Procedură de sistem – Managementul riscurilor (D2-S08-PS01)

Print Friendly, PDF & Email
ROMÂNIAJUDEȚUL ARADCOMUNA DOROBANȚI PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1, Nr. exemplare:1

MANAGEMENTUL RISCURILOR

 Revizia 0, Nr. exemplare:1
Pagina: 
COMPARTIMENT: Exemplar nr.1
COD COMPARTIMENT: COD D2-S08-PS01  

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA EDIŢIEI SAU, DUPĂ CAZ, A REVIZIEI ÎN CADRUL EDIŢIEI

Nr.

crt.

 Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
  1 2 3 4 5
1.1 Elaborat

PROIECT

 Societate Jurist 12.09.2018  
  Din partea AUTORITĂȚII     12.09.2018  
1.2. Informare KORODI ERIKA Primar 12.09.2018  
1.3. VERIFICAT

Comisia

SCIM

 VAIDA ANDO ANAMARIA Președinte comisie SCIM 12.09.2018  
JUHASZ ZOLTAN Vicepreședinte comisie SCIM 12.09.2018  
BOHM MELINDA Secretar comisie SCIM 12.09.2018  
TORMA PIROSCA Membru comisie SCIM 12.09.2018  
KOVACS IRINA Membru comisie SCIM 12.09.2018  
OZE ECATERINA LOREDANA Membru comisie SCIM 12.09.2018  
ARVAI ANNA MARIA Membru comisie SCIM 12.09.2018  
1.4. Aprobat   Primar 12.09.2018  

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR

  Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei Componenta revizuită Modalitatea reviziei Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei
1 2 3 4
2.1. Ediţia I X X X
2.2. Revizia 1      
2.3. Revizia 2      

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI

Nr. crt Scopul difuzării Ex.

nr.

 Compartiment Funcţia Numele şi prenumele Data primirii Semnătura
0 1 2 3 4 5 6 7
3.1 Aplicare 1       12.09.2018  
3.2. Informare 1 Conducere Primar   12.09.2018  
Conducere Viceprimar   12.09.2018  
Secretar UAT Secretar   12.09.2018  
3.3. Evidență 1 Secretar Secretar   12.09.2018  
3.4. Arhivare 1 Secretar Secretar   12.09.2018  
  Arhivare 1 Compartiment

de specialitate

conform

dispoziție primar

și/sau

fișa postului și/ sau anexei la fișa postului

  Secretar   12.09.2018  
3.5. Alte scopuri – – – – –  

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

  1. Procedura stabileste un cadru general unitar de identificare, analiza si gestionare a riscurilor la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

  1. Managementul riscurilor vizează realizarea eficientă si eficace a obiectivelor primăriei Comunei Dorobanți, promovând actiunea si previziunea.

  1. Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din cadrul structurii auditate, daca controalele interne sau procedurile structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evolutiei controlului intern al structurii auditate.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

Procedura se aplică de către întregul personal de conducere, precum si de catre persoana/ persoanele cu responsabilitati in ceea ce prveste monitorizarea/gestionarea riscurilor identificate in cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.

Activitatea la care se refera procedura operationala :

Procedura se aplica in cadrul primăriei Comunei Dorobanți doar compartimentelor care desfasoara activitati de analiza a riscurilor, conform prevederilor sistemului de control managerial implementat in cadrul institutiei. Delimitarea explicita a activitatii procedurale in cadrul portofoliului de activitati desfasurate in cadrul Primariei Comunei Dorobanți:

Managementul riscurilor vizeaza identificarea si evaluarea riscurilor, precum si stabilirea modului de a reactiona in fata riscurilor, adica de a pune in opera mijloace de control intern care sa le atenueze posibilitatea de aparitie sau consecintele pe care le-ar produce in cazul in care s-ar materializa. Principalele activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata:

Gestionarea riscurilor trebuie subordonata obiectivelor care formeaza un sistem integrat, coerent si convergent catre obiectivele generale, astfel incat nivelele de activitate sa se sustina reciproc. Expunerea la risc reprezinta consecintele, ca o combinatie de probabilitate si impact, care pot fi resimtite la nivelul primăriei Comunei Dorobanți in raport cu obiectivele prestabilite, in cazul in care riscul s-ar materializa.

Programele, proiectele, activitatile si in general orice actiune structurata, orientata spre realizarea unor obiective, necesita alocare de resurse. Astfel, managementul riscurilor se coreleaza cu gestionarea resurselor in cadrul scolii.

Ȋn acelasi timp, gestionarea unui risc poate avea un impact asupra altor riscuri sau masurile identificate ca fiind eficace pentru controlarea unui risc se pot dovedi benefice si in controlarea altor riscuri.

Aceasta abordare permite definirea si implementarea unei strategii de gestionare a riscurilor care porneste de la varf si este integrata in activitatile si operatiile de rutina ale Comunei Dorobanți.Compartimente implicate in procesul activitatii: Compartimente furnizoare de date: toate compatimentele din cadrul Primariei Comunei Dorobanți.

Compartimentele beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate: toate compartimentele din cadrul Primariei Comunei Dorobanți .

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

6.1. REGLEMENTĂRI INTERNAŢIONALE

– Nu este cazul

6.2. LEGISLAŢIE PRIMARĂ

6.2.1. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

6.3. LEGISLAŢIE SECUNDARĂ

6.3.1. Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, actualizată,

6.3.2. Legea nr.53/2003-Codul Muncii.

6.4. ALTE DOCUMENTE, INCLUSIV REGLEMENTĂRI INTERNE ALE ENTITĂŢII PUBLICE

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al primariei Comunei Dorobanți

6.4.2. Regulamentul Intern al Primăriei Comunei Dorobanți

6.4.3. Fişele postului

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

Nr.

