4. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE

Procedura stabileşte modul de organizare, efectuare şi valorificare a rezultatelor inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. Prin intermediul său se asigură continuitatea activităţii, separarea funcţiilor şi menţinerea riscurilor care pot afecta această activitate, la un nivel acceptabil; asigură de asemenea respectarea condiţiilor de regularitate privind existenţa tuturor elementelor patrimoniului, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data efectuării inventarierii.

5. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se utilizează în cadrul unităţii pentru cunoaşterea situaţiei exacte a activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute, în următoarele situaţii:

– la începutul activităţii;

– cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării;

– în cazul fuziunii sau al încetării activităţii;

– la cererea organelor de control,

– ori de câte ori sunt indicii că există riscuri în gestiune;

– cu prilejul reorganizării gestiunilor,

– ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

6. 1. Reglementări internaţionale

      1. Standarde internaţionale de management.

6. 2. Legislaţie primară

      1. Legea 273/2006 privind finanţele publice locale; cu modificările şi completările ulterioare

      2. Legea contabilităţii nr. 82/ 1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

      3. OUG 63/2010 – privind stabilirea nr.de personal

      4. Decret nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unităţilor socialiste;

      5. Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

      6. Legea nr.94/1992 privind organizarea si functionarea Curtii de Conturi, cu modificarile si completarile ulterioare;

      7. Legea nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor organizatiilor, cu completarile si modificarile ulterioare;

      8. Legea privind codul fiscal nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;

      9. Ordonanta Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificările şi completările ulterioare;

      10. Legea nr.207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare.

      11. Legea nr. 69/2010 – Legea responsabilităţii fiscale

      12. Ordinul MFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilitatilor institutiilor publice, Planul de de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia;

      13. Ordinul MFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele publice

      14. OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

      15. Ordin nr. 923 din 2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;

      16. Ordin nr. 1.792 din 24 decembrie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

      17. Normele metodologice privind reevaluarea şi amortizarea activelor corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;

      18. Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

      19. O.G. nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;

      20. O.M.F.P. nr. 3471/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea şi amortizarea activelor corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;

      21. Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, cu modificările şi completările ulterioare;

      22. Hotărârea nr. 2230/1969 privind gestionarea bunurilor materiale ale instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare.

6. 3. Legislaţie secundară

      1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

      2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

6. 4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

      1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Comunei Seleuș;

      2. Regulamentul Intern al Primăriei Comunei Seleuș;

      3. Fişele postului;

      4. Procedura Circuitul documentelor;

      5. Procedura Structura organizatorică.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7. 1. Definiţii ale termenilor

7. 2. Abrevieri ale termenilor

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1. Generalităţi

Prezenta PO este utilizată de către personalul unităţii care are atribuţii în gestionarea elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu de unitate, dar care aparţin unor alte unităţi.

8.2. Documente utilizate

În cazul PO, sunt utilizate următoarele:

(1) formulare:

– Dispoziţie privind organizarea şi exercitarea inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;

– Liste de inventariere;

– Proces verbal privind rezultatele inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;

– Registrul inventar;

– Formular de evidenţă a modificărilor;

– Formular de analiză a procedurii;

– Lista de difuzare a procedurii.

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

– Dispoziţie privind organizarea şi exercitarea inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii este un formular elaborat de către responsabilul cu gestionarea bunurilor care compun patrimoniul unităţii (structura organizatorică ce gestionează activitatea economică) şi transmis spre analiză şi aprobare conducătorului unităţii;

– Lista de inventariere este un formular elaborat conform O.M.E.F. nr.2634/2015 privind aprobarea Normelor metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile de responsabilul cu organizarea inventarierii anuale a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;

– Proces verbal privind rezultatele inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii este un formular completat de către Comisia centrală de inventariere;

– Registrul inventar este documentul completat conform O.M.E.F. nr.2634/2015 privind aprobarea Normelor metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile de responsabilul cu organizarea inventarierii anuale a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

(1) Dispoziţie privind organizarea şi exercitarea inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii; este documentul care conţine informaţiile referitoare la condiţiile organizării şi desfăşurării inventarierii, persoanele nominalizate să facă parte din comisia de inventariere, atribuţiile acestora, termenele de efectuare a procesului, instrucţiuni pentru cei implicaţi în activitatea de inventariere. Documentul este aprobat de conducătorul unităţii.

(2) Lista de inventariere este documentul pe baza căruia se realizează inventarierea activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ale unităţii, utilizat pentru stabilirea lipsurilor şi a plusurilor de bunuri din gestiuni, pentru întocmirea Procesului verbal privind rezultatele inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii şi al Registrului inventar; se întocmeşte într-un singur exemplar şi este completat de membrii comisie de inventariere, de gestionar, de responsabilii din cadrul structurii organizatorice care gestionează activitatea economică;

(3) Proces verbal privind rezultatele inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii oferă imaginea completă a situaţiei activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii inventariate; documentul cuprinde următoarele informaţii: data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisie de inventariere, numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunile inventariate, data începerii şi terminării operaţiunilor de inventariere, concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi persoanele responsabile, precum şi propuneri în legătură cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea integrării lor în circuitul economic, propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a imobilizărilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau de casare a unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi aspecte legate de activitatea gestiunilor inventariate.

(4) Registrul inventar este documentul care are ca rol înregistrarea rezultatelor inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii; registrul se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor care compun patrimoniul, conform posturilor bilanţiere; dacă inventarierea se efectuează pe parcursul anului, datele rezultate se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, fiind cuprinse apoi în Registrul inventar. Documentul cuprinde următoarele informaţii: elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, valoarea contabilă a elementelor inventariate, valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere, diferenţele din evaluare (valoarea contabilă – valoarea de inventar) şi cauzele diferenţelor.

8.2.3. Circuitul documentelor

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale

• unități IT (computere, imprimante, laptop-uri);

• internet, intranet;

• birotică;

• consumabile;

• mobilier adecvat desfășurării activității;

• acces la baze de date;

• posibilităţi de stocare a informaţiilor;

• linii telefonice;

• materiale informative.

8.3.2. Resurse umane

În organizarea şi exercitarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii nivelul unităţii sunt implicaţi angajaţi ai structurii organizatorice care gestionează activităţile economice, juridice şi administrative în general, dar şi alţi angajaţi ai unităţii care au responsabilitatea gestionării bunurilor aparţinând unităţii. Buna aplicare a prezentei proceduri este asigurată de însuşirea acesteia de către toţi membri comisiei de inventariere, de gestionari, de personalul cu atribuţii financiar contabile şi juridice.

8.3.3. Resurse financiare

Desfășurarea activității procedurate nu implică resurse financiare suplimentare față de cele alocate prin bugetul de venituri şi cheltuieli pentru cheltuielile de funcţionare: asigurarea serviciilor de întreţinere a logisticii, a plăţii salariilor către personalul implicat în activitate, a achiziţiei bunurilor necesare desfăşurării optime a activităţii respectiv a plăţii utilităţilor, etc.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea activităţii

Unitatea are obligaţia să efectueze inventarierea cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării ei, ori de câte ori este nevoie şi, în mod obligatoriu, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, înainte de întocmirea situaţiilor financiare anuale.

Răspunderea pentru buna organizare a inventarierii revine conducătorului unităţii sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii. Conducătorul structurii organizatorice care gestionează activităţile economice, cel al structurii organizatorice care gestionează activităţile juridice şi cel al structurii organizatorice care se ocupă cu managementul resurselor umane formulează propunerile pentru componenţa comisiei de inventariere pe care o înaintează spre analiză şi aprobare conducătorului unităţii. Acesta din urmă emite o decizie scrisă (Anexa nr.1) prin care hotărăşte componenţa comisiilor de inventariere formate din cel puţin trei persoane. Prin decizie, se va stabili componenţa comisiilor de inventariere (membri şi preşedinte), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor.

În cazul în care se consideră de către conducătorul unităţii că inventarierea este un proces complex comisiile de inventariere sunt coordonate de către o comisie centrală, desemnată prin decizie scrisă şi care are ca atribuţii să organizeze, să instruiască, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere. Astfel comisia centrală răspunde de efectuarea lucrărilor de inventariere potrivit legii.

Din comisie nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective; sunt nominalizate persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică şi care pot asigura efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea acestora. Pentru situaţiile fortuite (lipsă de personal) la operaţiunile de inventariere pot participa şi contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective dar fără ca aceştia să fie parte din comisie.

Înlocuirea membrilor comisiei de inventariere pot fi înlocuiţi numai prin dispoziţie scrisă a primarului şi numai în cazuri bine justificate.

În vederea bunei derulări a operaţiunilor de inventariere se vor lua următoarele măsuri:

• organizarea depozitării bunurilor pe sortimente şi codificarea acestora;

• ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;

• participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventar;

• asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază;

• asigurarea participării specialiştilor din cadrul unităţii la identificarea bunurilor (cei care nu fac parte din comisie vor semna Listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise);

• dotarea gestiunilor cu aparate şi instrumente adecvate pentru măsurare sau cântărire;

• dotarea comisiei cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor de inventariere;

• asigurarea protecţiei membrilor comisiei în conformitate cu normele de protecţie a muncii;

• asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc.

Comisia de inventariere trebuie să ia o serie de măsuri organizatorice şi anume:

a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă, semnată si datată din care să rezulte dacă: gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente; are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă; are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente; a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa; are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

Declaraţia este dată în faţa membrilor comisiei de inventariere.

b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;

c) să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.

Dacă bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei de inventariere trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul în care inventarierea nu se termină într-o singură zi.

d) să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea.

e) să verifice numerarul din casă;

f) să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare;

g) când gestionarul nu este prezent la data şi ora fixate pentru începerea operaţiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigilează gestiunea şi comunică acest fapt comisiei centrale sau primarului. Înştiinţarea privind reprogramarea inventarierii se face în scris de către primar, în atenţia gestionarului.

Este indicat ca pe durata inventarierii să fie sistate operaţiunilor de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune, iar dacă nu este posibil, să fie creată o zonă tampon în care să se depoziteze bunurile primite sau cele care trebuie expediate în timpul inventarierii.

Comisia de inventariere afişează programul şi perioada inventarierii la loc vizibil, astfel încât toţi angajaţii unităţii să aibă cunoştinţă despre aceste informaţii.

Reguli de inventariere a activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii:

8.4.2. Derularea activităţii

Pentru derularea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere membrii comisiei de inventariere trebuie să respecte aceste reguli:

1. Pentru inventarierea imobilizărilor:

Pentru imobilizările necorporale de natura brevetelor, licenţelor, mărcilor de fabrică etc., se constată existenţa şi apartenenţa acestora la unitate, pe bază de documente.

Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiţelor de amplasare.

Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora.

Construcţiile şi echipamentele speciale cum sunt: reţelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicaţii şi altele similare se inventariază potrivit regulilor stabilite de deţinătorii acestora.

Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara unităţii (pentru reparaţii) se inventariază înaintea ieşirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scrisă primită de la unitatea unde acestea se găsesc.

Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi masurile ce se propun în legătura cu aceste lucrări.

Bunurile aparţinând altor unităţi (închiriate, în leasing, etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conţine informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile.

Inventarierea lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparaţii ale clădirilor, instalaţiilor şi ale altor bunuri se face prin verificarea la faţa locului a stadiului fizic al lucrărilor. Astfel de lucrări se consemnează într-o listă de inventariere separată, în care se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparaţiei, gradul de executare a lucrării, costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate.

Pentru bunurile care fac obiectul unor contracte de leasing, se vor trimite societăţilor de leasing listele de inventariere pentru aceste bunuri.

Neprimirea confirmării privind bunurile aflate la terţi nu reprezintă confirmare tacită urmând a se face alte demersuri pentru obţinerea acestor informaţii.

2. Pentru inventarierea stocurilor:

Stabilirea stocurilor se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalajele originale intacte nu se desfac decât prin sondaj.

Formularele cu regim special se înscriu în listele de inventariere în ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu uşurinţă integritatea acestora.

3. Pentru inventarierea creanţelor şi datoriilor:

Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit extraselor de cont sau punctajelor reciproce scrise, în funcţie de necesităţi.

4. Pentru inventarierea disponibilităţilor:

Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unităţii.

În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, puse la dispoziţie de unităţile bancare şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta stampila oficială a acestora.

Disponibilităţile în lei şi în valută din casieria unităţii se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din contabilitate.

Inventarierea titlurilor pe termen lung şi scurt se efectuează pe baza documentelor din care rezultă deținerea lor, cum este, de exemplu, registrul acționarilor.

Pentru toate celelalte elemente de activ şi de pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare, care se vor atașa la listele respective după primirea confirmării.

5. Pentru cazuri particulare:

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare ori greu vandabile, precum şi pentru creanțele şi obligațiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate sau situații analitice separate, după caz. Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea ori inventarierea de două sau de mai multe ori a acelorași bunuri.

Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii se inventariază şi se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor.

Pentru inventarierea elementelor ce nu reprezintă bunuri, este suficientă prezentarea lor în situații analitice distincte care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse şi care se preiau în Registrul-inventar.

Membrii comisiei de inventariere efectuează inventarierea faptică şi consemnează concomitent, în Listele de inventariere, întocmite pe fiecare gestiune şi loc de depozitare în parte, separat pentru valorile materiale şi mijloacele fixe aparţinând unităţii şi separat pentru cele închiriate sau aflate în custodie. Completarea Listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic de prelucrare automată a datelor, fie prin înscrierea manuală a elementelor identificate direct pe document. Folosind baza de date existentă la nivelul unităţii Listele de inventariere sunt redactate cu reperele ce urmează a fi inventariate, comisia de inventariere completând pe parcursul derulării operaţiunilor de inventariere constatările faptice, iar responsabilii din cadrul structurii organizatorice care gestionează activitatea economică vor completa cu datele scriptice din evidenţa tehnico-operativă (fişe de magazie) şi din contabilitate.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din Listele de inventariere contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităţilor consemnate în Listele de inventariere cu evidenţa tehnico-operativă pentru fiecare poziţie.

Evaluarea elementelor patrimoniale în Listele de inventariere se realizează cu respectarea principiului permanenţei metodelor, iar stabilirea valorii de inventar se face cu respectarea principiului prudenţei, potrivit prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr.3055/2009 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, cu modificările şi completările ulterioare, şi anume:

• valorile materiale se vor evalua la valoarea actuală numită şi valoare de inventar, nefiind admisă supraevaluarea acestora;

• creanţele şi datoriile se vor evalua la valoarea lor probabilă de încasat sau de plată;

• imobilizările se evaluează la valoarea rămasă neamortizată.

În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care elementul inventariat este evidenţiat în contabilitate, în Lista de inventariere se înscrie valoarea din contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar a elementului inventariat este mai mică decât valoarea din contabilitate, în Lista de inventariere se înscrie valoarea de inventar.

În cazul constatării de deprecieri, comisia de inventariere trebuie să facă propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierderea de valoare, după caz, iar pentru deprecierile ireversibile se propun amortizări suplimentare. În toate cazurile trebuie prezentate motivele care au determinat aceste deprecieri.

Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionarii bunurilor, respectiv a urmăririi decontării creanţelor.

Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileşte natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi natura plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, comisia de inventariere evaluează bunurile respective pe baza reglementarilor contabile aplicabile. În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, administratorii trebuie să impute persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire.

În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv. La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă diferenţele constatate în plus şi în minus se referă la aceeaşi perioadă de gestiune şi la aceeaşi gestiune.

Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a facut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorată vinovăţiei persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.

Compensarea se face pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile constatate.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, elementele prezentate la un capitol anterior al prezentei proceduri.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, primarului. Acesta, cu avizul conducătorului Biroul financiar – contabil, impozite şi taxe şi al secretarului comunei, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

Registrul-inventar este documentul contabil obligatoriu în care se înscriu de către responsabilii cu activitatea ecconomică din cdrul unităţii rezultatele inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. Activele, datoriile şi capitalurile proprii înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.

Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către preşedintele şi membrii comisiei de inventariere, de gestionar şi de către specialiştii solicitaţi la identificarea bunurilor inventariate. În listele de inventariere nu sunt admise spaţii libere şi ştersături.

Pe ultima filă a listei de inventariere gestionarul trebuie să menţioneze că au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune.

Registrul inventar se completează numai la inventarierea anuală, chiar dacă s-au mai efectuat inventarieri parţiale (de ex. în cazul furturilor) în cursul anului.

În cadrul structurii organizatorice care gestionează activitatea economică la nivelul unităţii se înscriu în listele de inventariere stocurile scriptice şi valoarea contabilă. Apoi, comisia de inventariere stabileşte minusurile, plusurile şi deprecierile constatate la inventar şi întocmeşte procesul verbal al rezultatelor inventarierii, în care se consemnează cauzele degradării bunurilor, persoanele vinovate şi propunerile pentru constituirea provizioanelor.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă de responsabilii cu derulrea activităţilor economice din unitate, în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către primar.

Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar se întocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Primarul:

• Emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale.

9.2. Comisia SCIM

• Avizează procedura operațională.

9.3. Compartimentul contabilitate

– aplică procedura.

(1) Primarul

– aprobă Dispoziţia privind componenţa comisiilor de inventariere, modul de efectuare a inventarierii, metoda de nventariere utilizată, gestiunile inventariate şi intervalul de timp în care se vor derula operaţiunile de inventariere;

– aprobă Procesul-verbal de inventariere;

– decide asupra propunerilor cuprinse de comisiile de inventariere în Procesul-verbal de inventariere;

– verifică modul de lucru al comisiilor de inventariere.

(2) Conducătorul Compartimentului financiar – contabil

– avizează propunerile comisiei de inventariere cuprinse în Procesul-verbal de inventariere, din punct de vedere al economicităţii şi eficienţei, înainte de luarea decizii de către primar;

– elaboreză propuneri pentru componenţa comisiilor de inventariere;

– elaborează conţinutul rubricii stoc scriptic din Listele de inventariere;

– elaborează Registrul- inventar;

– revizuieşte propunerile pentru componenţa comisiilor de inventariere în cazul în care unul sau mai mulţi membrii sunt indisponibili;

– verifică Listele de inventariere, Procesul-verbal de inventariere pentru a se asigura că este respectată oncordanţa dintre înscrisurile făcute în cele două tipuri de documente şi pentru a asigura astfel realitatea datelor cuprinse în registrul-inventar şi în situaţiile financiare;

– aplică prevederile legislaţiei în domeniu la înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii;

– arhivează dosarele cuprinzând documentele aferente inventarierii bunurilor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii precum şi Registrul-inventar.

(3) Secretarul comunei

– avizează nominalizările persoanelor din componenţa comisiilor de inventariere;

– avizează propunerile pentru întocmirea Dispoziţiei privind componenţa comisiilor de inventariere, modul de efectuare a inventarierii, metoda de înventariere utilizată, gestiunile inventariate şi intervalul de timp în care se vor derula operaţiunile de inventariere;

– avizează propunerile comisiei de inventariere cuprinse în Procesul-verbal de inventariere, din punct de vedere al legalităţii, înainte de luarea decizii de către conducătorul unităţii;

– verifică, atunci când situţia o impune, anumite speţe pentru a putea consilia din punct de vedere juridic;

(5) Comisia de inventariere

– elaborează Listele de inventariere, Procesul verbal de inventariere;

– revizuieşte întrega documentaţie aferentă inventarierii (Liste de inventariere, Declaraţii ale gestionarilor) pentru confirmarea corectitudinii informaţiilor cuprinse în Procesul verbal de inventariere;

– aplică prevederile prezentei proceduri în procesul de inventariere a activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;

– arhivează documentaţia aferentă inventarierii încheiate.

(5) Gestionarii

– elaborează Declaraţia la începutul procesului de invenatriere;

– verifică exactitatea datelor consemnate de comisia de inventariere în Listele de inventariere şi consemnează în scris la sfârşitul înşiruirii reperelor inventariate acest fapt;

– aplică prevederile prezentei proceduri;

– arhivează Fişele de magazie şi alte documente aferente operaţiunilor de inventariere.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Anexa nr. 1

Diagrama de proces pentru realizarea PO

Completarea Registrului inventar

Valorificarea inventarierii

Revizuirea de comisie a documentaţiei

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Anexa nr. 2

Decizie/Ordin privind organizarea şi exercitarea inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii

Având în vedere prevederile art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată) şi ale O.M.F.P. nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu modificările şi completările ulterioare, conducătorul unităţii, decide:

Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii existente la nivelul unităţii, se constituie următoarele comisii de inventariere:

Art. 2. Pentru instruirea comisiilor de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………, preşedintele comisiei centrale de inventariere, iar instruirea va avea loc în data de ………;

Art. 3. Comisiile de inventariere se împuternicesc să primească listelor de inventariere, să verifice calculele, să confirme soldul scriptic şi să calculeze diferenţele valorice, pentru fiecare cont contabil;

Art. 4. Comisiile de inventariere vor efectua operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi vor comunica listele de inventar cu bunurile aparţinând terţilor;

Art. 5. Comisiile de inventariere vor întocmi situaţii analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ale conturilor (care nu reprezintă bunuri);

Art. 6. Comisiile de inventarire vor duce la îndeplinire prezenta dispoziţie;

Art. 7. Prezenta dispoziţie va fi comunicată tuturor persoanelor implicate în procesul de inventariere a activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii şi va fi postată la avizierul unităţii de către un angajat al structurii organizatorice care gestionează activitatea economică la nivelul unităţii.

A P R O B A T

Primar,

Elaborat: ………………………. ________

Anexa nr. 2 bis

DECLARAŢIE DE INVENTAR

Subsemnatul ……………………………………. angajat la ………………………………. Pe funcţia de gestionar al ……..…………….. numit prin dispoziţia nr. …………. din data de ..…………….. declar:

Toate valorile materiale şi băneşti aflate în gestiunea subsemnatului se găsesc în încăperile:

…………………….………………………………..

Posed (nu posed) valori materiale şi băneşti aparţinând terţilor

…………………….………………………………..

Am (nu am) cunostinta de existenta unor plusuri sau minusuri în valoare (cantitate) de

…………………….………………………………..

Am (nu am) eliberat valori materiale şi băneşti fără documente legale.

Beneficiar ……………………………………………………..

Beneficiar …..……………………………………….

Beneficiar ……………..………………………………..

Am (nu am) valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate, pentru care sau întocmit documentele aferente în cantitate de:

…………………….………………………………..

Am (nu am) documente de primire/eliberare care nu au fost operate în evidenta operativă sau nu au fost predate la contabilitate:

……………………………………………………………….

Deţin (nu deţin) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune, de lei:

……………………………………………………………….

Ultimele documente de intrare sunt:

felul …………. nr. ……………. din data de ………………….

felul …………. nr. ……………. din data de ………………….

Ultimele documente de ieşire sunt:

felul …………. nr. ……………. din data de ………………….

felul …………. nr. ……………. din data de ………………….

Ultimul raport de gestiune a fost încheiat la data de …….…………… pentru perioada ……….

Dacă mai aveti ceva de adăugat ….……………………………………………………………………

…………………………….………………………………………………………..…………………………………

………………………………….……………………………………………………………………………………

Semnături DATA ÎN FAŢA NOASTRĂ GESTIONAR

Comisia de inventariere

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________

Data …. ora ……

Anexa nr. 3

Nr. ……………….. / ……………………..

APROBAT

Primar

……………………………………

Proces verbal privind rezultatele inventarierii activelor,

datoriilor şi capitalurilor proprii nr. ….

din data de ………………………..

Cap. 1. Date de identificare :

……………………………………………………………………………………………………….

(se trec: nr. şi data dispoziţiei de numire a comisiei de inventariere, numele şi prenumele membrilor, gestiunea/gestiunile inventariate, denumirea gestiunilor inventariate, data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere, modul de efectuare a inventarierii şi metodele de inventariere utilizate).

Cap. 2. Rezultatele inventarierii :

Cap.3. Constatări :

………………………………………………………………………………………………………

(Se trec constatările comisiilor de inventariere privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiuni, precum şi alte aspecte considerate semnificative şi legate de gestiunile verificate.)

Cap. 4. Concluzii şi propuneri:

………………………………………………………………………………………………………

(se trec date cu privire la: lipsuri şi/sau plusuri constatate; pagube din creanţe prescrise; stocurile depreciate, fără mişcare sau cu mişcare lentă; bunurile lipsă propuse pentru compensare cu plusuri constatate; scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri (se anexează listele de inventariere aferente fiecărei poziţii) (vezi procedurile aferente); modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, persoanele vinovate şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea)

COMISIA DE INVENTARIERE

Nume şi prenume calitatea semnătura

1._______________________________________________

2._______________________________________________

3.________________________________________________

11. CUPRINS