4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4. 1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate: . Compartimentul Contabilitate are ca obiectiv de activitate organizarea, coordonarea şi execuţia activităţilor financiare şi contabile aferente cheltuielilor Primăriei şi a celor specifice execuţiei bugetului de cheltuieli al Consiliului Local;

Procedura vizează modul de înregistrare şi arhivare a documentelor, astfel încât contabilitatea datoriilor să furnizeze managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi o cat mai clara evidenta a datoriilor catre terti;

4. 2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

   3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

   4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5. 1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională. Procedura se aplică în cadrul Primăriei Comunei Dorobanți, de către Compartiment Contabilitate, şi priveşte modul în care servicul tine o evidenta clara a contabilitatii datoriilor;

   2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică;

   3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală;

   4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6. 1. Reglementări internaţionale

      1. Standarde internaţionale de management.

6. 2. Legislaţie primară

      1. Legea 273/2006 privind finanţele publice locale; cu modificările şi completările ulterioare;

      2. Legea contabilităţii nr. 82/ 1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

      3. Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

      4. Legea privind codul fiscal nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;

      5. Ordonanta Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificările şi completările ulterioare;

      6. Ordinul MFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilitatilor institutiilor publice, Planul de de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia;

      7. OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

      8. Ordin nr. 923 din 2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;

      9. Ordin nr. 1.792 din 24 decembrie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.

6. 3. Legislaţie secundară

      1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

      2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

6. 4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

      1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Comunei Dorobanți;

      2. Regulamentul Intern al Primăriei Comunei Dorobanți;

      3. Fişele postului;

      4. Procedura Circuitul documentelor;

      5. Procedura Structura organizatorică.

– Legea contabilităţii nr. 82/ 1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

– Legea nr. 273/29.06.2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;

– LEGE nr.493 din 18 noiembrie 2003 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice;

– Decret nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unităţilor socialiste;

– Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

– Legea nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor organizatiilor, cu completarile si modificarile ulterioare;

– Legea privind codul fiscal nr. 571/2003, cu modificarile si completarile ulterioare;

– Ordonanta Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificările şi completările ulterioare;

– O.G. nr. 80 / 2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile si institutiile publice, aprobata cu modificari de Legea nr. 247 / 2002; cu modificările şi completările ulterioare;

– Ordonanta Guvernului nr.92/2003 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare.

– Ordin nr. 1.792 din 24 decembrie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

– Ordin nr. 522 din 16 aprilie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;

– OMF 2634/2015-privind documentele financiar-contabile

OMF nr.1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice;

– ORDIN Nr. 2861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7. 1. Definiţii ale termenilor

7. 2. Abrevieri ale termenilor

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1 Generalităţi

In cadrul prezentei proceduri Serviciul Buget – Finante – Contabilitate executa urmatoarele operatiuni:

– Inregistreaza documentele justificative (facturi, declaratii) obligatiilor de plata .

– Efectuează plăţi corespunzătoare activităţii curente la Primăriei Comunei Dorobanți, pe baza documentelor justificative întocmite de compartimentele de specialitate în conformitate cu dispoziţiile legale,

– Preia statele de plată a salariilor de la Compartimentul AP – Resurse Umane, operează popriri, reţineri , chirii, contribuţii etc. cu respectarea legislaţiei specifice,

– Întocmeşte centralizatorul de salarii în vederea stabilirii tuturor viramentelor aferente salariilor, întocmind ordinele de plată şi efectuează control salarii la Trezoreria ______________ ,

– Întocmeşte şi transmite lunar la BCR / Raiffeisen Bank pe dischetă şi suport hârtie situaţia privind efectuarea plăţii salariilor pe card,

– Întocmeşte lunar Declaraţia unica D112 privind obligaţiile la bugetul statului conform legislaţiei în vigoare,

– Constituie, urmăreşte şi restituie garanţii de bună execuţie în condiţiile prevăzute în contractele de cheltuieli derulate,

– Prezintă documentele de plată la Trezoreria ______________ şi efectuează plăţi din creditele deschise către unităţile beneficiare,

– Efectuează execuţia bugetară a plăţilor Primăriei Comunei Dorobanți, urmăreşte încadrarea în articole şi alineate bugetare şi în creditele aprobate în bugetul de venituri şi cheltuieli,

– Organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale privind activitatea curentă a Primăriei Comunei Dorobanți,

– Întocmeşte actele finaciare şi ţine evidenţa cheltuielilor pentru deplasări în ţară şi străinătate pentru personalul Primăriei Comunei Dorobanți,

– Efectuează plata Primăriei Comunei Dorobanți către diverse organisme naţionale în conformitate cu notele de justificare iniţiate de Compartimentele de Specialitate în conformitate cu dispoziţiile legale,

– Acordă onorarii spre decontare pentru cheltuieli proprii,

– Verifică deconturile de cheltuieli, ordinele de deplasare şi detaşare,

– Verifică activitatea caseriei proprii pentru partea de cheltuieli.

– Efectuează plăţi în numerar pentru cheltuieli curente, deplasări, acţiuni protocol etc., pe baza documentelor justificative întocmite de compartimentele de specialitate în conformitate cu dispoziţiile legale,

– Efectuează plăţi în limita creditelor bugetare repartizate cu această destinaţie la nivelul de capitol de cheltuieli, a mijloacelor alocate din bugetul local şi din alte fonduri pe baza documentelor justificative întocmite de compartimentele de specialitate în conformitate cu dispoziţiile legale,

– Verifică încadrarea cheltuielilor efectuate în cadrul documentaţiei tehnico – economice aprobate şi admise la finanţare,

– Urmăreşte permanent şi operativ concordanţa fondurilor bugetare şi plăţile efectuate pentru investiţii din aceste fonduri,

– Centralizează şi analizează plăţile efectuate prin contul de trezorerie şi instituţiile bancare,

– Asigură înregistrarea operaţiunilor privind cheltuielile efectuate în executarea cheltuielilor bugetului Primăriei Comunei Dorobanți care să reflecte plata cheltuielilor aferente exerciţiului bugetar , precum şi obligaţiile cu termene legale de plată până la data de 31 decembrie,

– Urmăreşte contabilitatea cheltuielilor pe feluri de cheltuieli după natura sau destinaţia lor, după caz,

– Asigură înregistrarea plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective, pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare, potrivit bugetului aprobat,

– Asigură respectarea Ordinului 1792 din 2002 cu privire la angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor din fondurile publice precum şi plata acestora după obţinerea vizei CFP,

8.2 Documente utilizate

Documente care stau la baza contabilizarii cheltuielilor bugetare

– planul de conturi;

– angajamentele bugetare;

– angajamentele legale: contracte, protocoale, convenţii, legi, hotărâri de guvern, hotărâri ale consiliului local, hotărâri judecătoreşti, alte acte normative permisive pentru înregistrarea unor debite;

– ordonanţările la plată;

– procese verbale de recepţie, notele de intrare recepţie, state de plată

– documente fiscale: facturi, chitante, bonuri fiscale;

– documente de plată : ordine de plată, chitanţe

– extrase de cont

– alte documente: avize de expediţie, facturi proforma, etc.

8.3 Resurse necesare

8.3.1 Resurse materiale

1. spaţiu – in cadrul Serviciului Buget – Finante – Contabilitate.

2. mobilier birou: birou,. masă calculator,.masute mobile, scaun ergonomic, dulap, cuier,

3. echipamente IT: staţie de lucru, program software (Windows, Office, etc).

8.3.2. Resurse umane

• sef compartiment

• persoane (consilieri + referent) cu studii specializate in evidente financiar contabile

8.3.3. Resurse financiare

Se dispun de către Serviciul Buget – Finante – Contabilitate, cu aprobarea ordonatorului de credite, în funcţie de necesităţi, solicitări şi buget.

8.4. Activitati desfasurate in cadrul procedurii

8.4.1. Contabilitatea datoriilor

Contabilitate terţilor asigură evidenţă datoriilor privind:

– furnizorii;

– personalul;

– bugetul statului;

– bugetele locale;

– bugetul asigurărilor de stat;

– decontările referitoare la fondurile nerambursabile primite de la Comunitatea Europeană;

– debitorii diverşi;

– decontările între instituţiile publice,

– evidenţă operaţiilor ce necesită clarificări ulterioare;

– alte decontări.

Inregistrarea în contabilitate a datoriilor se realizează la valoarea nominală.

Datoriile în devize se înregistrează în contabilitate atât în lei, la cursul de schimb în vigoare la data efectuării operaţiunilor, cât şi de devize.

Relaţiile de decontare cu furnizorii sunt generate în principal de:

– cumpărările de active fixe, circulante materiale (materiale consumabile, obiecte de inventar, mărfuri şi produse)

– lucrări executate şi servicii prestate;

– avansurile acordate furnizorilor;

– efecte comerciale utilizate pentru achitarea totală sau parţială a datoriilor faţă de aceştia.

Evidenţa analitică se organizează pe categorii de datorii, pe fiecare persoană fizică sau juridică. Se delimitează şi se înregistrează distinct datoriile cu termen de decontare sub un an de cele cu termene de plată peste un an.

Datoriile comerciale se evidenţiază în contabilitate cu ajutorul contului 401 „Furnizori” şi 404 „furnizori de active fixe”.

Evidenţa avansurilor acordate furnizorilor se realizează cu ajutorul contului 409”furnizori”.Soldul său reprezintă avansuri acordate, nedecontate încă.

Contabilitatea cheltuielilor cu personalul reflectă drepturile salariale, sporurile, adaosurile, premiile din fondul de salarii, îndemnizaţiile pentru concediile de odihnă precum şi cele pentru incapacitate temporară de muncă, plătite din fondul de salarii şi alte drepturi în bani şi/sau natură datorate personalului pentru munca prestată.

In categoria decontărilor cu personalul sunt cuprinse şi ajutoarele materiale şi de protecţie socială.

Documentul pe bază căruia se fac înregistrările este statul de plată. Un exemplar din statul de plată se arhivează la contabilitate.

După clasificaţia economică cheltuielile se clasifică în :

– cheltuieli curente;

– cheltuieli de capital;

– operaţiuni financiare;

– rezerve, excedent/deficit.

Cheltuielile curente se grupează pe titluri:

■ titlul I – Cheltuieli salariale care cuprind cheltuielile cu salariile, defalcate pe salarii în bani şi natură, iar la rândul lor, în salarii de bază, salarii de merit, indemnizaţii de conducere, spor de vechime, contribuţii aferente salariilor, sume destinate deplasărilor; tichetele de masă

■ titlul II – Bunuri şi servicii, care cuprind cheltuielile cu rechizitele, cu hrana, cu medicamentele, cu furniturile de birou, carburanţi, combustibili, energie, cu obiectele de inventar, cu lucrările şi serviciile executate de terţi;

■ titlul III – Dobânzi care se referă la dobânzile şi comisioanele aferente datoriei publice

■ titlul IV – Subvenţii, care cuprind alocaţiile de la buget acordate instituţiilor publice

■ titlul V – Fonduri de rezervă, care cuprind fondurile aflate la dispoziţia autorităţilor locale în vederea utilizării, conform dispoziţiilor legale;

■ titlul VI şi VII – Transferuri , care cuprind transferurile dintre diverse bugete, şi reprezintă transferuri consolidabile şi neconsolidabile care cuprind burse, ajutoare sociale, contribuţii şi plăţi la diverse programe, şi transferurile curente;

titlul VIII .- Asistenţă socială, care se referă la cheltuieli legate de asigurări şi de asistenţă socială

Cheltuielile de capital care cuprind:

■ titlul IX unde se reflectă cheltuielile cu investiţiile, precum şi cheltuielile cu reparaţiile capitale aferente activelor fixe corporale

■titlul X – Stocuri, care cuprinde fondul de rezervă şi mobilizare

Operaţiunile financiare, în care apar următoarele cheltuieli:

■ titlul XI – Împrumuturi acordate, care reflectă cheltuielile cu împrumuturile acordate pentru înfiinţarea unor instituţii, servicii publice

■ titlul XII – Rambursări de credite, plăţi de dobânzi şi comisioane la credite.

Cheltuielile bugetare pot fi angajate şi efectuate numai dacă au bază legală.

Pentru efectuarea propriu-zisă a cheltuielilor trebuie parcurse fazele de :angajare, lichidare, ordonanţare şi plată prevăzute de OMFP nr.1792/2002.

Documentele care privesc cheltuielile bugetare vor fi supuse vizei de control financiar preventiv propriu.

Contabilitatea de angajamente: evidenţiază tranzacţiile şi alte evenimente în momentul în care se produc şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit), şi sunt înregistrate în evidenţele contabile şi raportările financiare ale perioadei aferente.

Potrivit contabilităţii de angajamente , cheltuielile se vor recunoaşte în contabilitate în momentul astfel:

– pentru bunurile achiziţionate – în momentul transferului dreptului de proprietate;

– pentru serviciile primite – în momentul încheierii prestaţiei;

– pentru consumul propriu – în momentul în care se desfăşoară efectiv consumul;

– salariile şi indemnizaţiile brute – în cursul perioadei pentru care s-a efectuat prestaţia;

– primele şi alte plăţi excepţionale – în momentul în care trebuie plătite;

– contribuţiile sociale efective în sarcina angajatorului – în momentul în care sunt recunoscute şi salariile angajaţilor;

– costurile cu dobânzile – în perioada în care sunt datorate, conform contractului, şi nu în perioada în care sunt plătite;

– cheltuielile cu transferurile neconsolidabile se recunosc la instituţia care transferă fondurile;

– cheltuielile de capital privind amortizările – lunar, pe parcursul duratei de viaţă utile a activului fix.

8.4.2 Monografia contabila

8.5. Valorificarea rezultatelor activităţii

Persoanele desemnate să opereze în programul de contabilitate trebuie să verifice dacă:

• ordonanţările de plată sun întocmite corect, încadrate corect pe articole şi alineate de cheltuieli;

• ordinele de plată sunt conforme cu ordonanţările de plată;

• documentele supuse operaţiunilor contabile sunt însoţite de documentele justificative, în original, avizate şi aprobate;

• documentele au viza de control financiar preventiv;

• verifică toate documentele justificative privind creantele si datoriile.

Activitatea desfasurata are ca efect obtinerea:

1. Registrul-jurnal

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

4. Elaborarea bilanţului contabil

5. Elaborarea contului de execuţie bugetară

6. Elaborarea anexelor la contul de execuţie bugetară,etc.

9. ATRIBUTII SI RESPONSABILITĂŢI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Primarul:

• Emite dispoziția de aprobare a procedurii operaționale.

9.2. Comisia SCIM:

• Avizează procedura operațională.

9.3. Compartimentul contabilitate:

– aplică procedura.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

CENTRALIZATOR ANEXE

REGISTRE

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

11. CUPRINS