Crt.

Termenul

Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
 

Procedurã

Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat; acestea constituie etape necesare îndeplinirii atributiilor si sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilitatilor;

PS (Procedura de sistem) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul primariei Comunei Dorobanți;

Compartiment = compartiment /serviciu /birou / department /comisie, etc.; Conducatorul compartimentului = Primar, sef birou/sef serviciu/sef compartiment, Presedinte comisie, etc.;

PO (Procedura Operationala) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul primariei Comunei Dorobanți

PL (Procedura de lucru) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unui singur compartiment din cadrul primariei Comunei Dorobanți;

2.

Ediţie a unei proceduri operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată

3.

Sistem de control managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial

4.

Analiză

Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite

5.

Părţi interesate

Cetăţenii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează

6.

Competenta

Constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului

7.

Responsabilitatea

Reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta

8.

Raportarea

Reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor

9.

Grupul de lucru

Grupul de lucru pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial, constituit prin dispoziție a primarului

10.

Structura organizatorică

configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

  • Activitate – ansamblu de acte fizice, intelectuale şi morale făcute în scopul obţinerii unui anumit rezultat.

  • Acţiune – desfăşurarea unei activităţi sau fapta întreprinsă pentru atingerea unui scop.

  • Ameninţare – pericol sau sursa acestuia, care poate afecta atingerea obiectivelor unei organizaţii.

  • Control intern – totalitatea politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul organizaţiei pentru a asigura atingerea obiectivelor în mod eficient şi eficace, respectarea reglementărilor, protejarea bunurilor şi a informaţiilor şi prevenirea fraudelor şi greşelilor.

  • Disponibilitatea la risc – cantitatea de risc pe care o organizaţie este pregătită să o accepte sau la care este dispusă să se expună într-un anumit moment. (Termenul se regăseşte în literatura de specialitate sub denumirea ,,Apetitul pentru risc”).

  • Efect – rezultat, urmare, consecinţă.

  • Eficacitate – capacitatea unui produs sau a unei activităţi de a produce efecte, indiferent de resursele consumate (eforturile depuse).

  • Eficienţă – obţinerea rezultatelor cu un consum raţional (optim) de resurse.

  • Eveniment – întâmplare importantă sau fapt de mare însemnătate.

  • Expunere la risc – consecinţele pe care poate să le resimtă o organizaţie, ca o combinaţie de impact şi probabilitate, în cazul materializării unui risc.

  • Factor de risc – situaţie/fapt/condiţie reprezentând motivul care stă la baza riscului şi care declanşează manifestarea.

  • Gestionarea riscurilor – componentă a managementului riscului care constituie un ansamblu de activităţi riguros definite şi organizate, care permit administrarea şi monitorizarea eficientă a riscului.

  • Impact – efectul produs în cazul când un risc se materializează.

  • Managementul riscului – metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru instituție, cu costuri minime.

  • Nivelul de risc – cuantificarea combinaţiei dintre impact şi probabilitate, definită ca produsul acestora.

  • Obiectiv – ceea ce îşi propune să realizeze Primăria; obiectivele se incadreaza in urmatoarele categorii:

  • Generale – legate de telurile stabilite la nivel înalt, aliniate cu misiunea Primariei Comunei Dorobanți;

  • Specifice – legate de oportunitatea si eficacitatea activitătilor curente ale Primariei Comunei Dorobanți;

  • De raportare – legate de eficienta sistemului de raportare în cadrul Primariei Comunei Dorobanți;

  • De conformitate – legate de modul în care Primăria respectă legislatia si reglementările interne;

  • De protejare a activelor – legate de prevenirea pierderilor de active în cadrul Primariei Comunei Dorobanți, fie prin furt, gestionare defectuoasa, ineficientă sau prin decizii eronate.

  • Probabilitate – posibilitatea ca un anumit eveniment/risc să aibă loc sau să se materializeze.

  • Proces – ansamblul de activităţi corelate sau interactive care transformă elementele de intrare în elemente de ieşire.

  • Registrul de riscuri – reprezintă instrumentul de lucru, care cuprinde, sub forma unui tabel, elementele necesare gestionării eficiente a riscurilor.

  • Responsabil de risc – persoana (conducătorul unei structuri) din cadrul Primariei Comunei Dorobanți, desemnată să gestioneze riscurile existente, corespunzător nivelului ierarhic al acesteia, în scopul atingerii obiectivelor cărora le sunt asociate respectivele riscuri.

  • Risc – incertitudinea unui rezultat, a unor acţiuni sau evenimente, fie sub forma unei oportunităţi pozitive sau a unei ameninţări negative. Este o combinaţie dintre probabilitate şi impact.

    • Risc extern – riscul care rezultă din afara Primariei Comunei Dorobanți şi nu poate fi controlat în totalitate de către acesta;

    • Risc inerent – expunerea cauzată de un anumit risc înainte de a fi luată vreo măsură de atenuare a lui;

    • Risc operaţional – riscul legat de desfăşurarea curentă a activităţii în cadrul Primariei Comunei Dorobanți;

    • Risc privind schimbarea – riscul aferent deciziei de a face lucruri noi care depăşesc capacitatea actuală a Primariei Comunei Dorobanți;

    • Risc rezidual – expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsuri de gestionare a lui, presupunând că masurile au fost eficace;

  • Reactia la risc – optiunile privind modalitatea de gestionare a riscurilor. Acestea pot fi:

  • Tolerarea, prin care nu se ia nici o măsură de diminuare a riscului, însă se realizează o monitorizare periodică pentru a se observa dacă riscul respectiv înregistrează cresteri importante sau nivelul de expunere este acceptabil;

  • Transferul, prin care se are în vedere, dacă este posibil, preluarea riscului de către cineva din afara Primariei Comunei Dorobanți;

  • Tratarea, prin carea se stabileste aplicarea unor măsuri astfel încât riscul inerent să fie redus la un nivel minim de expunere;

  • Terminarea, prin care, activitatea căreia îi este asociat riscul respectiv încetează din motive de eficientă.

7.2. ABREVIERI ALE TERMENILOR

Nr. Crt.

Abrevierea

Termenul abreviat
1.

P.O.

Procedura operaţională
2.

E

Elaborare
3.

V

Verificare
4.

A

Aprobare
5.

Ap.

Aplicare
6.

Ah.

Arhivare

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1. GENERALITATI:

Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea auditata, modul in care controalele interne sau procedurile entitatii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii controlului intern.

Identificarea si analiza riscurilor este o subetapa majora in etapa de pregatire a derularii misiunilor de audit intern si presupune:

  • identificarea pericolelor / riscurilor din entitatea auditata;

  • existenta activitatilor de control intern sau a procedurilor entitatii auditate care previn riscurile;

  • eliminarea sau minimizarea pericolelor / incertitudinilor / riscurilor;

  • evaluarea structurii / evolutiei controlului intern al entitatii auditate.

Principalele categorii de riscuri sunt:

  • Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabilitati precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentatia insuficienta sau neactualizata;

  • Riscuri operationale, cum ar fi: neinregistrarea in evidentele contabile, arhivare necorespunzatoare a documentelor justificative, lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;

  • Riscuri financiare, cum ar fi: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;

  • Alte riscuri, spre exemplu cele generate de schimbarile legislative, structurale, manageriale etc.

Auditul intern trebuie sa integreze in procesul de identificare si evaluare al riscurilor semnificative si pe cele depistate cu ocazia altor misiuni. Masurarea riscurilor este determinata de cele doua componente de baza ale acestuia, si anume:

  • probabilitatea de aparitie a riscurilor;

  • nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecintelor si durata.

8.2. MODUL DE LUCRU:

Primarul Comunei Dorobanți:

  • Avizeaza tabelul punctelor tari si punctelor slabe si fisele de constatare a problemelor initiate pentru fiecare control potential.

Echipa pentru gestionarea riscurilor, constituită la nivelul Primariei Comunei Dorobanți prin Dispoziție a primarului :

  • Din activitatea desfasurata in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor, pregateste o lista centralizatoare a obiectivelor si obiectelor care vor fi verificate/analizate;

  • Identifica riscurile asociate;

  • Stabileste criteriile de analiza a riscurilor;

  • Stabileste ponderea fiecarui criteriu al riscului;

  • Stabileste nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

  • Stabileste punctajul total al criteriului utilizat;

  • Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obtinute;

  • Ierarhizeaza operatiunile activitatilor ce urmeaza a fi verificate/analizate si elaboreaza tabelul punctelor tari si cele slabe;

  • Transmite tabelul punctelor tari si slabe Primarului Comunei Dorobanți.

Evaluarea controlului intern

Controlul intern este

Daca

Cu lipsuri grave

(nivel 3)

  1. conducerea si/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta si nepasatoare cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor, sau reviziile externe.

  1. Verificarile/analizele anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.

  1. analiza dezvaluie ca nu sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente.

  1. procedurile de control intern lipsesc sau sunt putin utilizate.

Insuficient

(nivel 2)

  1. conducerea si personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor si reviziilor externe.

  1. Verificarile/analizele anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat masuri de remediere.

  1. analiza arata ca sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente.

Corespunzator

(nivel 1)

  1. conducerea si personalul de executie demonstreaza o atitudine constructiva, existand preocuparea de a anticipa si/sau inlatura problemele.

  1. Verificarile/analizele anterioare si studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme.

  1. analiza arata ca sunt in functiune numeroase si eficiente tehnici de control intern.

  1. procedurile sunt bine descrise, sustinute de documente, formalizate si utilizate.

Aprecierea cantitativa se realizeaza prin analiza efectelor riscului in cazul producerii sale si exprima nivelul impactului pe o scara valorica, pe trei nivele:

– impact scazut;

– impact moderat;

– impact ridicat.

Aprecierea calitativa se realizeaza prin examinarea tuturor factorilor cu incidenta asupra domeniilor care fac obiectul verificarii/analizei (resurse umane, complexitate operatiilor, mijloace tehnice etc) si se exprima prin probabilitatea aparitiei, respectiv vulnerabilitatea pe trei nivele:

Vulnerabilitate

Daca

Mica

(nivel 1)

  1. Resursele umane sunt suficiente;

  2. Complexitatea operatiunilor este redusa;

  3. Mijloacele tehnice existente, necesare desfasurarii activitatii sunt suficiente.

Medie

(nivel 2)

  1. Resursele umane nu sunt suficiente;

  2. Ori complexitatea operatiunilor este ridicata;

  3. Ori mijloacele tehnice existente necesare desfasurarii activitatii sunt insuficiente.

Mare

(nivel 3)

  1. Resursele umane nu sunt suficiente;

  2. Complexitatea operatiunilor este ridicata;

  3. Mijloacele tehnice existente, necesare desfasurarii activitatii sunt insuficiente.

Procedura Managementul riscurilor din cadrul etapei de pregatire a procesului de verificare/analiza a activitatilor derulate in cadrul Comunei Dorobanți presupune parcurgerea unor pasi pornind de la obiectivele stabilite anticipat, dupa cum urmeaza:

  • Identificarea obiectelor care vor fi verificate/analizate;

  • Identificarea riscurilor asociate operatiilor/obiectelor verificate/analizate;

  • Stabilirea criteriilor/factorilor de aprecierea a riscului si a ponderilor acestora;

  • Stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc si determinarea punctajului total al criteriului utilizat;

  • Clasarea riscurilor;

  • Ierarhizarea activitatilor/operatiilor ce urmeaza a fi verificate/analizate;

Analiza riscurilor reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului cu punctele tari si punctele slabe. Astfel, aprecierea unui risc are la baza doua estimari:

  • gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului

  • probabilitatea ca riscul sa revina.

Punctele tari si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de rezultatele asteptate si de conditiile de obtinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a Primariei Comunei Dorobanți, sau atingerea unui rezultat scontat.

Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora si aprecierea nivelurilor riscurilor

Factori de risc

(Fi)

Ponderea factorilor de risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1

N 2

N 3

Aprecierea controlului intern F1

P1 – 40 – 60 %

Exista proceduri si se aplica

Exista proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplica

Nu exista proceduri

Aprecierea cantitativa

F2

P2 – 20 – 30%

Impact financiar scazut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativa

F3

P3 – 20 – 30 %

Vulnerabilitate mica

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

NOTA:

Pentru stabilirea ponderii riscurilor se are in vedere importanta si greutatea factorului de risc in cadrul activitatii respective si de asemenea faptul ca suma ponderilor pe factori de risc trebuie sa fie 100.

In functie de elementele prezentate s-au stabilit urmatoarele ponderi pe factori de risc:

  • F1 Aprecierea controlului intern …………………………………. 40 – 60 %

  • F2 Aprecierea cantitativa ……………………………………….… 20 – 30 %

  • F3 Aprecierea calitativa …………………………………….…….. 20 – 30 %

TOTAL 100 %

Ponderile atribuite factorilor de risc sunt stabilite in functie de importanta acestora pentru activitatea verificata/analizata, si insumate trebuie sa fie 100 %.

ÎNTOCMIREA ŞI ACTUALIZAREA REGISTRULUI DE RISCURI

  • Echipa de gestionare a riscurilor constituită la nivelul Primariei Comunei Dorobanți prin decizia Primarului centralizeaza riscurile identificate in cadrul fiecarui compartiment de catre persoana resonsabila in acest sens, analizeaza impactul riscului si, in cazul in care constata existenta unui risc real il inregistreaza in registrul riscurilor, elaborat in conformitate cu Anexa A04.

  • Completarea şi actualizarea Registrului de riscuri se va face numai de către Grupul pentru gestionarea riscurilor constituit in cadrul Primariei Comunei Dorobanți.

MANAGEMENTUL RISCULUI

Elemente ce compun managementul riscului

Managementul riscului în cadrul instituţiei se realizează prin intermediul a opt componente interdependente, corespunzatoare actiunilor intreprinse in scopul atingerii obiectivelor.

1. Mediul intern

Mediul intern al Primariei Comunei Dorobanți reprezintă fundaţia tuturor celorlalte componente ale managementului riscului pe care le influenţează în mod decisiv. Mediul intern cuprinde mai multe elemente, inclusiv infrastructura, tehnologia utilizată, structura organizatorică a Primariei Comunei Dorobanți, valorile etice, competenţa şi dezvoltarea personalului, managementul, modul de desemnare a autorităţii şi responsabilităţii, existenţa unei culturi a riscului.

Dintre toate elementele menţionate, cultura riscului are un rol determinant întrucât reprezintă felul in care Primăria intelege sa abordeze riscurile aferente activităţii de zi cu zi prin intermediul atitudinii faţă de riscuri, al sistemului de valori existent şi al practicilor utilizate.

Cultura pentru risc este promovată prin managementul riscului şi implicit prin gestionarea riscurilor. Ea trebuie înţeleasă şi acceptată de întregul personal din cadrul Primariei Comunei Dorobanți şi reprezintă perspectiva pe care Primăria, ca entitate, o are asupra riscurilor şi modul in care acesta îşi desfasoara activităţile şi gestioneaza problema riscurilor. Această perspectivă reflectă valoarea pe care Primăria urmăreşte să o obţină din gestionarea riscurilor, iar promovarea eficientă se realizează de către conducere prin intermediul unor căi de comunicare (politici, declaraţii) şi a exemplului în activitatea zilnică.

2. Stabilirea obiectivelor

Pentru a se realiza un management eficient al riscului, conducerea trebuie să stabilească în prealabil obiective corespunzătoare pentru toate componentele din structura Primariei Comunei Dorobanți, aliniate şi corelate cu strategia stabilită în cadrul acesteia.

Fiecare obiectiv stabilit trebuie astfel definit încât acesta să răspundă pachetului de cerinţe:

• precis – conform specificului Primariei Comunei Dorobanți;

• măsurabil şi verificabil din punct de vedere cantitativ şi calitativ, dar şi în ceea ce priveşte costul;

• necesar – în functie de efectul pe care realizarea sa îl are asupra Primariei Comunei Dorobanți;

• realist – posibil de atins ţinând cont de resursele existente;

• fixat în timp – prin încadrarea într-un interval temporal pentru aducerea la îndeplinire.

Obiectivele Primariei Comunei Dorobanți pot fi percepute prin prisma a cinci mari categorii:

• generale – legate de ţelurile stabilite la nivel înalt, aliniate cu şi sprijinind misiunea/viziunea Primariei Comunei Dorobanți;

• specifice – legate de eficacitatea activităţilor Primariei Comunei Dorobanți;

• de raportare – legate de eficienta sistemului de raportare in cadrul Primariei Comunei Dorobanți;

• de conformitate – legate de modul în care Primăria respectă legile şi reglementările aplicabile în materie;

• de protejare a activelor – legate de prevenirea pierderilor de active în cadrul Primariei Comunei Dorobanți, fie prin furt, risipă, ineficienţă sau printr-o decizie eronată.

3. Identificarea şi evaluarea evenimentelor/cauzelor

Pentru a se stabili dacă sau când un eveniment va avea loc sau care va fi rezultatul acestuia, Conducerea Primariei Comunei Dorobanți trebuie sa ţină seama de factorii externi şi interni ce pot să influenţeze apariţia respectivului eveniment. Factorii externi pot fi de natură economică, operaţională, ecologică, politică, socială sau tehnologică. Factorii interni reflectă opţiunea conducerii şi includ elemente legate de mediul intern.

Evenimentele identificate pot avea fie un impact negativ, fie unul pozitiv sau ambele. Evenimentele cu un impact negativ generează riscuri, iar cele cu un impact pozitiv generează oportunităţi sau anulează impactul negativ al riscurilor. Atât riscurile cât şi oportunităţile pot fi generate şi de cauze sau surse care nu se încadrează în categoria „evenimente”.

Metodologia de identificare a evenimentelor/cauzelor din cadrul Primariei Comunei Dorobanți include tehnici şi instrumente de lucru care analizează deopotrivă trecutul şi viitorul.

Conducerea Primariei Comunei Dorobanți analizează modul în care anumite evenimente/cauze ar putea să efectueze atingerea obiectivelor şi face o evaluare a acestora din perspectiva probabilităţii şi a impactului riscurilor care le generează.

4. Identificarea şi evaluarea riscurilor

Identificarea riscului are ca scop anticiparea acestora şi includerea informaţiilor despre riscuri în procesele decizionale. Nu se pune problema identificării precise a tuturor riscurilor care s-ar putea manifesta, o listă completă a acestora fiind imposibil de elaborat, ci trebuie identificate doar riscurile principale. Riscul care a fost identificat va fi specificat concret. Specificarea riscului este mai eficace atunci când conţine factorii generatori, circumstanţe şi consecinţe.

Metodologia de evaluare a riscurilor în cadrul Primariei Comunei Dorobanți se realizează utilizându-se tehnici calitative şi cantitative. Tehnicile de evaluare calitativă a riscurilor se utilizează atunci când riscurile nu pot fi cuantificate sau când nu sunt disponibile informaţii suficient de credibile necesare evaluării cantitative, ori obţinerea datelor nu este eficientă din punct de vedere al costurilor. Tehnicile cantitative de evaluare sunt folosite în activităţi mai complexe pentru a completa tehnicile calitative.

Evaluarea riscurilor permite o clasificare a acestora şi definirea, pe această bază, a priorităţilor, în vederea limitării apariţiei unui risc major.

Evaluarea se face mai întâi asupra riscurilor inerente, iar după adoptarea măsurilor de reducere stabilite de conducerea Primariei Comunei Dorobanți, se determina nivelul riscului rezidual.

Evaluarea atât a riscurilor inerente cât şi a celor reziduale se concretizează prin determinarea nivelului de risc ca produs între probabilitate şi impact. Pentru o mai bună evidenţiere se recomandă atât înregistrarea în registrul de riscuri, cât şi reprezentarea grafică a nivelului de risc.

Prin intermediul evaluării riscurilor, conducerea Primariei Comunei Dorobanți pune în balanţă consecinţele pozitive şi negative ale evenimentelor/cauzelor identificate, ceea ce îi permite să ia deciziile cele mai potrivite pentru atingerea obiectivelor, stabilindu-şi astfel reacţia la risc.

  1. Reacţia la risc

Conducerea Primariei Comunei Dorobanți identifică opţiunile de care dispune pentru a răspunde riscului şi analizează efectele acestor opţiuni asupra probabilităţii şi impactului unui risc, în strânsă legătură cu disponibilitatea pentru risc şi raportul cost-beneficiu, iar ulterior concepe şi implementează acţiunile de răspuns la risc. Aceste etape parcurse de conducerea Primariei Comunei Dorobanți sunt părţi integrante ale gestionării riscurilor şi contribuie la aducerea nivelului de risc în limitele de toleranţă agreate.

Activitatile privind identificarea.gestionarea riscurilor pot fi delegate, prin dispoziție a primarului.

Reacţiile la risc exprimate sub forma unor opţiuni de gestionare a riscului sunt următoarele:

a) tolerarea, prin care, nu se ia nici o măsură de diminuare a riscului, însă se realizează o monitorizare periodică pentru a se observa dacă riscul respectiv înregistrează creşteri importante sau nivelul de expunere este acceptabil;

b) transferul, prin care se are în vedere, dacă este posibil, preluarea riscului de către cineva din afara Primariei Comunei Dorobanți;

c) tratarea, prin care se stabileşte aplicarea unor măsuri (forme de control intern care să corespundă specificului activitatilor Primariei Comunei Dorobanți sau îmbunătăţirea celor existente) astfel încât riscul inerent să fie redus la un nivel minim de expunere;

d) terminarea, prin care activitatea căreia îi este asociat riscul respectiv încetează din motive de eficienţă.

După alegerea reacţiei la risc, conducerea Primariei Comunei Dorobanți redimensionează riscul pe baza nivelului rezidual (acceptat) al acestuia, având în vedere că un risc va exista atâta timp cât există activitatea căreia îi este asociat.

6. Activităţile de control

Politicile şi procedurile care ajută la buna punere în practică a reacţiilor la risc reprezintă activităţi de control. Aceste activităţi se regăsesc în cadrul Primariei Comunei Dorobanți, la toate nivelele şi în toate funcţiile.

Activităţile de control fac parte din procesul prin care Primăria urmăreşte atingerea obiectivelor stabilite şi presupun două elemente: o politică şi procedurile de punere în aplicare a politicii, care să prevadă clar ce trebuie făcut. Activităţile de control se concretizează atât prin măsuri de minimizare a riscului inerent (preventive), cât şi prin măsuri care să corecteze eventuale rezultate nedorite (corective).

7. Informaţii şi comunicare

Informaţiile care pot proveni atât din surse interne, cât şi externe, sunt necesare la toate nivelele Primariei Comunei Dorobanți pentru a identifica, evalua şi reacţiona la risc, în scopul atingerii obiectivelor.

REGISTRUL DE RISCURI

Gestionarea riscurilor se realizează eficient prin intermediul Registrului de riscuri, fapt care asigură conducerea Primariei Comunei Dorobanți că managementul riscurilor se aplică la fiecare din nivelele sale ierarhice.

Conducerea Primariei Comunei Dorobanți trebuie să se asigure ca pentru orice obiectiv au fost identificate riscurile asociate, care sunt consemnate în Registrul de riscuri şi desemnează, în acest sens, responsabili de riscuri.

Registrul de riscuri trebuie să fie uşor de examinat şi accesibil personalului de conducere din cadrul Primariei Comunei Dorobanți. Acesta trebuie să ofere elemente necesare în vederea luării deciziilor adecvate pentru diminuarea riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor stabilite.

Conţinutul, forma de redactare şi modul de elaborare

Registrul de riscuri cuprinde informaţii referitoare la obiectivele stabilite pentru fiecare nivel ierarhic din cadrul Primariei Comunei Dorobanți şi reprezintă materializarea în formă scrisă a analizei factorilor de risc.

Registrul de riscuri se redactează pe suport de hârtie cu ajutorul mijloacelor electronice de către persoane anume desemnată din cadrul Primariei Comunei Dorobanți, conform modelului din Anexa 05, după următorul algoritm:

  • în coloana 1 – se vor inscrie compartimentele din structura Primariei Comunei Dorobanți in cadrul caror a fost identificat riscul;

  • în coloana 2 – se vor înscrie denumirile obiectivelor fiecărui nivel ierarhic;

  • în coloana 3 – se vor înscrie explicit riscurile inerente asociate obiectivelor;

  • aceste riscuri coincid şi rezultă din totalitatea riscurilor aferente activităţilor desfăşurate pentru realizarea fiecărui obiectiv în parte;

  • în coloana 4 – se vor inscrie circumstantele care favorizeaza aparitia riscului;

  • în coloana 5 – se va identifica persoana responsabila pentru gestionarea riscului din cadrul compartimentului in care acesta a fost identificat;

  • în coloana 6, 7 si 8 – se vor înscrie valorile asociate fiecărui risc inerent;

  • impactul va fi apreciat pe baza unei scări de evaluare astfel:

– pentru nivel scăzut al impactului se înscrie valoarea S;

– pentru nivel mediu al impactului se înscrie valoarea M;

– pentru nivel ridicat al impactului se înscrie valoarea R;

  • în coloana 6 – se va înscrie valoarea probabilităţii de producere pentru fiecare risc în parte, apreciată pe baza datelor existente în cadrul Primariei Comunei Dorobanți. În acest sens, se analizează frecvenţa cu care s-au manifestat riscurile respective într-un interval de timp anterior şi anticipările de manifestare pentru perioada următoare;

  • în coloana 7 – se va inscrie valoarea impactului pe care producerea evenimentului identificat ca risc o poate avea asupra activitatii Primariei Comunei Dorobanți;

  • în coloana 8 – se va înscrie valoarea nivelului de risc inerent ca produs dintre impact şi probabilitate (col. 6 x col. 7);

  • în coloana 9 – se va înscrie denumirea fiecărei acţiuni intreprinse in vederea reducerii nivelului riscului inerent;

  • în coloana 10 – se vor înscrie instrumentele de control si masurile care vor fi adoptate in vederea diminuarii/mentinerii sub control a riscului;

  • în coloana 11 – se va înscrie termenul pana la care actiunile de diminuare a riscului vor fi intreprinse;

  • în coloana 12 – se va inscrie data ultimei revizuiri a riscului, precum si stadiul de implementare a fiecărei acţiuni de reducere: implementat, parţial implementat sau neimplementat;

  • în coloana 13, 14 si 15 – se vor înscrie valorile rezultate după acţiunea de reducere a riscului inerent, evaluate similar cu cele de la col. 6, 7, 8;

  • în coloana 16 – se vor înscrie eventualele riscuri secundare identificate;

  • în coloana 17 – se vor inscrie observatiile referitoare la riscul identificat, respective gestionarea acestuia sau orice alte observatii relevante.

Pentru ca gestionarea riscurilor din cadrul Primariei Comunei Dorobanți să fie eficientă se folosesc date istorice şi actuale. Datele istorice sunt preluate din evidenţa anterioară a performanţelor faţă de ţinte, planuri şi aşteptări, fiind în acelaşi timp un semnal de alarmă pentru anumite evenimente/cauze posibile care merită atenţia conducerii Primariei Comunei Dorobanți.

Datele actuale sau curente permit responsabililor din cadrul Primariei Comunei Dorobanți să îşi evalueze riscurile la un anumit moment în timp şi să se menţină în anumite limite prestabilite ale disponibilităţii la risc. Pentru ca informaţiile deţinute de conducerea Primariei Comunei Dorobanți să fie eficiente este nevoie de comunicare între aceasta şi personalul care activeaza in cadrul compartimentelor din structura Primariei Comunei Dorobanți. Un rol important revine comunicării proceselor şi procedurilor, inclusiv cele referitoare la gestionarea riscurilor, elemente care fac mai bine înţeleasă cultura riscurilor aşa cum este ea dorită de către conducerea Primariei Comunei Dorobanți.

Comunicarea trebuie să crească gradul de înţelegere a importanţei şi semnificaţiei gestionării eficace a riscurilor la nivelul Primariei Comunei Dorobanți, să implementeze şi să susţină un limbaj comun al riscurilor şi să asigure consilierea personalului cu privire la rolul şi responsabilităţile acestuia, precum şi disponibilitatea la risc a Primariei Comunei Dorobanți, sprijinind în acelaşi timp înţelegerea elementelor ce compun managementul riscului. Canalele de comunicare trebuie să asigure biunivoc atât conducerii, cât şi personalului posibilitatea de a transmite informaţii despre riscuri către toate procesele şi funcţiile din Primăria.

Monitorizarea

Prin monitorizare se realizează evaluarea existenţei şi funcţionării elementelor ce compun managementul riscului, precum şi a performanţei acestuia în timp. Prin monitorizare se asigură faptul că gestionarea riscurilor din cadrul Primariei Comunei Dorobanți este aplicată continuu la toate nivelele şi în întreaga instituţie.

Monitorizarea poate fi făcută în două moduri: prin intermediul activităţilor curente sau ca evaluări distincte separate.

Monitorizarea prin intermediul activităţilor curente sau în derulare este integrată în activităţile uzuale ale Primariei Comunei Dorobanți, fiind realizată în timp real, ceea ce permite conducerii o reacţie dinamică la schimbarea condiţiilor în care se desfăşoară activitatea.

Monitorizarea prin evaluări distincte se realizează ulterior unui eveniment şi nu asigură o reacţie promptă din partea conducerii Primariei Comunei Dorobanți în cazul unor schimbări generate de anumiţi factori interni ori externi. Frecvenţa evaluărilor distincte este la latitudinea conducerii Primariei Comunei Dorobanți şi este influenţată de natura sau gradul schimbărilor, precum şi de riscurile asociate acestora.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

  • primarul numeşte prin dispoziție persoanele responsabile pentru identificarea riscurilor in cadrul fiecarui compartiment, respectiv pentru centralizarea acestora, persoane care, totodata, au responsabilitatea de a întocmi şi actualiza Registrul de riscuri pe compartiment.

  • Persoanele desemnate responsabile pentru identificarea riscurilor in cadrul fiecarui compartiment identifică toate activităţile desfăşurate in compartimentul in care isi desfasoara activitatea.

  • Fiecare şef de compartiment analizează fişele posturilor aferente personalului din subordine.

  • Fiecare şef de compartiment/responsabil desemnat din cadrul compartimentelor întocmeşte întocmeste o fisa analitica cuprinzand activităţile desfăşurate efectiv de personalul din subordine, precum si obiectivele, riscurile, indicatorii de performanta si instrumentele de control asimilate acestora, conform modelului anexat.

  • Comisia pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial convoacă o şedinţă de analiză, la care participa întregul personal de conducere din cadrul Primariei Comunei Dorobanți, precum si persoanele responsabile pentru gestionarea riscurilor, desemnate din cadrul fiecarui compartiment din structura Primariei Comunei Dorobanți, având ca scop discutarea conţinutului Fiselor analitice cuprinzand activitatile, obiectivele specifice şi riscurile asociate acestora, în vederea identificării tuturor obiectivelor pe care urmează să le realizeze Liceul şi a riscurilor ce pot afecta îndeplinirea acestor obiective. La sfârşitul acestei şedinţe de analiză se va intocmi un proces-verbal al sedintei.

  • Comisia pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial din cadrul Primariei Comunei Dorobanți prezintă primarului fisele cuprinzând obiectivele specifice şi riscurile asociate acestora, în vederea analizării şi avizării.

  • În cazul in care se hotărăşte completarea sau modificarea fiselor analitice, şefii de compartimente/ echipa de gestionare a riscurilor din cadrul Primariei Comunei Dorobanți efectuează completările şi modificările corespunzătoare şi supun apoi noile Fise spre aprobarea Primarului.

  • Comisia pentru implementarea Sistemului de Control Intern Managerial, impreuna cu persoanele responsabile pentu gestionarea riscurilor desemnate din cadrul fiecarui compartiment din structuta Primariei Comunei Dorobanți aduc la cunoştinţa personalului din subordine Fisele (aprobate) cuprinzând obiectivele specifice şi riscurile asociate acestora, pentru a fi în măsură să facă propuneri fundamentate care vor fi înscrise în Planuri de acţiune pentru minimizarea riscurilor inerente.

  • chipa de gestionare a riscurilor constituită in vederea gestionarii riscurilor stabileste pe baza unei grile de apreciere, nivelul impactului şi al probabilităţii pentru fiecare din riscurile inerente identificate şi acceptate de către primar în urma şedinţei de analiză, iar prin combinarea celor două variabile determină nivelul de risc inerent.

  • Echipa de gestionare a riscurilor din cadrul Primariei Comunei Dorobanți, impreuna cu persoanele resonsabile pentru gestionarea riscurilor desemnate din cadrul fiecarui compartiment, în urma unor consultări cu personalul din subordine, întocmesc Plan de acţiune pentru minimizarea riscurilor inerente.

  • Comisia pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial convoacă o şedinţă de analiză, la care participă personalul responsabil pentru gestionarea riscurilor din cadrul compartimentelor din structura Primariei Comunei Dorobanți, având ca scop discutarea Planurilor de acţiune pentru a vedea dacă prin punerea acestora în aplicare riscurile inerente vor fi reduse la un nivel care să asigure realizarea în mod cert a obiectivelor stabilite.

  • Comisia pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial prezintă Planul de acţiune primarului.

  • În cazul în care se hotărăşte completarea sau modificarea Planurilor de acţiune, personalul responsabil pentru gestionarea riscurilor efectuează completările şi modificările corespunzătoare şi supun apoi noile Planuri de acţiune spre aprobare primar.

  • Comisia pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial, impreuna cu responabilii pentru gestionarea riscurilor, aduce la cunoştinţa personalului Primariei Comunei Dorobanți planul de acţiune aprobat, în vederea implementării acţiunilor de minimizare a riscurilor inerente identificate şi acceptate.

  • Grupul pentru gestionarea riscurilor întocmeste înainte de împlinirea termenului de 6 luni de la ultima revizuire a riscurilor inerente, Situaţia privind stadiul implementării acţiunilor de minimizare şi evaluarea riscurilor reziduale din cadrul compartimentelor din structura Primariei Comunei Dorobanți, care va fi discutata in sedinta a Comisiei si uletrior, supusa aprobarii primar.

  • Personalul responsabil cu gestionarea riscurilor din cadrul compartimentelor Primariei Comunei Dorobanți înmânează echipei pentru gestionarea riscurilor toate documentele elaborate in vederea identificarii riscurilor si a modalitatilor de diminuare/control al acestora, in vederea întocmirii şi actualizării Registrului de riscuri.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

    1. LISTA activităților desfășurate în cadrul compartimentului – Anexa nr. 1
    2. FIȘA analitică sarcini/obiective/riscuri – Anexa nr. 2
    3. PROCES-VERBAL al ședintei de analiză a riscurilor – Anexa nr. 3
    4. TABEL cuprinzând obiectivele specifice și riscurile inerente asociate activităților din cadrul compartimentului – Anexa nr. 4
    5. TABEL bază de calcul pentru evaluarea riscurilor inerente identificate în cadrul compartimentului – Anexa nr. 5
    6. GRILĂ de apreciere risc – Anexa nr. 6
    7. FORMULAR alertă la risc – Anexa nr. 7
    8. REGISTRUL riscurilor pe compartiment – 2016 – Anexa nr. 8
    9. REGISTRUL general de riscuri – Anexa nr. 9
    10. TABEL cuprinzând riscuri de corupţie – Anexa nr. 10
    11. PLANUL de acțiune pentru minimizarea riscurilor inerente identificate în cadrul compartimentului – Anexa nr. 11

    12. PLANUL pentru implementarea măsurilor de control – Anexa nr. 12

    13. FIȘĂ de urmărire a riscului 1– Anexa nr. 13

    14. FIȘĂ de urmărire a riscului 2– Anexa nr. 14

    15. Circuitul documentelor – Anexa nr. 15

    16. Explicații evaluare riscuri – Anexa nr. 16

    17. Listă de difuzare – Anexa nr. 17

CENTRALIZATOR ANEXE

Nr. anexă

Denumire anexă

Elaborator

Aprobat

Nr. Ex.

  

Arhivare

Alte el.

Loc

Perioada

0

1

 2 3

4

  

5

6

 8

1.

                

2.

                

3.

                

4.

                

5.

                

6.

                

7.

                

8.

                

9.

                

10.

                

REGISTRE

Nr. anexă

Denumirea anexei

Elaborator

Aprobă

Număr de exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte elemente

Loc

Perioadă

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

                

2.

                

3.

                

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

Structura

organizatorică

Conducător structură

organizatorică

Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Modificare propusă

Justificare

Data

Semnătura
             
             
             
             
             

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

Structura

organizatorică

Conducător structură

organizatorică

Nume şi prenume

Înlocuitor de drept sau delegat

Aviz favorabil

Aviz nefavorabil

DA

Semnătura

Data

Observaţii

Semnătura

Data
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Număr exemplar

Structură organizatorică

Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

Data retragerii

Data intrării în vigoare a procedurii

Semnătura
               
               
               
               
               
               
               
               

11. CUPRINS

Numărul componentei în cadrul procedurii operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale

Coperta

1.

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2.

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

3.

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

4.

Scopul procedurii operaţionale

5.

Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

6.

Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale

7.

Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

8.

Descrierea procedurii operaţionale

9.

Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

10.

Anexe, înregistrări, arhivări

11.

Cuprins