4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate

Administrarea mai bună a activităilor necesare pentru îndeplinirea obiectivelor compartimentelor și ale conducerii.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională

Procedura se aplica de catre compartimente, comisia SCIM, conducere

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică

Pentru fiecare activitate conducerea Comunei Dorobanți dispune dispune de utilizarea unor forme de control intern, menite să elimine sau să limiteze riscurile asociate.

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

6.1. Reglementări internaţionale

6.1.1. Standarde internaţionale de management

6.2. Legislaţie primară

6.3.1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

6.3.2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern mmanagerial al entităţilor publice;

6.3. Legislaţie secundară

6.3.1. Legislație specifică compartimentelor

6.3.2. Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Comunei Dorobanți

6.4.2. Regulamentul Intern al Comunei Dorobanți

6.4.3. Fişele postului

6.4.4. Procedura Circuitul documentelor;

6.4.5. Procedura Structura organizatorică

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
	Procedurã	Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat; acestea constituie etape necesare îndeplinirii atributiilor si sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilitatilor; PS (Procedura de sistem) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Comunei Dorobanți; Compartiment = compartiment /serviciu /birou / department /comisie, etc.; Conducatorul compartimentului = Primar, sef birou/sef serviciu/sef compartiment, Presedinte comisie, etc.; PO (Procedura Operationala) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Comunei Dorobanți; PL (Procedura de lucru) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unui singur compartiment din cadrul Comunei Dorobanți;
2.	Ediţie a unei proceduri	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată
3.	SCIM	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial
4.	Analiză	Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite
5.	Părţi interesate	Cetăţenii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează
6.	Competenta	Constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului
7.	Responsabilitatea	Reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta
8.	Raportarea	Reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor
9.	Grupul de lucru	Grupul de lucru pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial, constituit prin dispoziție a primarului
10.	Structura organizatorică	Configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

7.1. Definiţii ale termenilor      

Abatere – încălcarea unei dispoziţii cu caracter administrativ şi disciplinar.

  Activitate – totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii publice.

  Activitate procedurabilă – totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice.

  Atribuţie – un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.

  Audit public intern – activitate funcţional independentă şi obiectivă, de asigurare şi consiliere, concepută să adauge valoare şi să îmbunătăţească activităţile entităţii publice; ajută entitatea publică să îşi îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică şi metodică, evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanţă.

  Autoevaluarea controlului intern – un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate.

  Competenţa – capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii.

  Competenţa profesională – capacitatea de a aplica, a transfera şi a combina cunoştinţe şi deprinderi în situaţii şi medii de muncă diverse, pentru a realiza activităţile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ specificat în standardul ocupaţional.

  Comunicare – transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane; proces prin care un emiţător transmite o informaţie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.

  Coordonare – armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale entităţii publice pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.

  Control intern managerial – ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma „control intern managerial” subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.

  Alte definiţii ale controlului intern:

  – Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare: control intern – totalitatea politicilor şi procedurilor elaborate şi implementate de managementul entităţii publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entităţii într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor şi deciziilor managementului; protejarea bunurilor şi informaţiilor, prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor; calitatea documentelor contabile, precum şi furnizarea în timp util de informaţii de încredere pentru management.

  – Comisia Europeană: controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management.

  – INTOSAI: controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabilă că obiectivele managementului sunt îndeplinite.

  – Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) – COSO: controlul intern este un proces implementat de managementul entităţii publice, care intenţionează să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiilor financiare; respectarea legilor şi regulamentelor.

  – Institutul Canadian al Contabililor Autorizaţi (Criteria of Control): controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaţii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura şi sarcinile) care, în mod colectiv, îi ajută pe oameni să realizeze obiectivele entităţii publice, grupate în trei categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiei interne şi externe; respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne.

  Cultura entităţii publice – formă de cultură organizaţională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entităţii publice. Cultura reflectă atitudinea pe care o are entitatea publică faţă de schimbare. Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etică socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp. În entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizaţională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.

  Deficienţă – o situaţie care afectează capacitatea entităţii publice de a-şi atinge obiectivele generale. Conform documentului Liniile directoare privind standardele de control intern în sectorul public emise de INTOSAI, o deficienţă poate fi un defect perceput, potenţial sau real care odată îndepărtat consolidează controlul intern şi contribuie la creşterea probabilităţii ca obiectivele generale ale entităţii publice să fie atinse.

  Delegare – procesul de atribuire de către un manager, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi responsabilităţile aferente.

  Disfuncţionalitate – orice lipsă de funcţionalitate sau nerespectare în implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial.

  Economicitate – minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.

  Eficacitate – gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective.

  Eficienţa – maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate.

  Entitate publică – autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.

  Etica – etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului şi a valorilor serviciului public, precum şi a răspunderii şi nivelului de autoritate şi responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese şi modalităţi de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcţionarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularităţi grave şi fraudă.

  Evaluare – funcţie managerială care constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi negative) în vederea luării unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.

  Fişa postului – document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post. În general, fişa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţiile cu alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.

  Flux informaţional – totalitatea tipurilor de informaţii transmise într-un interval de timp determinat, asamblate într-un circuit logic pe care datele îl parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare şi până în momentul furnizării la un receptor sub formă de informaţii, prin canale informaţionale adecvate destinaţiei acestora.

  Funcţie – totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor şi procedurilor.

  Funcţie publică – ansamblul atribuţiilor şi responsabilităţilor, stabilite în temeiul legii, în scopul realizării prerogativelor de putere publică de către administraţia publică centrală, administraţia publică locală şi autorităţile administrative autonome.

  Gestionarea documentelor – procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor.

  Guvernanţa – ansamblul proceselor şi structurilor implementate de management în scopul informării, direcţionării, conducerii şi monitorizării activităţilor entităţii publice către atingerea obiectivelor sale.

  Indicator – expresie numerică ce caracterizează din punct de vedere cantitativ un fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau îi defineşte evoluţia în funcţie de condiţiile concrete de loc şi timp şi legătura reciprocă cu alte fenomene. Indicatorii se pot exprima în mărime absolută, medie sau relativă.

  Instituţie publică – Parlamentul, Administraţia Prezidenţială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi publice, instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile din subordinea/coordonarea acestora, finanţate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare.

  Integritate – caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate.

  Îndrumare metodologică – activitatea de consiliere în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în entităţile publice şi acordarea de consultanţă de specialitate de către echipa de îndrumare metodologică, la solicitarea entităţii publice.

  Managementul riscului – metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice, precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă.

  Măsuri de control – stabilirea unor acţiuni în vederea monitorizării şi verificării permanente sau periodice a unei activităţi, a unei situaţii ş.a., pentru a evidenţia progresele şi pentru a asigura îmbunătăţirea activităţii.

  Misiunea entităţii – precizează scopul entităţii şi legitimitatea existenţei sale în mediul înconjurător, contribuind la crearea imaginii interne şi externe a entităţii.

  Monitorizare – activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul de desfăşurare a procesului sau a activităţii.

  Monitorizarea performanţelor – supravegherea, urmărirea, de către conducerea entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţilor aflate în coordonare.

  Neregulă – orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu dispoziţiile naţionale şi/sau europene, precum şi cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziţii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaţionali şi/sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit.

  Obiective – efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.

  Obiective generale – ţinte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau stabilite de conducere în planul strategic şi documentele de politici publice.

  Obiective individuale – exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat şi funcţionează postul respectiv. Aceste obiective se realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenţei profesionale, a autonomiei decizionale şi a autorităţii formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv.

  Obiective specifice – obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.

  Planificare – ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale organizaţiei şi ale componentelor sale, resursele şi mijloacele necesare realizării obiectivelor.

  Politici – politicile decurg din obiectivele şi strategia entităţii publice, orientează deciziile managerilor şi permit implementarea planurilor strategice ale organizaţiei.

  Post – ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor desemnate pe un interval de timp unui membru al organizaţiei, reprezentând în acelaşi timp elementul primar al structurii organizatorice.

  Procedură formalizată – totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.

  Procedură operaţională – procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate.

  Procedură de sistem – procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate.

  Proces – un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.

  Responsabilitate – obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage sancţiunea corespunzătoare tipului de răspundere juridică.

  Responsabilitate managerială – defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanţe şi managementul riscului; activităţi de control; informarea şi comunicarea; evaluare şi audit.

  Resurse – totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaţionale.

  Risc – o problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninţată sau potenţată. În prima situaţie, riscul reprezintă o ameninţare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul reprezintă incertitudinea în obţinerea rezultatelor dorite şi trebuie privit ca o combinaţie între probabilitate şi impact.

  Risc semnificativ – risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entităţii de a-şi atinge obiectivele.

  Sarcina – cea mai mică unitate de muncă individuală şi care reprezintă acţiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competenţe adecvate nu este posibilă; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilităţi.

  Strategie – ansamblul obiectivelor majore ale organizaţiei pe termen lung, principalele modalităţi de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obţinerii avantajului competitiv potrivit misiunii organizaţiei. Strategia presupune stabilirea obiectivelor şi priorităţilor organizaţionale (pe baza previziunilor privind mediul extern şi capacităţile organizaţiei) şi desemnarea planurilor operaţionale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse.

  Strategie de risc – abordarea generală pe care o are entitatea în privinţa riscurilor. Aceasta trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în entitatea publică. În cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc.

  Supervizare – o activitate care transferă cunoştinţe, abilităţi şi atitudini de la o persoană cu mai multă experienţă într-o anumită profesie către una cu mai puţină experienţă în profesia respectivă. Această relaţie este evaluativă, se întinde în timp şi are, în principal, scopul de a îmbunătăţi funcţia profesională a persoanei supervizate.

  Toleranţa la risc – cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat.

  Valori etice – valori ce fac parte din cultura entităţii publice şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice tuturor salariaţilor. Codul etic stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Există şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru ocuparea unor funcţii publice. 

Viziune – defineşte modul în care o organizaţie se vede sau se transpune în viitor.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	P.O.	Procedura operaţională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1. Mod de lucru

Cu privire la sistemele de control intern managerial, în exercitarea atribuţiilor ce le revin, conducătorii de compartimente și sau activități din cadrul comunei Dorobanți au, fără a se limita la acestea, următoarele atribuţii:

1. identifică obiectivele specifice ale compartimentului şi obiectivele derivate din obiectivele generale ale Comunei Dorobanți;

2. identifică acţiunile şi activităţile pentru realizarea obiectivelor specifice;

3. stabilesc procedurile care trebuie aplicate în vederea realizării sarcinilor de serviciu de către executanţi, în limita competenţelor şi responsabilităţilor specifice, aşa cum decurg din atribuţiile compartimentului;

4. identifică, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor specifice şi stabilirea acţiunilor care să menţină riscurile în limite acceptabile;

5. inventariază documentele şi fluxurile de informaţii care intră/ies din compartimente, respectiv Comunei Dorobanți, a procesărilor care au loc, a destinaţiilor documentelor, a fluxurilor de comunicare între compartimentele din Comunei Dorobanți, cu nivelele ierarhic superioare de management şi cu alte entităţi publice;

6. monitorizează realizarea obiectivelor specifice, analizând activităţile ce se desfăşoară în cadrul compartimentului (măsurarea şi înregistrarea rezultatelor, compararea lor cu obiectivele, identificarea abaterilor, aplicarea măsurilor corective);

7. evaluează realizarea obiectivelor specifice;

8. informează prompt Comisia cu privire la rezultatele verificărilor şi altor acţiuni derulate în cadrul compartimentului;

9. iau măsurile pentru îmbunătăţirea sistemului de control intern/managerial din cadrul compartimentului și/sau activităților pe care le coordonează;

10. participă la şedinţele Comisiei, a subcomisiilor sau grupurilor de lucru constituite în cadrul acesteia, la data, ora şi locul unde acestea au fost stabilite;

11. nominalizează participanţii la diferite subcomisii sau grupuri de lucru pentru activităţi specifice ale Comisiei;

12. asigură aprobarea şi transmiterea la termenele de timp stabilite a informărilor/rapoartelor referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care îl conduce.

13. avizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern / managerial și își asumă realitatea datelor, informațiilor și a constatărilor înscrise în Chestionarul de autoevaluare;

14. raportează Comisiei riscurile pe care le consideră ca fiind imposibil de controlat prin măsuri interne la nivelul compartimentului, stabilind mecanismele de gestionare a acestora, pe cale ierarhică, până la nivelul ierarhic care poate asigura managementul acestora;

Pentru implementarea standardului Standard 15 – EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN, MANAGERIAL, șefii de compartimente și sau activități parcurg, în principal, următoarele etape:

a) realizarea autoevaluării sistemului propriu de control intern/managerial;

b) completarea „Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial”, prevăzut în Ordin, denumit în continuare Chestionarul de autoevaluare;

c) înaintarea la Secretariatul tehnic al Comisiei, a Chestionarului de autoevaluare până la data de 25 a lunii iulie și 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.

8.2. Resurse necesare

Resurse materiale

• birotica, computere;

• retea internet ;

• copiator;

• imprimanta

• telefoane, fax-uri pentru legaturi operative cu alte compartimente si cu structuri din afara institutiei;

• papetarie si tipizate

Resurse umane:

• Conducatorii de compartimente și/sau activități

• Comisia de control intern/managerial,

Resurse financiare

• Bugetul de venituri și cheltuieli aprobat pentru anul în curs

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Comisia SCIM:

• Verifică și avizează procedura operațională;

• Preşedintele Comisiei de monitorizare emite ordinea de zi a şedinţelor, asigură conducerea şedinţelor şi elaborează minutele şedinţelor şi hotărârile comisiei.

• Comisia de monitorizare coordonează procesul de actualizare a obiectivelor şi a activităţilor la care se ataşează indicatori de performanţă sau de rezultat pentru evaluarea acestora.

• Comisia de monitorizare analizează şi prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor generale ale funcţionării entităţii publice, prin stabilirea limitelor de toleranţă la risc, anual, aprobate de către conducerea entităţii, care sunt obligatorii şi se transmit tuturor compartimentelor pentru aplicare.

• Comisia de monitorizare analizează şi avizează procedurile formalizate şi le transmit spre aprobare conducătorului entităţii publice.

• Comisia de monitorizare analizează, în vederea aprobării, informarea privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii, elaborată de secretarul Comisiei de monitorizare, pe baza raportărilor anuale privind monitorizarea performanţelor anuale, de la nivelul compartimentelor.

• Comisia de monitorizare analizează, în vederea aprobării, informarea privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor, elaborată de Echipa de gestionare a riscurilor, pe baza raportărilor anuale, de la nivelul compartimentelor.”

• În vederea desfăşurării activităţii, Comisia de monitorizare elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, denumit Program de dezvoltare.

• Obiectivele, activităţile, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor de control luate de către conducerea entităţii se cuprind în Programul de dezvoltare, care se actualizează, anual, la nivelul fiecărei entităţi publice.

• În Programul de dezvoltare se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele cu funcţii de execuţie prin cursuri organizate de către Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme de interes public abilitate.”

9.2. Primarul:

• Aprobă procedura operațională;

• Elaborează anual Raportul asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20.., în baza art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conform modelului prezentat în anexa nr. 4 – Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial, care se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite

• Pe lângă formele de control prevăzute de codul privind controlul managerial intern, poate institui și alte forme de control, cum ar fi inspecția;

• Asigură cadrul organizatoric aplicării procedurii operaționale;

• Conducătorul dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi de funcţionare, precum şi de standardele de control intern managerial, măsurile de control necesare pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, inclusiv pentru actualizarea registrelor de riscuri şi a procedurilor formalizate pe procese sau activităţi, care pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale

• În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, conducătorul entităţii publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens, denumită Comisia de monitorizare.

• Comisia de monitorizare cuprinde conducătorii de compartimente din structura organizatorică, care se actualizează ori de câte ori este cazul şi este coordonată de către preşedinte, persoană care deţine funcţie de conducere. Secretarul comisiei şi înlocuitorul acestuia sunt desemnaţi de către preşedinte

9.3. Conducător compartimente/Comisia de control intern managerial

– Aplică procedura, sens în care desfășoară activități conform fișei postului și a Regulamentelor interne;

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Anexa nr. 3 la OSGG 600/2018

– SITUAŢIE CENTRALIZATOARE SEMESTRIALĂ privind stadiul implementării sistemului de control intern managerial la data de 30.06.2018 și 31.12.2018; sem I și sem II;

– SITUAŢIE CENTRALIZATOARE ANUALĂ privind stadiul implementării sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 2018;

Anexa nr. 4.1 la OSGG 600/2018

– CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE; sem I si sem II

Anexa nr. 4.2. la OSGG 600/2018

– SITUAȚIA SINTETICĂ a rezultatelor autoevaluării decembrie 2018; sem I și sem II;

Anexa nr. 4.3. la OSGG 600/2018

– RAPORT asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31.12.2018

EVIDENȚĂ CONTROL INTERN

  ANEXA 3

  (Anexa nr. 3 la Ordinul nr. 600/2018)

      Entitatea publică ……………………………….

  Aprob.

  Preşedintele Comisiei de monitorizare,

  …………………………………………..

  (numele/prenumele/funcţia)

  (semnătura/data)

  SITUAŢIA CENTRALIZATOARE

  privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie ….

  CAP. I

  Informaţii generale^(1)

┌────┬────────────┬───────┬──────────────────────┬──────────┐

│ │ │ │Din care, aferent: │ │

│ │Specificaţii│ ├──────────┬───────────┤ │

│ │ale │ │ │Entităţilor│ │

│Nr. │sistemului │Total │ │publice │ │

│crt.│de control │(număr)│Aparatului│subordonate│Observaţii│

│ │intern │ │propriu │/ în │ │

│ │managerial │ │ │coordonare/│ │

│ │ │ │ │sub │ │

│ │ │ │ │autoritate │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│0 │1 │2 │3 │4 │5 │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice │ │ │ │ │

│ │subordonate/│ │ │ │ │

│1. │în │ │X │X │ │

│ │coordonare/ │ │ │ │ │

│ │sub │ │ │ │ │

│ │autoritate │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice în │ │ │ │ │

│2. │care s-a │ │ │ │ │

│ │constituit │ │ │ │ │

│ │Comisia de │ │ │ │ │

│ │monitorizare│ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice în │ │ │ │ │

│ │care s-a │ │ │ │ │

│3. │elaborat şi │ │ │ │ │

│ │aprobat │ │ │ │ │

│ │programul de│ │ │ │ │

│ │dezvoltare │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice care│ │ │ │ │

│ │şi-au │ │ │ │ │

│4. │stabilit │ │ │ │ │

│ │obiectivele │ │ │ │ │

│ │generale şi │ │ │ │ │

│ │specifice │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Obiective │ │ │ │ │

│ │generale │ │ │ │ │

│ │stabilite de│ │ │ │ │

│5. │către │ │ │ │ │

│ │entităţile │ │ │ │ │

│ │publice de │ │ │ │ │

│ │la pct. 4 │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Obiective │ │ │ │ │

│ │specifice │ │ │ │ │

│ │stabilite de│ │ │ │ │

│6 │către │ │ │ │ │

│ │entităţile │ │ │ │ │

│ │publice de │ │ │ │ │

│ │la pct. 4 │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice care│ │ │ │ │

│7. │şi-au │ │ │ │ │

│ │inventariat │ │ │ │ │

│ │activităţile│ │ │ │ │

│ │procedurale │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Activităţi │ │ │ │ │

│ │procedurale │ │ │ │ │

│ │inventariate│ │ │ │ │

│8. │de către │ │ │ │ │

│ │entităţile │ │ │ │ │

│ │publice de │ │ │ │ │

│ │la pct. 7 │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice care│ │ │ │ │

│9. │au elaborat │ │ │ │ │

│ │proceduri │ │ │ │ │

│ │documentate │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Proceduri │ │ │ │ │

│ │documentate │ │ │ │ │

│ │elaborate de│ │ │ │ │

│10. │către │ │ │ │ │

│ │entităţile │ │ │ │ │

│ │publice de │ │ │ │ │

│ │la pct. 9 │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice care│ │ │ │ │

│ │au elaborat │ │ │ │ │

│ │indicatori │ │ │ │ │

│11. │de │ │ │ │ │

│ │performanţă │ │ │ │ │

│ │asociaţi │ │ │ │ │

│ │obiectivelor│ │ │ │ │

│ │specifice │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Indicatori │ │ │ │ │

│ │de │ │ │ │ │

│ │performanţă │ │ │ │ │

│ │asociaţi │ │ │ │ │

│12. │obiectivelor│ │ │ │ │

│ │specifice de│ │ │ │ │

│ │către │ │ │ │ │

│ │entităţile │ │ │ │ │

│ │publice de │ │ │ │ │

│ │la pct. 11 │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Entităţi │ │ │ │ │

│ │publice care│ │ │ │ │

│ │au │ │ │ │ │

│13. │identificat,│ │ │ │ │

│ │analizat şi │ │ │ │ │

│ │gestionat │ │ │ │ │

│ │riscuri │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼──────────┼───────────┼──────────┤

│ │Riscuri │ │ │ │ │

│ │înregistrate│ │ │ │ │

│ │în Registrul│ │ │ │ │

│14. │de riscuri │ │ │ │ │

│ │de către │ │ │ │ │

│ │entităţile │ │ │ │ │

│ │publice de │ │ │ │ │

│ │la pct. 13 │ │ │ │ │

└────┴────────────┴───────┴──────────┴───────────┴──────────┘

  ^(1) La cap. I se fac următoarele precizări:

  • în coloana 2 se înscriu datele cumulative din coloanele 3 şi 4, corespunzătoare stării reale/mărimii indicatorilor specificaţi în coloana 1 rândurile 1-14 la data de 31 decembrie a anului raportării;

  • numărul total de entităţi publice subordonate/în coordonare/sub autoritate, care se înscrie pe rândul 1 coloana 2, cuprinde:

  a) entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;

  b) entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;

  c) entităţile publice aflate sub autoritatea ordonatorului principal de credite;

  • entităţile publice subordonate/în coordonare/sub autoritate, care se înscriu pe rândurile 2, 3, 4, 7, 9, 11, 13 coloana 4, se referă la:

  a) entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;

  b) entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;

  c) entităţile publice aflate sub autoritatea ordonatorului principal de credite;

  • în coloana 5 se înscriu, dacă este cazul, precizări şi completări cu privire la specificaţiile corespunzătoare, excepţii, cazuri speciale etc.

  CAP. II

  Stadiul implementării standardelor de control intern managerial,

  conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie ….^(2)

┌──────────────┬──────────┬───────────────────┬──────────┐

│ │ │din care: │ │

│ │ ├───────┬───────────┤ │

│ │Numărul de│ │Entităţi │ │

│ │entităţi │ │publice │ │

│Denumirea │publice │Aparat │subordonate│ │

│standardului │care │propriu│/în │Observaţii│

│de control │raportează│ │coordonare/│ │

│ │ │ │sub │ │

│ │ │ │autoritate │ │

│ ├──┬───┬───┼─┬──┬──┼─┬────┬────┤ │

│ │I │PI │NI │I│PI│NI│I│PI │NI │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│1 │2 │3 │4 │5│6 │7 │8│9 │10 │11 │

├──────────────┴──┴───┴───┴─┴──┴──┴─┴────┴────┴──────────┤

│I. Mediul de control │

├──────────────┬──┬───┬───┬─┬──┬──┬─┬────┬────┬──────────┤

│Standardul 1 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Etica şi │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│integritatea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 2 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Atribuţii, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│funcţii, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│sarcini │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 3 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Competenţa, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│performanţa │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 4 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Structura │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│organizatorică│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┴──┴───┴───┴─┴──┴──┴─┴────┴────┴──────────┤

│II. Performanţe şi managementul riscului │

├──────────────┬──┬───┬───┬─┬──┬──┬─┬────┬────┬──────────┤

│Standardul 5 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Obiective │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 6 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Planificarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 7 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Monitorizarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│performanţelor│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 8 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Managementul │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│riscului │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┴──┴───┴───┴─┴──┴──┴─┴────┴────┴──────────┤

│III. Activităţi de control │

├──────────────┬──┬───┬───┬─┬──┬──┬─┬────┬────┬──────────┤

│Standardul 9 -│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Proceduri │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 10 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Supravegherea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 11 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│Continuitatea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│activităţii │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┴──┴───┴───┴─┴──┴──┴─┴────┴────┴──────────┤

│IV. Informarea şi comunicarea │

├──────────────┬──┬───┬───┬─┬──┬──┬─┬────┬────┬──────────┤

│Standardul 12 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│- Informarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│şi comunicarea│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 13 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│- Gestionarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│documentelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 14 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│- Raportarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│contabilă şi │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│financiară │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┴──┴───┴───┴─┴──┴──┴─┴────┴────┴──────────┤

│V. Evaluare şi audit │

├──────────────┬──┬───┬───┬─┬──┬──┬─┬────┬────┬──────────┤

│Standardul 15 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│- Evaluarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│sistemului de │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│control intern│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│managerial │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼──┼───┼───┼─┼──┼──┼─┼────┼────┼──────────┤

│Standardul 16 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│- Auditul │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│intern │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┴──┴───┴───┴─┴──┴──┴─┴────┴────┴──────────┤

│Gradul de conformitate a sistemului de control intern │

│managerial cu standardele de control intern managerial │

│se prezintă astfel: • (nr. ) entităţi au sisteme │

│conforme; │

│• (nr. ) entităţi au sisteme parţial conforme; │

│• (nr. ) entităţi au sisteme parţial conforme limitate; │

│• (nr. ) entităţi au sisteme neconforme. │

└────────────────────────────────────────────────────────┘

  ^(2) La cap. II se fac următoarele precizări:

  • abrevierile „I“, „PI“ şi „NI“, corespunzătoare coloanelor 2-10, au următoarele semnificaţii: „I“ – implementat; „PI“ – parţial implementat; „NI“ – neimplementat;

  • prin „Aparat propriu“ aferent coloanelor 5-7 se înţelege entitatea publică care centralizează informaţiile, şi nu un număr cumulat de compartimente din entitate;

  • coloanele 8-10 se completează de ordonatorul ierarhic superior de credite, prin cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2.

  Aceste informaţii sunt transmise de entităţile publice (indiferent de statutul lor de subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritate) ordonatorului de credite ierarhic superior.

  Elaborat

  Secretariat tehnic Comisia de monitorizare

  …………………………………………….

  (numele şi prenumele)

ANEXA 4

  la cod

  INSTRUCŢIUNI

  privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial

  1. Prevederi generale

  1.1. În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999

 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit prezentelor instrucţiuni.

  1.2. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la sistemul de control intern managerial şi este documentul prin care entităţile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Secretariatului General al Guvernului informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.

  1.3. În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune efectuarea de către conducătorii compartimentelor a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial.

  Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice se recomandă să recurgă la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit public intern, în condiţiile prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 1.086/2013

 pentru aprobarea Normelor generale

 privind exercitarea activităţii de audit public intern.

  Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern managerial al entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:

  a) dezbaterea în şedinţa Comisiei de monitorizare de începere a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial;

  b) completarea de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice a „Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial“, prevăzut în anexa nr. 4.1, şi asumarea de către conducătorul de compartiment a realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta pe baza principiului responsabilităţii manageriale;

  c) întocmirea de către secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare a Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente;

  d) elaborarea de către secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare a cap. II din Situaţia centralizatoare privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial (anexa nr. 3 la Cod);

  e) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:

  • sistemul este conform dacă sunt implementate toate cele 16 standarde;

  • sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 13 şi 15 standarde;

  • sistemul este parţial conform limitat dacă sunt implementate între 9 şi 12 standarde;

  • sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 9 standarde.

  1.4. Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern managerial propriu şi pe cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.

  2. Conţinutul raportului

  2.1. Formatul de raport prevăzut în anexa nr. 4.3 cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice.

  2.2. Raportul are o structură generală, care oferă o imagine de ansamblu a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial al entităţii publice.

  2.3. Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control intern managerial al entităţii, existent la sfârşitul anului pentru care se face raportarea. Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern managerial, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern.

  3. Aprobarea şi transmiterea raportului

  3.1. Raportul asupra sistemului de control intern managerial se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale, după ce a fost analizat în Comisia de monitorizare.

  3.2. Raportul se transmite organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.

  3.3. Au obligaţia de a prezenta Secretariatului General al Guvernului – Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, conducătorii entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.

  3.4. Implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, operaţiunea de autoevaluare a acestuia, precum şi elaborarea, respectiv prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial, după caz, constituie indicatori de performanţă pentru conducătorul entităţii publice.

  3.5. Neîndeplinirea de către ordonatorul de credite a obligaţiei de a elabora şi prezenta raportul anual asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzută la art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999

 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, constituie contravenţie şi se sancţionează conform art. 27

 din aceeaşi ordonanţă.

  4. Anexele nr. 4.1-4.3 fac parte integrantă din prezentele „Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial“.

  ANEXA 4.1

  la instrucţiuni

  Compartiment ……………………………..

  Conducător compartiment

  …………………………………………

  (numele, prenumele, funcţia)

  (semnătura/data)

  CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

  a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┐

│ │Răspuns şi explicaţii^2) │La nivelul compartimentului, standardul │

│ │ │este^3) │

│Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului^1) ├───────┬────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤

│ │Da/Nu^ │Explicaţii asociate │I/PI/NI │

│ │4) │răspunsului │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤

│1 │2 │3 │4 │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│I. MEDIUL DE CONTROL │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Standardul 1 – Etică şi integritate │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. A fost comunicat personalului un cod de conduită sau legislaţia în domeniu, │ │ │ │

│care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de │ │ │ │

│serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie?^ │ │ │ │

│5) │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Există un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. În cazul semnalării unor nereguli, conducătorul de compartiment a întreprins │ │ │ │

│cercetări adecvate în scopul elucidării acestora? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele specifice privind │ │ │ │

│misiunea, funcţiile, atribuţiile entităţii, regulamentele interne şi fişele │ │ │ │

│posturilor? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Au fost identificate şi inventariate funcţiile sensibile? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Au fost luate măsuri de control pentru asigurarea diminuării riscurilor │ │ │ │

│asociate funcţiilor sensibile? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 3 – Competenţă, performanţă │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare în │ │ │ │

│vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a │ │ │ │

│personalului şi concretizate printr-un raport privind necesarul acestora? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Cursurile de perfecţionare profesională sunt realizate conform planului │ │ │ │

│anual de perfecţionare profesională aprobat de conducătorul entităţii publice? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 4 – Structura organizatorică │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor │ │ │ │

│informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Sunt efectuate evaluări/analize privind gradul de adecvare a structurii │ │ │ │

│organizatorice în raport cu obiectivele şi modificările intervenite în │ │ │ │

│interiorul şi/sau exteriorul entităţii publice? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Actele de delegare respectă prevederile legale sau cerinţele procedurale │ │ │ │

│aprobate? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│II. PERFORMANŢE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Standardul 5 – Obiective │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe │ │ │ │

│SMART? (specifice; măsurabile; acceptate; realiste; cu termen de realizare) │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Sunt reevaluate/actualizate obiectivele specifice atunci când se constată │ │ │ │

│modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 6 – Planificarea │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Există o planificare a activităţilor în concordanţă cu obiectivele │ │ │ │

│specifice? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Sunt repartizate resurse astfel încât să se realizeze activităţile │ │ │ │

│corespunzătoare obiectivelor specifice compartimentului? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor │ │ │ │

│compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării │ │ │ │

│convergenţei şi coerenţei acestora? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 7 – Monitorizarea performanţelor │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Este stabilit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe │ │ │ │

│baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Există o evaluare a performanţelor pe baza indicatorilor de performanţă │ │ │ │

│stabiliţi? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. În cazul în care se constată o eventuală abatere de la obiective, se iau │ │ │ │

│măsurile preventive şi corective ce se impun? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 8 – Managementul riscului │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Există identificate şi evaluate riscurile aferente obiectivelor/ │ │ │ │

│activităţilor? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Sunt stabilite şi monitorizate măsurile de control aferente riscurilor │ │ │ │

│semnificative? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Există o analiză a riscurilor identificate şi gestionate, concretizate │ │ │ │

│printr-o raportare anuală cu privire la procesul de management al riscurilor? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Standardul 9 – Proceduri │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Pentru activităţile procedurale au fost elaborate şi/sau actualizate │ │ │ │

│proceduri documentate? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Procedurile elaborate respectă cerinţele minimale prevăzute de standard, │ │ │ │

│pentru a fi un instrument eficace de control? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Procedurile elaborate respectă structura unitară stabilită la nivelul │ │ │ │

│entităţii? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 10 – Supravegherea │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Conducătorul monitorizează şi supervizează activităţile care intră în │ │ │ │

│responsabilitatea lui directă? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Conducătorul acordă asistenţă salariaţilor necesară pentru realizarea │ │ │ │

│sarcinilor trasate? Conducătorul verifică activitatea salariaţilor cu privire │ │ │ │

│la realizarea sarcinilor trasate? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Sunt instituite controale suficiente şi adecvate de supraveghere pentru │ │ │ │

│activităţile care implică un grad ridicat de expunere la risc? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 11 – Continuitatea activităţii │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea │ │ │ │

│principalelor activităţi? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Sunt stabilite măsuri (preventive sau corective, după caz) pentru asigurarea │ │ │ │

│continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de │ │ │ │

│întreruperi? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Sunt monitorizate şi aduse la cunoştinţa salariaţilor implicaţi măsurile │ │ │ │

│propuse? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│IV. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Standardul 12 – Informarea şi comunicarea │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, frecvenţa, sursele şi │ │ │ │

│destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, │ │ │ │

│prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile │ │ │ │

│de serviciu? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Sunt stabilite fluxurile informaţionale şi căile de comunicare specifice │ │ │ │

│compartimentului? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Sunt stabilite canale adecvate de comunicare între compartimentele │ │ │ │

│entităţii, precum şi cu partea externă? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 13 – Gestionarea documentelor │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea, expedierea, redactarea, │ │ │ │

│clasificarea, îndosarierea, protejarea şi arhivarea documentelor interne şi │ │ │ │

│externe, după caz? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor │ │ │ │

│împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea │ │ │ │

│informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 14 – Raportarea contabilă şi financiară │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate în concordanţă cu │ │ │ │

│prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Există controale pentru a asigura corecta aplicare a politicilor, normelor │ │ │ │

│şi procedurilor contabile, precum şi a prevederilor normative aplicabile │ │ │ │

│domeniului financiar-contabil? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Este monitorizată remedierea deficienţelor constatate de organele cu │ │ │ │

│competentă în domeniu? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│V. AUDITUL INTERN │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare │ │ │ │

│a sistemului de control intern managerial? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Răspunsurile din chestionarul de autoevaluare sunt probate cu documente │ │ │ │

│justificative corespunzătoare? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Conducătorul compartimentului propune măsuri pentru îmbunătăţirea sistemului │ │ │ │

│de control intern managerial în cadrul chestionarului de autoevaluare? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Standardul 16 – Auditul intern │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤

│1. Compartimentul de audit public intern desfăşoară, în afara activităţilor de │ │ │ │

│asigurare, şi activităţi de consiliere în scopul dezvoltării sistemului de │ │ │ │

│control intern? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│2. Compartimentul de audit public intern este dimensionat, ca număr de │ │ │ │

│auditori, pe baza volumului de activitate şi a mărimii riscurilor asociate, │ │ │ │

│astfel încât să asigure auditarea activităţilor cuprinse în sfera auditului │ │ │ │

│public intern? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────────┤ │

│3. Compartimentul de audit public intern întocmeşte rapoarte periodice cu │ │ │ │

│privire la acţiunile/activităţile desfăşurate? │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤

│Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control │

│intern managerial │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Măsuri de adoptat │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..│

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│^1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării │

│standardului, Comisia de monitorizare poate defini şi include în Chestionarul │

│de autoevaluare şi criterii specifice proprii. │

│^2) Fiecare răspuns din coloana 1 la „Criterii generale de evaluare a stadiului │

│implementării standardului“ se motivează în coloana 3 „Explicaţie asociată │

│răspunsului“ şi se probează cu documente justificative corespunzătoare. │

│^3) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi: │

│• implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de │

│evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Da“; │

│• parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile │

│generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Nu“; │

│• neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de │

│evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Nu“. │

│^4) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor │

│neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează „neaplicabil“ │

│în dreptul fiecărui criteriu general de evaluare al acelui standard, prin │

│acronimul „NA“, şi se motivează în coloana 3 „Explicaţie asociată răspunsului“. │

│La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai standardele: │

│14 „Raportarea contabilă şi financiară“ şi 16 „Auditul intern“, cu respectarea │

│condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile. │

│^5) Subordonatele entităţilor publice locale şi primăriile de comune vor evalua │

│stadiul de implementare a standardelor de control intern managerial, aplicând │

│numai prima cerinţă din Chestionarul de autoevaluare, modul de implementare a │

│standardului fiind următorul: │

│Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi: │

│• implementat (I), atunci când la criteriul general de evaluare aferent │

│standardului s-a răspuns cu „Da“; │

│• neimplementat (NI), atunci când la criteriul general de evaluare aferent │

│standardului s-a răspuns cu „Nu“. │

│Aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern │

│managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de │

│standarde implementate, se realizează conform aceloraşi precizări din │

│Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra │

│sistemului de control intern managerial. │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

  ANEXA 4.2

  la instrucţiuni

  Entitatea publică ……………………………….

  Aprob.

  Preşedintele Comisiei de monitorizare,

  ………………………………………………………..

  (numele/prenumele/funcţia)

  (semnătura/data)

  Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării

┌────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────┐

│ │ │din care compartimente în care │La nivelul entităţii publice standardul │

│Denumirea standardului │Numărul compartimentelor în care standardul este │standardul este: │este: │

│ │aplicabil ├────────────────────┬─────────┬─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│ │ │I^(1) │PI │NI │I/PI/NI │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│1 │2 │3 │4 │5 │6 │

├────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────────────────────────────────────┤

│Total număr compartimente: │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│I. Mediul de control │

├────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────┬─────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 1 – Etica şi integritatea │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 3 – Competenţa, performanţa │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 4 – Structura organizatorică │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────────────────────────────────────┤

│II. Performanţe şi managementul riscului │

├────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────┬─────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 5 – Obiective │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 6 – Planificarea │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 7 – Monitorizarea performanţelor │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 8 – Managementul riscului │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────────────────────────────────────┤

│III. Activităţi de control │

├────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────┬─────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 9 – Proceduri │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 10 – Supravegherea │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 11 – Continuitatea activităţii │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────────────────────────────────────┤

│IV. Informarea şi comunicarea │

├────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────┬─────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 12 – Informarea şi comunicarea │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 13 – Gestionarea documentelor │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 14 – Raportarea contabilă şi financiară │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────────────────────────────────────┤

│V. Evaluare şi audit │

├────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────┬─────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern │ │ │ │ │ │

│managerial │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Standardul 16 – Auditul intern │ │ │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────────────────────────────────────┤

│Gradul de conformitate a sistemului de control intern managerial cu standardele │

│……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. │

│Măsuri de adoptat │

│……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

  ^(1) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern managerial se consideră că este:

  • implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

  • parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

  • neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând.

  Elaborat

  Secretariat tehnic Comisia de monitorizare

  ……………………………………………………………

  (numele şi prenumele)

  ANEXA 4.3

  la instrucţiuni

  Entitatea publică ……………………………….

  Nr. …../data …..

  Conducătorul entităţii publice,

  ……………………………………………………………

  (funcţia/numele şi prenumele/semnătura şi ştampila)

  RAPORT

  asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20…..

  În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999

 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, subsemnatul …………(numele şi prenumele)………, în calitate de ………(denumirea funcţiei de conducător al entităţii publice)……, declar că ………….(denumirea entităţii publice)………. dispune de un sistem de control intern managerial ale cărui concepere şi aplicare permit/permit parţial/nu permit conducerii (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.

  Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra sistemului de control intern managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.

  Sistemul de control intern managerial cuprinde/cuprinde parţial/nu cuprinde mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor privind creşterea eficacităţii acestuia are/nu are la bază evaluarea riscurilor.

  În acest caz, menţionez următoarele:

  – Comisia de monitorizare este/nu este funcţională;

  – Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial este/este parţial/nu este implementat şi actualizat anual;

  – Procesul de management al riscurilor este/este parţial/nu este organizat şi monitorizat;

  – Procedurile documentate sunt elaborate în proporţie de …..% din totalul activităţilor procedurale inventariate;

  – Sistemul de monitorizare a performanţelor este/nu este stabilit şi evaluat pentru obiectivele şi activităţile entităţii, prin intermediul unor indicatori de performanţă.

  Pe baza rezultatelor autoevaluării apreciez că la data de 31 decembrie 20.. sistemul de control intern managerial al …………(denumirea entităţii publice)…… este conform/parţial conform/parţial conform limitat/neconform cu standardele cuprinse în Codul controlului intern managerial.

  Din analiza rapoartelor asupra sistemului de control intern managerial transmise ordonatorului principal/secundar de credite de către ordonatorii secundari şi/sau terţiari de credite, direct în subordonare/în coordonare/sub autoritate, rezultă că:

  – ……………………….. (nr.) entităţi au sistemul conform;

  – ……………………….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform;

  – ……………………….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform limitat;

  – ……………………….. (nr.) entităţi au sistemul neconform.

  Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern managerial, precum şi raportările transmise de către entităţile subordonate/în coordonare/sub autoritate.

  NOTĂ:

  Declaraţia conducătorului entităţii publice trebuie să fie corelată cu conţinutul şi informaţiile regăsite în anexele la prezentul ordin.

  ––

EVIDENȚĂ CONTROL INTERN

Data	Numarul documentului de aprobare a structurii de monitorizare (ultima actualizare	Numarul documentului de aprobare a programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial	Numar de obiective generale stabilite	Numar de indicatori asociați obiectivelor generale și specifice	Numar de activități procedurabile inventariate	Numar de proceduri elaborate	Numar de funcții sensibile inventariate	Numar riscuri inregistrate in Registrul riscurilor
0.	1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.
SEM.I 2018
SEM.I 2018

CENTRALIZATOR ANEXE

Nr. anexă	Denumire anexă	Elaborator	Aprobat	Nr. Ex.		Arhivare		Alte elem.
						Loc	Perioada
0	1	2	3	4		5	6	8
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

REGISTRE

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						Loc	Perioadă
0	1	2	3	4	5	6	7	8
1.
2.
3.

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	Modificare propusă	Justificare	Data	Semnătura

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil			Aviz nefavorabil
			DA	Semnătura	Data	Observaţii	Semnătura	Data

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Număr exemplar	Structură organizatorică	Nume şi prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătura

11. CUPRINS

Numărul componentei în cadrul procedurii operaţionale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale
	Coperta
1.	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2.	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3.	Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4.	Scopul procedurii operaţionale
5.	Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6.	Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale
7.	Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8.	Descrierea procedurii operaţionale
9.	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10.	Anexe, înregistrări, arhivări
11.	Cuprins