4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4. 1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate: Contabilitatea institutiilor publice, prin Compartimentul – Contabilitate, asigura informatii ordonatorilor de credite, cu privire la executia bugetului de venituri, intocmeste contul de executie al bugetului local. Procedura vizează modul de înregistrare şi arhivare a documentelor, astfel încât contabilitatea creantelor să furnizeze managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi o cat mai clara evidenta a creantelor;

   2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

   3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

   4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5. 1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională. Procedura se aplică în cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, de către Compartiment Contabilitate, şi priveşte modul în care servicul tine o evidenta clara a contabilitatii creantelor;

   2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică;

   3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală;

   4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

6. 1. Reglementări internaţionale

      1. Standarde internaţionale de management.

6. 2. Legislaţie primară

      1. Legea 273/2006 privind finanţele publice locale; cu modificările şi completările ulterioare;

      2. Legea contabilităţii nr. 82/ 1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

      3. Legea nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor organizatiilor, cu completarile si modificarile ulterioare;

      4. Decret nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unităţilor socialiste;

      5. Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

      6. Legea nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor organizatiilor, cu completarile si modificarile ulterioare;

      7. Legea privind codul fiscal nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;

      8. Ordonanta Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificările şi completările ulterioare;

      9. Ordonanta Guvernului nr.207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare;

      10. Legea nr. 69/2010 – Legea responsabilităţii fiscale;

      11. Ordinul MFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilitatilor institutiilor publice, Planul de de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia;

      12. Ordinul MFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele publice;

      13. OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

      14. Ordin nr. 923 din 2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;

      15. Ordin nr. 1.792 din 24 decembrie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

      16. O.M.F. nr. 2861 / 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv;

      17. Legislație privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile si institutiile publice;

      18. Ordonanţei Guvernului 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice.

6. 3. Legislaţie secundară

      1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

      2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

6. 4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

      1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Comunei Dorobanți;

      2. Regulamentul Intern al Primăriei Comunei Dorobanți;

      3. Fişele postului;

      4. Procedura Circuitul documentelor;

      5. Procedura Structura organizatorică.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7. 1. Definiţii ale termenilor

7. 2. Abrevieri ale termenilor

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1 Generalităţi

Compartimentul contabilitate-venituri, are obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla, cu ajutorul planului de conturi general aprobat prin Ordin al Ministerului Finantelor Publice, din care va folosi urmatoarele clase:

– clasa 1,,Cont de capitaluri”;

–clasa 4,,Conturi de terti”;

– clasa 5,,Conturi la trezoreria statului si banci comerciale”;

– clasa 7,,Conturi de venituri si finantari”.

Evidenta contabila cu privire la creantele bugetului local este organizata cu ajutorul conturilor sintetice si analitice conform clasificatiei bugetare pe tipuri de venituri, inregistrandu-se astfel toate operatiunile economico-financiare privind veniturile bugetului local, in conformitate cu principiile contabilitatii, reglementate prin Legea nr.82/1991; OMFP 1917/2005; Codul fiscal. Conturile sintetice sunt dezvoltate in analitice in functie de specificul activitatii si a necesitatilor proprii de informare, precum si a tipurilor de venituri, separat pentru persoane fizice si separat pentru persoane juridice. Dezvoltarea conturilor sintetice pe conturi analitice s-a efectuat pentru conturile: casa; banca; debitori; clienti si venituri. La finele lunii, dupa ce toate operatiunile financiar-contabile cu privire la majorarea, respectiv diminuarea creantelor, precum si incasarile si platile prin casa, respectiv banca au fost corect prelucrate in contabilitate, se trece la inchiderea conturilor de venituri pentru fiecare tip de venit in parte, in vederea stabilirii rezultatului patrimonial, respectiv se trece la urmatoarele confruntari: contul de executie al bugetului local cu extrasele de cont de la Trezoreria ; soldul debitorilor pentru fiecare tip de venit in parte din contabilitate, se confrunta cu soldul debitorilor din programul analitic Impotax, unde este dezvoltat pe analitice pentru fiecare contribuabil in parte, respectiv: Persoana fizica sau Persoana juridica. Cu privire la asigurarea evidentei in afara bilantului, deschisa pe structura clasificatiei bugetare, programul informatic realizeaza in situatia debitelor toate miscarile privind incasarile si platile realizate curente si restante, precum si majorarile si penalitatile pentru neplata la termen.

Cu ajutorul acestor conturi, compartimentul contabilitate venituri, inregistreaza operatiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilitatii de drepturi si obligatii, respectiv la momentul crearii, transformarii sau anularii unei valori economice, a unei creante sau a unei obligatii, asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetului de venituri, intocmeste contul de executie al bugetului local.

Contabilitatea veniturilor asigura inregistrarea cronologica si sistematica bazata pe principiul constatarii obligatiilor/creantelor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare, precum si excedentul patrimonial.

Asigura inregistrarea operatiunilor privind incasarea veniturilor conform noii clasificatii bugetare, in corelatie cu contul de executie din Trezorerie, inregistrarea sumelor privind cote defalcate din bugetul de stat, sume defalcate din TVA, potrivit legii; gestiunea creantelor atat in evidenta sintetica cat si in evidenta analitica, stabileste excedentul prin inchiderea conturilor de venituri conform clasificatiei bugetare.

Va asigura informatii cu privire la executia bugetului de venituri, precum si pentru intocmirea anuala a conturilor de executie a bugetului local.

Intocmeste si raspunde de evidentierea lunara a tuturor miscarilor prin intocmirea corecta si la timp a notelor contabile, fiselor de cont sintetice si analitice, balante de verificare sintetice si analitice si jurnale inregistrari contabile.

Intocmeste si prezinta saptamanal, situatia privind modul de realizare a Bugetului de venituri in suma absoluta conform contului de executie si procentual fata de prevederile bugetare pe tipuri de venituri.

Raspunde de intocmirea lunara a fiselor de cont, notelor contabile, balantei analitice a clientilor distinct pentru cont 4111.1.,,Clienti cu termen sub un an” si contul 4111.2.,Clienti cu termen peste un an”, pentru creantele rezultate din relatiile cu diverse persoane fizice si juridice in baza unor contracte de:

– vanzari spatii, concesionari, inchirieri, privind evidenta si incasarea ratelor lunare.

Raspunde de evidenta primara, intocmirea lunara a fiselor de cont, notelor contabile, balantei analitice a executiei bugetare pentru veniturile incasate si a platilor efectuate prin conturile de trezorerie:

– contul 5211,,Disponibil al bugetului local” conform clasificatiei bugetare;

– contul 5291,,Disponibil din sumele colectate pentru bugetul de stat”;

– contul 5292,,Disponibil din sumele colectate pentru bugetul local”;

– 552,,Disponibil pentru sume de mandat si sume in depozit”(pentru sumele incasate in contul garantiilor de participare la licitatie).

Raspunde de intocmirea lunara a fiselor de cont, notelor contabile, balantei analitice si a executiei bugetare pentru urmatoarele conturi:

– 464-,,Creante ale bugetului local” conform clasificatiei bugetare.

– 4672-,,Creditori ai bugetului local” – 4481-,,Alte datorii fata de buget”

– 472-,,Venituri inregistrate in avans” (corespondent al contului 4111.2,,Clienti cu termen peste un an”, pentru evidentierea vanzarilor cu plata in rate de peste un an).

Raspunde de intocmirea si evidentierea sintetica si analitica, note contabile fisa de cont, balanta, jurnalul vanzarilor, jurnalul inregistrarilor, virarea sumelor de plata stabilite pentru TVA cuprins in facturile aferente vanzarilor cu TVA pentru conturile: 4423,,TVA de plata”; 4424,,TVA de recuperat”; 4427,,TVA colectat”; Inchide lunar conturile de TVA.

Intocmeste si depune lunar Decontul 300 cu privire la Taxa pe valoarea adaugata, calculeaza, inregistreaza si declara sumele pentru TVA-ul colectat, aferent incasarilor din vanzarea cu plata in rate, intocmeste notele contabile de trecere de la TVA neexigibil la TVA colectat, precum si inregistrarea corecta de la venituri inregistrate in avans, la venituri din vanzarea bunurilor.

Inregistreaza si verifica soldul disponibilitatilor in banca, pe tipuri de venituri cu extrasele de cont, si in casa cu registrele de casa si documentele justificative existente.

Lunar pana la data de 10 ale lunii pentru luna expirata, inregistreaza si calculeaza sumele de virat la Consiliul Judetean cu privire la cota de 40% din incasarile pentru auto>12 tone.

Intocmeste lunar situatia analitica privind garantiile de participare la licitatie, inregistrand toate operatiunile cu privire la aceste garantii si in afara bilantului. Confrunta componenta soldului creditorilor in vederea restituirii corecte si la timp a sumelor constituite drept garantie de participare la licitatii.

Verifica si inregistreaza documentele privind veniturile incasate in numerar prin caseria institutiei, evidenta primara, documentele justificative ale incasarilor si platilor prin contul 5311,,Casa in lei” conform clasificatiei bugetare. Vizeaza registrele de casa ale compartimentului venituri. Raporteaza incasarile din venituri la structurile interesate in functie de solicitarile acestora;

Are obligatia de a verifica sumele inregistrate in extrasele de cont eliberate zilnic de unitatile trazoreriei statului si de a sesiza unitatile trezoreriei in legatura cu eventualele erori de decontare produse din vina acestora si de a restitui de indata platitorilor sumele achitate in plus;

Raspunde de intocmirea corecta si la timp a tuturor operatiunilor economice, balantelor de verificare sintetice si analitice lunare, situatiile financiare trimestriale, inchiderea conturilor de venituri lunar, stabilirea si inregistrarea excedentului bugetar. Verifica concordanta dintre conturile sintetice si cele analitice.

Prelucreaza extrasele de cont in mod sistematic si cronologic pe surse de venituri conform clasificatiei bugetare.

8.2 Documente utilizate

8.2.1 Lista şi provenienţa documentelor

8.2.2. Principii de baza ale evidentei creanţelor bugetare

a) existenţa documentului justificativ privind creanţa;

b) realitatea debitului stabilit sau declarat;

c) înregistrarea debitului în evidenţa analitică a debitorului respectiv;

d) concordanţa dintre debitul stabilit sau declarat şi cel înregistrat;

e) exercitarea controlului de conformitate asupra operaţiei efectuate;

f) înregistrarea în termen a creanţelor datorate de contribuabili;

g) urmarirea separata a debitelor mai vechi de un an.

8.3 Resurse necesare

8.3.1 Resurse materiale

1. spaţiu – alocat Contabilitate

2. mobilier birou: birou,

3. echipamente IT: staţie de lucru, program software (Windows, Office, etc).

8.3.2. Resurse umane

• 4 persoane (consilier+ referent) –studii superioare sau medii cu specializare in evidenţa contabilă bugetara

8.3.3. Resurse financiare

Se dispun de către – Contabilitate, cu aprobarea ordonatorului de credite, în funcţie de necesităţi, solicitări şi buget.

8.4. Modul de lucru.

– Verificarea înregistrării cronologice şi sistematice a operaţiunilor privind creanţele entităţii publice, justificate şi consemnate în documente;

– Urmărirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate în litigiu pentru creanţele nerecuperate;

– Urmărirea existenţei semnăturilor persoanelor autorizate;

– Urmărirea operării modificărilor creanţelor survenite în urma deciziilor instanţelor de judecată rămase definitive şi irevocabile;

– Verificarea documentelor justificative şi a circuitului acestora;

– Analiza datoriilor şi creanţelor prin prisma prescripţiei;

– Analiza sistemului de raportare a datoriilor şi creanţelor către management;

– Actualizarea sumelor datorate sau de încasat;

– Înregistrarea pe conturi aferente naturii acestor operaţiuni;

– Desemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenţei contabile a creanţelor.

8.4.1 Valorificarea rezultatelor activităţii

Persoanele desemnate să opereze în programul de contabilitate trebuie să verifice dacă:

• ordonanţările de plată sun întocmite corect, încadrate corect pe articole şi alineate de cheltuieli;

• ordinele de plată sunt conforme cu ordonanţările de plată;

• documentele supuse operaţiunilor contabile sunt însoţite de documentele justificative, în original, avizate şi aprobate;

• documentele au viza de control financiar preventiv;

• verifică toate documentele justificative privind creantele si datoriile.

9. ATRIBUTII SI RESPONSABILITĂŢI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Primarul:

• Emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale.

9.2. Comisia SCIM

• Avizează procedura operațională.

9.3. Compartimentul contabilitate

– aplică procedura.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS