice de activităţi de control, tehnologia informaţiei nu este un element de control ce “se susţine singur”.

Utilizarea sistemelor automatizate de procesare a informaţiilor introduce mai multe riscuri care trebuie avute în vedere de catre Primaria Comunei Dorobanți. Aceste riscuri provin, printre altele, din:

• procesarea uniformă a tranzacţiilor;

• sisteme informatice care iniţiază automat tranzacţii;

• potenţial sporit de erori nedetectate;

• natura componentelor hardware şi a soft-urilor utilizate;

• înregistrarea de operatiuni economice care nu sunt obişnuite sau nu sunt frecvente (de rutină).

De exemplu, un risc inerent de la procesarea uniformă a operatiunilor este că eroarea care rezultă din probleme de programare informatică va apărea sistematic în operatiunile similare. Controalele eficiente privind tehnologia informaţiilor pot oferi conducerii o asigurare rezonabilă că informaţiile procesate de sistemele sale informatice îndeplinesc obiectivele de control preconizate, cum ar fi asigurarea integralităţii, oportunităţii şi valabilităţii datelor şi păstrarea integrităţii acestora.

Sistemele informatice implică tipuri speciale de activităţi de control.

Sistemele de control intern trebuie monitorizate pentru a evalua calitatea performantei sistemului în timp. Monitorizarea se realizează prin activităti de rutină, evaluări separate sau o combinare a acestor două metode.

Monitorizarea continuă

Monitorizarea continuă a controlului intern este încorporată în activitătile normale, obișnuite, de functionare ale institutiei. Ea include activităti de conducere și supervizare regulate și alte măsuri luate de personal în procesul de îndeplinire a sarcinilor.

Activitătile de monitorizare continuă acoperă fiecare componentă a controlului intern și implică măsuri împotriva sistemelor de control nesistematice, neetice, neeconomice și ineficiente.

Evaluări separate

Sfera și frecventa evaluărilor separate va depinde în primul rând de evaluarea riscurilor și de eficienta procedurilor de monitorizare continuă.

Evaluările separate specifice acoperă evaluarea eficientei sistemului de control intern și asigură obtinerea de către controlul intern a rezultatelor dorite pe baza unor metode și proceduri predefinite. Deficientele controlului intern trebuie raportate nivelului corespunzător de conducere.

Monitorizarea trebuie să asigure rezolvarea adecvată și promptă a constatărilor și recomandărilor efectuate de către auditul intern din cadrul entitătii respective.

Limitele controlului intern

Controlul intern, indiferent de modul în care este conceput și functionează poate oferi doar o asigurare rezonabilă și nu una absolută că obiectivele entitătii sunt îndeplinite. Probabilitatea de realizare a acestora este afectată de limitele inerente ale controlului intern.

Acest fapt se datorează unor factori interni și externi care nu au fost și nu au putut fi luati în considerare la proiectarea (conceperea) controlului intern, cum ar fi:

• erori umane: neglijentă, neatentie, interpretări eronate, erori de rationament etc;

• abuzul de autoritate manifestat de unele persoane cu atributii de conducere, coordonare sau supervizare;

• limitarea independentei în exercitarea atributiilor de serviciu;

• schimbări frecvente intervenite în mediul intern și cel extern al entitătii;

• proceduri de control neadecvate;

• proceduri de control neadaptate sau adaptate și neaplicate;

• costurile controlului intern.

Controlul intern trebuie să fie eficient, să nu determine costuri suplimentare și să permită economisirea mijloacelor materiale, financiare și umane. De altfel, poate exista și situatia de a proiecta un sistem bun de control intern dar acesta să fie greșit înteles și pus în practică de către cei implicati în acea entitate (personal greșit instruit în ceea ce privește implementarea controlului intern) sau tratat în mod formal.

Trebuie avută în vedere și situatia în care controalele interne pot fi eludate prin asocierea a două sau mai multe persoane în acest scop sau chiar de către conducere.

În concluzie, există o mulţime de factori care nu se află sub directa influenţă a deciziei manageriale sau a proiectării unor produse sau servicii în cadrul entitătii – erori umane, erori de judecată, decizii greşite, acte de indisciplină ori de reavoinţă. De aceea, un sistem de control rezonabil şi flexibil, care se poate modifica în functie de realităti, reuşeşte, nu în mod absolut, ci în anumite limite, să asigure îndeplinirea obiectivelor manageriale cu o mai mare probabilitate şi în condiţii mai bune.

Activitătile de control fac parte integrantă din procesul de control intern/managerial, prin care entitatea urmărește atingerea obiectivelor propuse. Controlul vizează aplicarea normelor și procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice și functionale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performantelor operationale, securizarea activelor, separarea functiilor. Răspunderea managerială implică responsabilitatea pentru buna gestiune financiară și performantă la toate nivelele unei entităti, respectiv pentru toate cele cinci componente ale controlului intern. Acest lucru reprezintă inclusiv faptul că managerii sunt obligati să raporteze despre actiunile întreprinse și deciziile luate pentru a îndeplini obiectivele entitătii pe care o conduc.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Comisia SCIM:

• Verifică și avizează procedura operațională.

9.2. Primarul:

• Aprobă procedura operațională.

9.3. Secretar:

• Aplică procedura, sens în care desfășoară activități conform fișei postului.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

Formular de evidență a modificărilor

Formular de analiză a procedurii

Lista de difuzare a procedurii

11. Cuprins