6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1. Reglementări internaţionale:

6.1.1. Standarde internaţionale de management

6.2. Legislaţie primară:

6.2.1.Legea nr. 188/1999-statutul funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare;

6.2.2. Legea nr. 53/2003-Codul muncii, cu modificările și completările ulterioare;

6.2.3. Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, cu completarile si modificarile ulterioare.

6.2.4. Legea nr. 571/2004 privind protectia personalului din autoritatile publice, institutiile publice si din alte unitati care semnaleaza incalcari ale legii

6.3. Legislaţie secundară:

6.3.1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne

6.3.2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;

6.3.3. Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

     6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;

6.4.2. Regulamentul Intern;

6.4.3. Fişele postului;

6.4.4. Procedura Circuitul documentelor;

6.4.5. Procedura Structura organizatorică;

6.4.6. Codul etic.

7. DEFINIŢII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI

7.1. Definiţii ale termenilor

7.2. Abrevieri:

• Avertizarea in interes public/Semnalarea unei nereguli – inseamna sesizarea facuta cu bunacredinta cu privire la orice fapta care presupune o incalcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrari, eficientei, eficacitatii, economicitatii si transparentei;

• Avertizor – persoana angajata a Primariei Comunei Dorobanți care face sesizare asupra unei nereguli;

• Comisie de disciplina – Comisia insarcinata cu atributii de cercetare disciplinara, prevazute in regulamentele de organizare si functionare a Primariei Comunei Dorobanți in baza HG nr. 1.344/2007 privind normele de organizare si functionare a comisiilor de disciplina, cu completarile si modificarile ulterioare

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAȚIONALE

8.1. Principii generale

Principiile care guverneaza protectia avertizarii (semnalarii neregulilor) in interes public sunt urmatoarele:

1. a) principiul legalitatii, conform caruia institutiile publice au obligatia de a respecta drepturile si libertatile cetatenilor, normele procedurale, libera concurenta si tratamentul egal acordat beneficiarilor serviciilor publice, potrivit legii;

1. b) principiul suprematiei interesului public, conform caruia ordinea de drept, integritatea, impartialitatea si eficienta institutiilor publice sunt ocrotite si promovate de lege;
2. c) principiul responsabilitatii, conform caruia orice persoana care semnaleaza incalcari ale legii este datoare sa sustina reclamatia cu date sau indicii privind fapta savarsita;
3. d) principiul nesanctionarii abuzive, conform caruia nu pot fi sanctionate persoanele care reclama ori sesizeaza incalcari ale legii, direct sau indirect, prin aplicarea unei sanctiuni inechitabile si mai severe pentru alte abateri disciplinare. In cazul avertizarii in interes public, nu sunt aplicabile normele deontologice sau profesionale de natura sa impiedice avertizarea in interes public;
4. e) principiul bunei administrari, conform caruia institutiile publice sunt datoare sa isi desfasoare activitatea in realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, in conditii de eficienta, eficacitate si economicitate a folosirii resurselor;
5. f) principiul bunei conduite, conform caruia este ocrotit si incurajat actul de avertizare in interes public cu privire la aspectele de integritate publica si buna administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativa si prestigiul institutiilor publice;
6. g) principiul echilibrului, conform caruia nici o persoana nu poate invoca principiile si drepturile detinute pentru semnalarea unor neregularitati pentru a diminua sanctiunea administrativa sau disciplinara pentru o fapta a sa mai grava;
7. h) principiul bunei-credinte, conform caruia este ocrotita persoana incadrata in Primaria Comunei Dorobanți care a facut o sesizare, convinsa fiind de realitatea starii de fapt sau ca fapta constituie o incalcare a legii.

8.2. Semnalarea faptelor de incalcare a legii sau a normelor interne

Semnalarea unor fapte de incalcare a legii, incadrate ca fiind abateri disciplinare, contraventii sau infractiuni, constituie avertizare in interes public si priveste:

1. a) infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu infractiunile de coruptie, infractiunile de fals si infractiunile de serviciu sau in legatura cu serviciul;

1. b) infractiuni impotriva intereselor financiare ale Comunitatilor Europene;
2. c) practici sau tratamente preferentiale ori discriminatorii in exercitarea atributiilor Primariei Comunei Dorobanți;
3. d) incalcarea prevederilor privind incompatibilitatile si conflictele de interese;
4. e) folosirea abuziva a resurselor materiale sau umane;
5. f) partizanatul politic in exercitarea prerogativelor postului, cu exceptia persoanelor alese sau numite politic;
6. g) incalcari ale legii in privinta accesului la informatii si a transparentei decizionale;
7. h) incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si finantarile nerambursabile;
8. i) incompetenta sau neglijenta in serviciu;
9. j) evaluari neobiective ale personalului in procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare si eliberare din functie;
10. k) incalcari ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
11. l) emiterea de acte administrative sau de alta natura care servesc interese de grup sau clientelare;
12. m) administrarea defectuoasa sau frauduloasa a patrimoniului public si privat al Primariei Comunei Dorobanți;
13. n) incalcarea altor dispozitii legale care impun respectarea principiului bunei administrari si cel al ocrotirii interesului public.

   8.3. Protectia angajatilor care semnaleaza nereguli

In fata comisiei constituite pentru anchetarea unei incalcari a legii sau a normelor interne, angajatul care a semnalat o neregula beneficiaza de protectie dupa cum urmeaza:

• respectivul angajat beneficiaza de prezumtia de buna credinta, pana la proba contrara;

• in situatia in care cel reclamat este sef ierarhic, direct sau indirect, ori are atributii de control, inspectie si evaluare a angajatului care a semnalat neregula, comisia respectiva va asigura protectia avertizorului, ascunzandu-i identitatea;

• in masura posibilitatilor, Primaria Comunei Dorobanți exclude orice consecinta pentru sesizarile facute de buna credinta.

8.4. Dispozitii speciale privind semnalarea neregulilor de catre persoanele cu atributii de control

Persoanele cu atributii de control sunt obligate sa instiinteze conducerea Primariei Comunei Dorobanți sau, dupa caz, organul abilitat de lege sa constatate savarsirea infractiunilor, cu privire la orice date din care rezulta indicii ca s-a efectuat o operatiune sau un act ilicit ce poate atrage raspunderea penala.

Persoanele cu atributii de control sunt obligate, in cursul efectuarii actului de control, sa procedeze la asigurarea si conservarea urmelor infractiunii, a corpurilor delicte si a oricaror mijloace de proba ce pot servi organelor de urmarire penala.

Indeplinirea cu buna-credinta a obligatiilor privind instiintarea conducerii, respectiv a organelor competente sa constate savarsirea infractiunilor, nu constituie o incalcare a secretului profesional si nu atrage raspunderea penala, civila sau disciplinara.

Neindeplinirea cu rea-credinta a obligatiilor privind instiintarea conducerii, respectiv a organelor competente sa constate savarsirea infractiunilor, despre o neregularitate comisa si observata, constituie infractiuni si se pedepsesc potrivit legilor in vigoare.

Persoanele care pot semnala cazuri de abateri si de nereguli sunt:

• orice angajat al Primariei Comunei Dorobanți;

• orice fost angajat al Primariei Comunei Dorobanți;

• orice persoana care nu are un contract de munca cu Primaria Comunei Dorobanți dar isi desfasoara activitatea in cadrul Primariei in baza unui contract de prestari de servicii/colaborare incheiat intre Primarie si o terta parte;

• reprezentantii unor institutii cu care Primariei Comunei Dorobanți a avut sau are relatii de colaborare si cooperare.

Prin abateri si nereguli se intelege:

• orice incalcare a prevederilor Codului Etic;

• orice incalcare a altor legi, norme sau reglementari aplicabile, coduri de practica sau declaratii;

• profesionale;

• management defectuos;

• abuz de putere;

• un pericol pentru sanatatea si siguranta muncii;

• alte cazuri grave de conduita sociala necorespunzatoare;

• ascunderea oricarei neglijente.

8.5. Procedura de urmat pentru personalul primariei atunci cand doreste sa raporteze nereguli:

Daca personalul Primariei Comunei Dorobanți suspecteaza abateri sau nereguli, care fie s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se produce, atunci acesta este obligat sa actioneze imediat in conformitate cu gravitatea abaterii sau neregulei observate.

Daca exista motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregula, trebuie argumentate cu fapte relevante existente si dovezi.

Pe de alta parte, persoanei care le semnaleaza i se recomanda cu insistenta sa nu faca investigatii pe cont propriu ci sa sesizeze persoanele responsabile conform prezentei proceduri.

Daca o persoana decide, pe baza unei analize atente, ca este cazul sa faca o sesizare privind o neregula constatata, va completa formularul special din anexa 1 a prezentei proceduri si il va transmite catre una din persoanele mentionate mai jos (in functie de natura problemei si persoana sau persoanele implicate):

• Seful compartimentului in care s-a constatat neregula (daca acesta nu are vreo implicatie); Daca seful respectivului compartiment are vreo implicatie, se va sesiza seful ierarhic superior sau unul din factorii prezentati in continuare;

• Cosilierul de etica;

• Primarul Comunei Dorobanți.

Confidentialitate

Daca din orice motiv, persoana care face sesizarea doreste sa i se asigure confidentialitate cu privire la identitatea sa, persoana care primeste sesizarea are obligatia de a pastra confidentialitatea.

Anonimat

Daca persoana care face sesizarea doreste sa ramana anonima (adica sa isi ascunda complet identitatea), va transmite formularul de sesizare a neregulilor catre una din persoanele mentionate mai sus utilizand cutia postala amenajata pentru primirea sesizarilor. In acest caz, formularul de sesizare a unei nereguli se completeaza de persoana care doreste sa sesizeze o neregula, cu datele corespunzatoare (fara datele sale de identificare) si se introduce intr-un plic.

Pe plic se va mentiona numele persoanei la care doreste sa ajunga sesizarea (destinatar) precum si mentiunea “Sesizare nereguli”. Plicul se pune in cutia postala a Primariei Comunei Dorobanți.

Persoana responsabila cu inregistrarea documentelor la nivel de institutie, verifica zilnic respectiva cutie postala. Plicurile cu sesizari se inregistreaza si se inmaneaza persoanei destinatar.

8.6. Inregistrarea, raportarea si urmarirea sesizarilor

Pentru fiecare sesizare privind o neregula, se completeaza formularul Sesizare neregularitati.

Persoana care sesizeaza neregula va realiza completarea formularului mentionat.

Fiecare sef de compartiment, inclusiv comisia de etica, va constitui si completa un

Registru de evidenta neregularitati.

In acest Registru se va inregistra fiecare sesizare primita.

Destinatarul sesizarii va analiza si investiga cu toata raspunderea sesizarea primita.

Persoana care primeste sesizarea si demareaza activitati de investigare a acesteia intocmeste o nota de constatare care contine:

• rezultatele anchetei intreprinse;

• actiunile propuse pentru a preveni agravarea prejudiciului si pentru a elimina cauza aparitiei neregulilor semnalate;

• termene pentru implementarea actiunilor propuse;

• persoana/persoanele responsabile cu implementarea actiunilor propuse;

• persoana responsabila cu evaluarea gradului in care neregula a fost rezolvata.

Daca sesizarea este adresata unui sef de departament, acesta va face o prima investigatie si, daca este cazul, il va informa pe Primarul Comunei Dorobanți cand va considera ca sesizarea are o sustinere suficienta; impreuna vor decide masurile ce vor fi initiate in continuare, inclusiv posibilitatea initierii unor actiuni disciplinare impotriva faptuitorului.

In cazuri deosebite Primarul Comunei Dorobanți poate numi o comisie de cercetare pentru analiza si investigarea situatiei semnalate.

Dupa finalizarea tuturor actiunilor impuse pentru rezolvarea situatiei semnalate, toate documentele intocmite cu aceasta ocazie vor fi pastrate intr-un dosar numit Semnalare neregularitati.

Timpul de pastrare a acestui tip de documente este de 5 ani de la finalizarea actiunilor care au dus la eliminarea neregularitatii constatate.

Dupa finalizarea actiunilor de eliminare a neregularitatii constatate, in functie de natura acesteia, primitorul sesizarii va informa persoana care a facut sesizarea cu privire la solutionarea situatiei semnalate.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Comisia SCIM:

• Aprobă, în cadrul ședințelor, procedura operațională.
• Monitorizează aplicarea procedurii.

9.2. Primar:

• În baza hotărârii Comisiei SCIM emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale;

9.3. Consilier etic

• Aplică procedura sens în care desfășoară activități conform fișei postului;
• analizeaza toate sesizarile care ii sunt adresate;
• decide actiuni menite sa elimine atat neregulile aparute cat si cauzele care au dus la aparitia acestora;
• cand se impune, sesizarea este directionata catre o comisie de cercetare pentru investigarea neregulilor semnalate;
• incurajeaza orice persoana care doreste sa semnaleze si sa discute, despre o practica cu care s-a confruntat sau se confrunta in cadrul Primariei, practica pe care acesta o interpreteaza ca fiind o abatere grava sau un caz de neglijenta grava din partea unuia sau mai multor angajati, indiferent de functia pe care acesta sau acestia o detin in cadrul Primariei Comunei Dorobanți;
• analizeaza rezolvarea tuturor sesizarilor primite de subordonati.

9.4. Sefii compartimentelor

• analizeaza toate sesizarile care le sunt adresate;
• decid actiuni menite sa elimine atat neregulile aparut, cat si cauzele care au dus la aparitia acestora;
• incurajeaza orice persoana din subordine care doreste sa semnaleze o neregula;
• raporteaza Primarului Comunei Dorobanți sesizarile primite;
• inregistreaza formularul de sesizare a neregulilor, completeaza si pastreaza toate celelalte documente intocmite cu ocazia investigarii si solutionarii sesizarii primite.

9.5. Comisia de etica:

• analizeaza toate sesizarile care ii sunt adresate;
• participa, alaturi de alte persoane desemnate, la identificare cauzelor care au dus la aparitia neregularitatilor;

• incurajeaza orice persoana care doreste sa semnaleze si sa discute despre o practica cu care s-a confruntat sau se confrunta in cadrul Primariei, practica pe care acesta o interpreteaza ca fiind o abatere grava sau un caz de neglijenta grava din partea unuia sau mai multor angajati, indiferent de functia pe care acesta sau acestia o detin in cadrul Primariei Comunei Dorobanți;
• raporteaza Primarului Comunei Dorobanți toate sesizarile primite;
• inregistreaza formularul de sesizare a neregulilor, completeaza si pastreaza toate celelalte documente intocmite cu ocazia investigarii si solutionarii sesizarii primite.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Anexa 1 – Formular Sesizare neregularitati

Anexa 2 – Formular Registru evidenta neregularitati

Anexa 1

Formular Sesizare neregularitati

Anexa 2

Formular Registru evidenta neregularitati

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS