4.SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4.1.Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate,

Aceasta procedura descrie modalităţile de asigurare a resurselor umane competente necesare şi asigurarea instruirii personalului.

4.2.Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii.

4.3.Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4.Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5.DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1.Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională.

Procedura se aplică în toate compartimentele și serviciile primariei.

5.2.Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţidesfăşurate de entitatea publică.

5.3.Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală.

5.4.Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1. REGLEMENTĂRI INTERNAŢIONALE

6.1.1. SREN ISO 9001:2001

6.2. LEGISLAŢIE PRIMARĂ

6.2.1. Constituția României;

6.2.2. Legea nr. 53/2003-Codul muncii, cu modificările și completările ulterioare;

6.2.3. Legea nr. 263/2010, privind sistemul unitar de pensii;

6.2.4. Legea nr. 319/2006, privind securitatea și sănătatea în muncă;

6.3.5. H.G. nr. 611/2008 privind pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici cu modificările și completările ulterioare;

6.3.6. Ordinul președintelui ANFP nr. 1932/2009, pentru aprobarea regulamentului privind organizarea și desfășurarea examenului de promovare în clasa a funcționarilor publici cu modificările și completările ulterioare;

6.3.7. H.G nr. 905 din 14 decembrie 2017

privind registrul general de evidenţă a salariaţilor

6.3.8. H.G. nr. 250/1992, privind concediul de odihnă și alte concedii ale salariațiilor din administrația publică, din regiile autonome cu specific deosebit și din unitățile bugetare, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

6.3. LEGISLAŢIE SECUNDARĂ

6.3.1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne

6.3.2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

6.4. ALTE DOCUMENTE, INCLUSIV REGLEMENTĂRI INTERNE ALE ENTITĂŢII PUBLICE

6.1. Regulamentul de Organizare și Funcționare;

6.2. Acordul colectiv de muncă;

6.3. Regulamentul de Ordine Interioară;

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

7. 2. ABREVIERI ALE TERMENILOR

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

RRU – responsabil resurse umane

Generalităţi

Fişa postului, stabileşte scopul fiecărui post şi subliniază principalele sale funcţii. Specificaţia postului defalcă funcţiile în sarcini şi activităţi menţionând relaţiile ierarhice, şi, după caz, aptitudinile, abilităţile şi cunoştinţele necesare pentru realizarea sarcinilor respective.

Instruirea noilor angajaţi

După încheierea contractului de munca, noul angajat este instruit la locul de munca prin:

• instructaj specific locului de muncă efectuat de către persoane desemnate;

• instructaj pe probleme ale sistemului de control managerial intern de care este responsabil RRU.

Instruirile efectuate la angajare sunt consemnate în Procesul verbal de instruire.

Instruirea periodică a personalului

9. 1. 1. Personalul este instruit periodic în conformitate cu Planul anual de Instruire, pe probleme tehnice, ca o măsură de îmbunătăţire continuă.

9. 1. 2. Planul anual de Instruire se întocmeşte de către Responsabilul resurse umane pe baza evaluărilor efectuate, care au rolul de identificare al necesarului de instruire al angajaţilor.

9. 1. 3. Atunci când apar schimbări la serviciile prestate, legislaţie, activităţi etc. apare automat necesitatea unei noi instruiri, care nu trebuie consemnată în Planul anual de Instruire.

9. 1. 4. Efectuarea acestor instruiri este consemnată într-un Proces verbal de instruire care cuprinde tipul, tema, perioada şi persoanele participante la instructaj.

9. 1. 5. Anual, fiecare angajat este supus unei evaluări a activităţii sale în conformitate cu Fişa de evaluare individuală. Pe baza acesteia se identifică operaţiile şi activităţile pentru care este necesară instruirea individuală.

9. 1. 6. Dacă în urma evaluării anuale a personalului sau a modificării serviciilor se identifică necesitatea de instruire a angajaţilor, se solicită efectuarea de cursuri de calificare/recalificare sau stagii de pregătire, perfecţionare sau specializare la furnizorii de echipamente sau instituţii specializate.

      7. Certificatele de calificare, absolvire, diplomele, adeverinţele sau referinţele obţinute, care adeveresc participarea la aceste instruiri, trebuiesc păstrate corespunzător pe toată perioada de angajare a unei persoane.

Evaluarea eficacităţii instruirii

După efectuarea instruirii sunt evaluate cunoştinţele participanţilor de către lector, evaluare ce se realizează oral sau prin probă practică.

În urma evaluării, lectorul acordă un calificativ după cum urmează: bun, satisfăcător, slab.

Eficacitatea instruirii este evaluată prin prisma rezultatelor acesteiea, respectiv a beneficiilor înregistrate în desfăşurarea activităţilor şi a neconformităţilor datorate instruirii.

Această evaluarea este consemnată în Procesul verbal de instruire la o dată ulterioară .

Conştientizarea personalului

RRU se asigură că personalul este conştient de relevanţa şi importanţa activităţilor sale şi de modul în care el contribuie la realizarea obiectivelor prin comunicare cu angajaţii primariei, instruirea personalului, stabilirea de responsabilităţi specifice posturilor şi prin motivare.

Periodic, în conformitate cu planul de instruire, sunt efectuate instruiri ale angajaţilor cu privire la politica şi obiectivele primariei. Cu ocazia acestor instruiri sunt explicate valorile primariei, necesitatea angajamentului fiecărei persoane în contextul participării la aceste valori, importanţa conformităţii cu politicile, cu procedurile şi cerinţele sistemului de control managerial.

Prin comunicare directă cu ocazia întrunirilor de lucru, angajaţii sunt încurajaţi să accepte importanţa atingerii obiectivelor şi ţintelor pentru care sunt responsabili şi răspunzători, şi să încurajeze la rândul lor pe ceilalţi membrii ai primariei să răspundă în mod similar.

Prin fişele de post sunt stabilite atribuţiile şi responsabilităţile personalului în realizarea conformităţii cu politicile primariei, cu procedurile şi cerinţele sistemului de control managerial.

Motivarea angajaţilor se efectuează prin încurajarea exprimării de sugestii şi propuneri de îmbunătăţire a performanţelor primariei. După caz, în urma a astfel de propuneri şi în urma rezultatelor înregistrate, personalul este recompensat ca o recunoaştere a meritului acestuia în îmbunătăţirea performanţei.

Fişele de post întocmite pentru fiecare salariat prin detalierea în extensie a fiecăreia vor asigura o continuitate în cadrul acestei activităţi indiferent de gradul de fluctuaţie a personalului.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Responsabilităţi:

Responsabilul resurse umane întocmeşte Fisa postului si Planul anual de instruire, iar Primarul aprobă fişa postului, planul anual de instruire şi coordonează activităţile legate de instruire.

Superiorul ierarhic efectuează evaluarea anuală a personalului.

9.1. COMISIA SCIM:

• Aprobă, în cadrul ședințelor, procedura operațională.

• Monitorizează aplicarea procedurii

9.2. PRIMAR:

• În baza hotărârii Comisiei SCIM emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale.

9.3. COMPARTIMENT

• Aplică procedura sen sîn care desfășoară activități conform fișei postului.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS