4. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE

Prin adoptarea acestei proceduri, se urmareste modul in care Primăria Comunei Dorobanți defineste propria structura organizatorica, respectiv configuratia interna a entitatii, competentele, responsabilitatile, sarcinile si obligatiile fiecarui compartiment din cadrul institutiei.

Prezenta procedura descrie modul de stabilire a competentelor, de constientizare a personalului, de identificare a necesitatilor de instruire si stabileste modul de efectuare a instruirii intregului personal care efectueaza activitati ce influenteaza calitatea serviciilor, pentru a asigura competenta profesionala a acestuia si implementarea unui sistem de control managerial adecvat.

De asemenea defineste cadrul de acţiune şi determina factorii generatori de eficienţă, precizeaza cadrul profesional şi stabileste locul şi rolul fiecărui compartiment, stabileste atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile, influenţeaza procesul informaţional-decizional şi eficienta activităţilor.

Structura organizatorică trebuie stabilită astfel încât să permită fluxul informaţional şi să răspundă la două cerinţe fundamentale: diviziunea muncii şi coordonarea. Aşadar, structura creată trebuie să repartizeze oamenii şi sarcinile în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea, cooperarea, îndeplinirea sarcinilor, distribuirea resurselor şi luarea de decizii în modul cel mai eficace posibil, in vederea asigurarii premiselor organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

5. DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura stabileste metodologia de analiza a structurii organizatorice in cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, respectiv modul in care se divid activităţile entităţii publice în sarcini, in vederea realizarii obiectivelor organizaţiei.

6. DOCUMENTE DE REFERINTA

6.1. REGLEMENTĂRI INTERNAȚIONALE

6.1.1.SREN ISO 9001:2001

6.2. LEGISLAȚIE PRIMARĂ

6.2.1. Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcționarilor publici.

6.2.2. ORDIN nr. 3.753 din 3 noiembrie 2015 privind monitorizarea respectării normelor de conduită de către funcţionarii publici şi a implementării procedurilor disciplinare

6.2.3. HG nr. 1344 din 31 octombrie 2007 privind normele de organizare și funcționare a comisiilor de disciplină

6.2.4. Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită al personalului contractului din autoritățile și instituțiile publice

6.2.5. Legea nr.53/2003-Codul Muncii.

6.3. LEGISLATIE SECUNDARA

6.3.1. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice

6.4. ALTE DOCUMENTE, INCLUSIV REGLEMENTĂRI INTERNE ALE ENTITĂŢII PUBLICE

6.4.1. Regulamentul de Organizare și Funcționare;

6.4.2. Acordul colectiv de muncă;

6. 4. 3. Regulamentul de Ordine Interioară;

      4. Fisa postului, aprobata pentru fiecare angajat din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

7. DEFINITII

8. DESCRIEREA PROCEDURII

Generalitati

Competenta, responsabilitatea, sarcina si obligatia de a raporta sunt atribute asociate postului, acestea trebuind sa fie clare, coerente si sa reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor Primăriei Comunei Dorobanți.

Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului, responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţă iar raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.

Competenta este de doua feluri:

1. competenta profesionala;

2. competenta de serviciu;

Competenta profesionala reprezinta totalitatea cunostintelor, abilitatilor si deprinderilor necesare pentru exercitarea unei functii in cadrul aparatului Primăriei Comunei Dorobanți. Impreuna cu calitatile psiho-fizice, competenta constituie criteriu de incadrare si promovare a functionarilor in aparatul propriu.

Competenta de serviciu, denumita „atributie de serviciu” este abilitatea si totodata obligatia ce revine unui compartiment sau unui functionar, de a realiza o anumita actiune precis stabilita. Atributia de serviciu constituie o parte a activitatii organizate ce se desfasoara pentru realizarea atributiilor in cadrul aparatului Primăriei Comunei Dorobanți.

Stabilirea atributiilor de serviciu este operatiunea prin care se precizeaza, in mod clar si neechivoc, actiunea ce trebuie realizata, precum si compartimentul functional, respectiv persoana care are dreptul si obligatia de a realiza actiunea respectiva.

Stabilirea atributiilor de serviciu se face cu respectarea echilibrului intre exigentele actiunii si resursele alocate, avandu-se in vedere, pe cat posibil, o incarcatura de munca uniforma pe compartimente si functionari.

Modul de lucru

Structura organizatorica a Primăriei Comunei Dorobanți este in conformitate cu hotararea Consiliului Judetean Arad de infiintare a Primăriei Comunei Dorobanți, aprobarea organigramei, a numarului de posturi si a statului de functii.

In relatiile cu personalul din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, precum si cu persoanele fizice sau juridice, angajații sunt obligati sa aiba un comportament bazat pe respect, buna credinta, corectitudine si amabilitate.

Principalele tipuri de relatii functionale si modul de stabilire al acestora se prezinta astfel:

1. Relatii de autoritate ierarhice:

• subordonarea fata de Consiliul Judetean Arad;

• subordonarea compartimentelor independente fata de Primăria Comunei Dorobanți si dupa caz, fata de Consiliul Judetean Arad in limita competentelor stabilite de legislatia in vigoare, a dispozitiilor Primăriei Comunei Dorobanți si a structurii organizatorice;

• subordonarea personalului de executie fata de seful de serviciu sau seful de birou, dupa caz;

2. Relatii de autoritate functionale:

• Se stabilesc de catre compartimentele din structura organizatorica a Primăriei Comunei Dorobanți in conformitate cu obiectul de activitate, atributiile specifice fiecarui compartiment sau competentele acordate prin dispozitia Primăriei Comunei Dorobanți si in limitele prevederilor legale.

3. Relatii de comunicare:

• se stabilesc intre compartimentele din structura organizatorica a Primăriei Comunei Dorobanți;

• se stabilesc intre compartimentele din structura organizatorica a Primăriei Comunei Dorobanți si compartimente similare din celelalte structuri ale administratiei centrale sau locale din tara sau din strainatate. Aceste relatii de cooperare exterioara se stabilesc numai in limitele atributiilor compartimentului sau a competentelor acordate prin dispozitia Primăriei Comunei Dorobanți sau hotararea Consiliului.

4. Relatii de reprezentare

• In limitele legislatiei in vigoare si a mandatului acordat de Primăriei Comunei Dorobanți, Secretarul sau personalul compartimentelor din structura organizatorica reprezinta Primăriei Comunei Dorobanți n relatiile cu celelalte structuri ale administratiei centrale sau locale, organisme, O.N.G. – uri, etc. din tara sau strainatate.

Functionarii publici care reprezinta autoritatea sau institutia publica in cadrul unor organizatii internationale, institutii de invatamant, conferinte, seminarii si alte activitati cu caracter international au obligatia sa promoveze o imagine favorabila tarii si Primăriei Comunei Dorobanți.

Detalii in Regulamentul de Organizare si Functionare al Primăriei Comunei Dorobanți.

In cadrul fiecarei structuri, posturile sunt ocupate, conform organigramei in vigoare si potrivit statului de functii, valabil pentru anul in curs.

Sarcinile, atributiile, responsabilitatile fiecarui ocupant al postului se regasesc in fisa postului si sunt aduse la cunostinta ocupantului postului, care confirma prin semnatura asumarea lor.

Stabilirea competentelor pentru fiecare loc de munca

Fiecare Sef de compartiment, in colaborare cu Responsabilul pentru Managementul Resurselor Umane, stabileste in Fisele Postului, competentele necesare pentru intreg personalul care desfasoara activitati care influenteaza calitatea serviciilor din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

Constientizarea personalului

Fiecare sef de compartiment, in colaborare cu Responsabilul cu Managemetul Resurselor Umane, asigura constientizarea personalului din zona sa de responsabilitate, cu privire la relevanta si importanta activitatii sale la realizarea obiectivelor Primăriei Comunei Dorobanți.

Intregul personal este constientizat cu privire la avantajele realizarii corecte a muncii la toate nivelele si despre efectele realizarii nesatisfacatoare a muncii asupra celorlalti salariati, asupra satisfactiei clientului, asupra costurilor noncalitatii si implicatiile economice la nivelul institutiei.

Fiecarui angajat i se prezinta obiectivele Primăriei Comunei Dorobanți stabilite de catre conducere si i se explica rolul pe care acesta il are in indeplinirea acestor obiective, ce are el efectiv de facut, astfel incat obiectivele stabilite de conducere sa devina si obiectivele fiecarui angajat.

Principalele sarcini

• stabilirea competentelor pentru fiecare loc de munca;

• constientizarea personalului cu privire la relevanta si importanta activitatii sale;

• identificarea necesitatilor de instruire si stabilirea tematicii pentru personalul executant;

• identificarea necesitatilor de instruire si stabilirea tematicii pentru personalul de cercetare, tehnic si economic;

• identificarea necesitatilor de instruire si stabilirea tematicii pentru personalul de conducere;

• identificarea necesitatilor de instruire si stabilirea tematicii pentru noii angajati;

• identificarea necesitatilor de instruire pe probleme de asigurarea calitatii si stabilirea tematicii pentru toate nivelele organizatorice;

• elaborarea Programului de instruire;

• aprobarea Programului de instruire si alocarea de resurse;

• pregatirea activitatii de instruire, intocmirea Programelor analitice de instruire, efectuarea instruirii si testarea personalului instruit;

• pastrarea inregistrarilor privind calificarile, autorizarile si instruirea personalului

Modalitatile de control intern

a) autocontrolul

Personalul cu atributii in Managementul resurselor umane asigura:

• organizarea de concursuri pentru ocuparea posturilor, in conditiile legi, conform cerintelor postului ocupat;

• intocmirea Statului de functii si a Statului de personal;

• asigura completarea la zi a dosarelor personale.

b) controlul ierarhic

Controlul ierarhic se exercita de catre Primăriei Comunei Dorobanți.

c) controlul administrativ se exercita de catre Comisia de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control managerial si de catre sefii de compartimente

9. ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI

10. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS