ORDINUL Secretariatului General al Guvernului
nr.600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
Domeniul III.
Activități de control
Fișă standard 9:
Proceduri
9.1. Descrierea standardului
-
Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor documentate într-un mod unitar pentru procesele majore sau activităţile semnificative desfăşurate în cadrul entităţii şi le aduce la cunoştinţă personalului implicat.
9.2. Cerinţe generale
9.2.1. Conducerea entităţii publice se asigură că pentru procesele şi activităţile, declarate procedurale, există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în proceduri documentate.
9.2.2. Pentru ca procedurile să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:
- să fie precizate în documente scrise (proceduri documentate);
– să se refere la toate procesele şi activităţile importante;
– să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor;
– să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii procedurale;
– să fie actualizate în permanenţă;
– să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.
9.2.3. Procedurile documentate elaborate trebuie să fie în conformitate cu structura prevăzută în anexa nr. 2 şi/sau cu o procedură de sistem privind elaborarea procedurilor la nivelul entităţii publice.
9.2.4. Procedurile trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduce considerabil riscul de apariţie a erorilor, fraudelor, încălcării legislaţiei, precum şi riscul de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau al unei activităţi.
9.2.5. Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de apariţia riscurilor menţionate anterior şi să compenseze această limitare prin măsuri de control suplimentare implementate pe fluxul proceselor sau activităţilor procedurale.
9.2.6. În entităţile publice, accesul la resurse, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.
9.2.7. Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care din cauza unor circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şi modul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.
-
Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cu modificările ulterioare;
-
Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicat, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 15/1994privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
-
legile bugetare anuale;
-
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare;
-
Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a bunurilor aparţinând instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Hotărârea Guvernului nr. 781/2002privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;
-
Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare şi exercitare a controlului financiar de gestiune;
-
Ordonanţa Guvernului nr. 119/199 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţiei economico-financiare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu modificările ulterioare;
-
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu modificările şi completările ulterioare;
-
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către instituţiile publice;
-
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;
-
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.718/2011pentru aprobarea Precizărilor privind întocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;
-
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu republicat,cu modificările ulterioare.
9.4. Intrebarile din chestionarul de autoevaluare
-
Pentru activităţile procedurale au fost elaborate şi/sau actualizate proceduri documentate?
-
Procedurile elaborate respectă cerinţele minimale prevăzute de standard, pentru a fi un instrument eficace de control?
-
Procedurile elaborate respectă structura unitară stabilită la nivelul entităţii?
9.5. Activitati necesare implementarii standardului
9.5.1. Intocmirea listei cu activitatile proprii ale compartimentului pentru care exista elaborate proceduri de lucru, respectiv pentru care nu sunt elaborate inca.
9.5.2. Elaborarea Manualului de proceduri ale compartimentului- vezi si modelele de proceduri atasate standardului
9.5.3. Intocmirea raportului lunar privind stadiul de aplicare in practica a procedurilor de lucru elaborate in cadrul compartimentului ( raportul va evidentia daca se cunosc aceste proceduri, daca se aplica in practica, cauzele pentru care unele proceduri nu se aplica in practica etc. )
9.5.4. Întocmirea dispoziţiei de separare a atribuţiilor şi responsabilităţilor privind operaţiile financiare, conform careia functiile de initiere, verificare si aprobare a operatiunilor la nivel de institutie publica sunt separate si exercitate de persoane diferite.
In general, acest standard este implementat in marea majoritate a institutiilor publice, deoarece operatiunile sunt initiate la nivel de compartiment, apoi sunt verificate si avizate de controlul financiar preventiv, urmand ca in final sa fie aprobate de conducerea institutiei publice.
9.5.5. Conform acestui standard la nivelul serviciului/compartimentului financiar-contabil al institutiei vor fi elaborate proceduri de lucru în concordanţă cu legislaţia în vigoare, referitoare la iniţierea cheltuielilor, angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor.
Standardul nu este aplicabil celorlalte compartimente ale institutiei, decat serviciului financiar-contabil.
9.5.6. Intocmirea „Strategiei de control intern in cadrul compartimentului”. Modelul de Strategie de control intern este atasat standardului in documentul ”AJUTOR – Strategia de control intern”.
9.5.7. Intocmirea listelor cu actele administrative care reglementeaza accesul salariatilor la resurse resursele materiale ( echipamente, autoturisme, tehnica de calcul etc. ) financiare (conturi, caserii etc. ) si informationale ( acces la informatii publice sau clasificate ) si cu salariatii care au acces la aceste resurse.
9.5.8. Intocmirea „Raportului anual privind verificarea respectarii normelor de acces la resurse” .
9.6. Documente de atestare a implementării standardului
|
Domeniul III. Activități de control |
|
|
9 |
Standardul 9 – Proceduri |
|
Proceduri:
PROCEDURI COMPARTIMENTE Documente:
|
|
|
Documente comisie:
|
|
9.7. Termen: permanent
9.8. Responsabil:
– conducatorul institutiei, conducatorul compartimentului.