4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4. 1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate: Prezenta procedură urmărește modul de organizare a evidneței contabile supra materialelor și a obiectelor de invetar;

   2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

   3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

   4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5. 1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională Procedura se aplică în cadrul compartimentului contabilitate;

   2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică;

   3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală;

   4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURALE

6. 1. Reglementări internaţionale

      1. Standarde internaţionale de management.

6. 2. Legislaţie primară

      1. Legea 273/2006 privind finanţele publice locale; cu modificările şi completările ulterioare;

      2. Legea contabilităţii nr. 82/ 1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

      3. OUG 63/2010 – privind stabilirea nr.de personal;

      4. Decret nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unităţilor socialiste;

      5. Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

      6. Legea nr.94/1992 privind organizarea si functionarea Curtii de Conturi, cu modificarile si completarile ulterioare;

      7. Legea nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor organizatiilor, cu completarile si modificarile ulterioare;

      8. Legea privind codul fiscal nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;

      9. Ordonanta Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificările şi completările ulterioare;

      10. Legea nr.207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare;

      11. Legea nr. 69/2010 – Legea responsabilităţii fiscale;

      12. Ordinul MFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilitatilor institutiilor publice, Planul de de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia;

      13. Ordinul MFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele publice;

      14. OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

      15. Ordin nr. 923 din 2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;

      16. Ordin nr. 1.792 din 24 decembrie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.

6. 3. Legislaţie secundară

      1. Procedura operațională elaborarea procedurilor interne;

      2. Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

6. 1. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

      1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Comunei Dorobanți;

      2. Regulamentul Intern al Primăriei Comunei Dorobanți;

      3. Fişele postului;

      4. Procedura Circuitul documentelor;

      5. Procedura Structura organizatorică.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONAL

6. 1. Definiţii ale termenilor

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedurã	Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat; acestea constituie etape necesare îndeplinirii atributiilor si sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilitatilor; PS (Procedura de sistem) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți; Compartiment = compartiment /serviciu /birou / department /comisie, etc.; Conducatorul compartimentului = Primar, sef birou/sef serviciu/sef compartiment, Presedinte comisie, etc.; PO (Procedura Operationala) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți; PL (Procedura de lucru) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul unui singur compartiment din cadrul Primăriei Comunei Dorobanți.
2.	Ediţie a unei proceduri	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată
3.	SCIM	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial
4.	Analiză	Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite
5.	Părţi interesate	Cetăţenii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează
6.	Competenta	Constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului
7.	Responsabilitatea	Reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta
8.	Raportarea	Reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor
9.	Grupul de lucru	Grupul de lucru pentru implementarea si dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial, constituit prin dispoziție a primarului
10.	Structura organizatorică	Configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şirelaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

6. 2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	P.O.	Procedura operaţională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare

6. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

6. 1. Generalitati

În cadrul instituţiilor publice există un consum însemnat de materiale. Reflectarea încontabilitate a stocurilor se face valoric (în contabilitatea sintetică), cantitativ şi valoric, cu unele excepţii, în contabilitatea analitică, şi cantitativ (în evidenţa operativă ţinută la locurile de depozitare). Aprovizionarea cu materii prime şi cu materiale se face de la furnizorii interni şi externi, înregistrarea în contabilitate a acestora făcându-se la nivelul preţului prevăzut în documentele primite.

Evidenţa stocurilor de materii şi materiale şi a mişcărilor survenite în timpul perioadei de gestiune se ţine cu ajutorul conturilor din grupa 30 „Stocuri de materii şi materiale”. Aceasta cuprinde următoarele conturi:

– 301 “Materii prime”,

-302 “Materiale consumabile”,

– 303 “Materiale de natura obiectelor de inventar”,

– 304”Materiale rezerva de stat şi de mobilizare”,

-305 “Ambalaje rezerva de stat şi de mobilizare”,

– 307 “Materiale date în prelucrare în instituţii”,

-309 “Alte stocuri”.

Toate conturile funcţionează după regula conturilor de activ. Înregistrează în debit existentul la începutul perioadei de gestiune şi intrările de stocuri din cursul perioadei provenite din aprovizionări sau din alte surse. Creditul conturilor evidenţiază valoarea materiilor şi materialelor eliberate din magazie pentru consum sau alte destinaţii, precum şi cele constatate lipsă la inventar, distruse de calamităţi, declasate etc. Soldul conturilor reprezintă valoarea materiilor şi a materialelor existente în stoc. Contabilitatea analitică a materiilor şi materialelor se organizează în vederea cunoaşterii exacte a cantităţilor aflate în stoc pe feluri sau categorii de materii şi materiale şi pe locuri de depozitare. Metodele de evidenţă sunt următoarele: cantitativ-valorică, operativ-contabilă sau global-valorică.

8.2. Principii generale

Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte drepturi şi obligaţii, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise.

Separarea sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de recepţie a bunurilor nu fac parte persoanele care au responsabilităţi legate de elaborarea comenzilor, de înregistrare în contabilitate şi de plată.

6. 2. Reglementari privind receptia bunurilor

Pentru recepţia bunurilor este necesară numirea la nivelul instituţiei, prin act de decizie internă, a unei comisii de recepţie a bunurilor. Modelul de referat de aprobare este dat în anexa 1, iar modelul de act este prezentat în anexa 2.

Comisia de recepţie va fi formată din cel puţin: delegatul ordonatorului de credite în calitate de preşedinte şi doi salariaţi ai instituţiei, cu pregătirea tehnica şi/sau economică care să le permită identificarea şi evaluarea bunurilor sau valorilor recepţionate şi care nu se află în situaţie de incompatibilitate.

Comisia de recepţie se întruneşte la cererea gestionarului.

Recepţia se va realiza la:

– magazia instituţiei,

– locul de amplasare a bunurilor, pe domeniul public sau privat al Primariei.

Documentele în baza cărora se efectuează recepţia sunt:

– factura fiscală,

– factura proforma, în cazul în care este însoţită de bunurile ce trebuiesc achitate,

– avizul de expediţie,

– actul de donaţie,

– contractul de sponsorizare,

– procesul verbal de transfer pentru bunurile provenite de la altă instituţie,

– comanda de achiziţii şi contractul de achiziţie publică unde sunt prevăzute cantităţile şi condiţiile de calitate ale bunurilor.

Documentele de transport nu constituie acte de gestiune pentru expeditor şi destinatar, pe baza lor neputându-se opera descărcarea sau încărcarea de gestiune.

Termenul de efectuare a recepţiei este de max. 72 de ore, de la înregistrarea la indicativul serviciului.

Comisia de recepţie poate solicita compartimentului care derulează contractul de achizitie publică, toate documentele privind bunurile pe care le recepţionează.

Gestionarul va participa la lucrările de recepţie, va semna pentru confirmarea de primire în gestiune documentele însoţitoare ale bunurilor şi va semna notele de recepţie.

Documentul întocmit şi semnate de către comisia de recepţie este Nota de intrare, recepţie şi constatare diferenţe, prezentată în anexa 3.

Notele de recepţie şi constatare de diferenţe, împreună cu documentele după care s-a făcut recepţia, vor fi transmise către compartimentul financiar – contabil prin intermediul borderoului de predare a documentelor

8.4.Reglementari minimale privind gestionarea bunurilor

Documentul de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor de valori materiale, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz, este reprezentat de Fişa de magazie, prezentată în anexa 4.

Documente justificative pentru întrările în gestiuni:

a) Nota de intrare recepţie şi constatare de diferenţe,

b) Bon de transfer, restituire,

c) Procesul-verbal de predare –primire întocmit pe baza listelor de inventariere.

Documente justificative pentru înregistrarea ieşirilor din gestiuni:

a) Bon de consum,

b) Bon de transfer , restituire,

c) Fişa limită de consum,

d) Procesul-verbal de predare –primire întocmit pe baza listelor de inventariere,

e) Actul de constatare privind bunuri depreciate, degradate, distruse sau sustrase.

8.5. Reglementari privind darea in consum

Documentul prin care se realizează darea în consum (ieşirea din magazie) este Bonul de consum, prezentat în anexa 5.

Bonurile de consum sunt întocmite în cadrul fiecărui compartiment (direcţie / serviciu / birou), în 2 exemplare (la contabilitate şi la cotor).

Nr. bonului va fi alcătuit din indicativul emitentului şi nr de ordine al documentului.

Cantităţile de materiale solicitate se trec în bon la rubrica “Cantitatea necesară”.

Bonurile se semnează de către administrator, se semnează de gestionar după ce verifică în fişa de magazie şi trece cantitatea eliberată şi de către un delegat al compartimentului în calitate de primitor.

Gestionarul va opera cantităţile eliberate după fiecare operaţiune, în fişele de magazie şi va prezenta lunar la serviciul administrativ o situaţie a stocurilor de materiale (imprimate, rechizite, carburanţi, etc.).

Serviciul contabilitate va verifica lunar modul de înregistrare în fişele de magazie a intrărilor şi ieşirilor şi vor semna de control fişele de magazie.

8.6. Reglementari privind darea in folosinta a obiectelor de inventar

Gestionarul deschide pentru aceste obiecte de inventar: “Fişa de evidenţă a stocurilor şi a obiectelor de inventar în folosinţă” cod 14-3-9/a prezentată în anexa 6, deoarece aceasta asigură evidenţierea mişcărilor obiectelor de inventar şi stocul acestora pe locuri de folosinţă şi facilitează efectuarea inventarierii.

Documente utilizate pentru înregistrarea mişcarilor în fişa sunt :

a) Bonul de consum,cod cod 14-3-4/aA la eliberarea consumabilelor pentru folosinţă,

b) Bonul de predare, transfer si restituire în gestiune, cod 14-3-3A (vezi anexa 7) pentru:

– obiecte de inventar folosite şi în stare bună pentru utilizare,

– obiecte de inventar inutilizabile sau deteriorate-restituite.

Documente care justifică necesitatea eliberării :

– nomenclatoare stabilite pe funcţii, pentru echipament şi materiale de protecţie,

– referate de justificare pentru alte materiale de natura obiectelor de inventar de folosinţă personală, comuna sau obştească.

8.7. Reglementari privind urmarirea modului de folosinta a obiectelor de inventar

Persoana numită prin dispoziţie va păstra o evidenţă a obiectelor de inventar pe locurile de amplasare, se poate folosi “Fişa de evidenţă a stocurilor şi obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă” prezentat în anexa 8.

Responsabil Administrativ are în atribuţii urmărirea existenţei şi integrităţii acestor bunuri, şeful acestui serviciu dispunand includerea în planurile de activitate şi urmărirea lor.

8.8. Reglementari privind scoaterea din uz a obiectelor de inventar

Constatarea stării fizice a obiectelor de inventar aflate în folosinţa personală sau comună care au devenit neutilizabile datorită uzurii, degradării sau deprecierii, se face de către :

a) responsabilii bunurilor respective în tot cursul anului,

b) compartimentele cu atribuţii de control din instituţie,

c) comisia de inventariere.

Restituirile, din cursul anului, în magazia obiectelor de inventar în folosinţă a obiectelor de inventar inutilizabile se înregistrează în fişa fiecărui obiect de inventar, la data predării efective şi sunt însoţite de Note justificative privind descrierea degradării bunurilor materiale, întocmite de responsabilul bunurilor respective (referat înregistrat).

Propunerea privind scoaterea din uz a obiectelor de inventar inutilizabile, restituite în gestiune, se întocmeşte de către:

a) gestionar pentru obiectele de inventar restituite în magazie, şi

b) comisia de inventariere.

Pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau pentru declasarea altor bunuri materiale, este necesară numirea la nivelul instituţiei, prin act de decizie internă, a unei comisii de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi pentru declasarea bunurilor materiale. Modelul de referat de aprobare este dat în anexa 9, iar modelul de act este prezentat în anexa 10.

Gestionarul obiectelor de inventar întocmeşte un referat cu propunerea de declasare a unor bunuri materiale pe care îl prezintă preşedintelui comisiei, împreună cu Notele justificative (referatele) privind descrierea degradării bunurilor materiale, întocmite de responsabilii bunurilor pe care le are în magazie.

Comisia de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi pentru declasarea bunurilor materiale întocmeşte Procesul verbal de declasare a unor bunuri materiale prezentat în anexa 11.

După aprobarea lui de către ordonatorul de credite, se realizează operaţiunea de casare care constă în: distrugerea bunului astfel încât să nu mai poată fi utilizat ca atare, dezmembrare şi recuperare a materialelor sau pieselor rezultate.

După realizarea acestor activităţi comisia întocmeşte Procesul verbal de predare a la magazie a materialelor rezultate, conform modelului prezentat în anexa 12.

8.9. Descriere monografie contabila

Inregistrarea in contabilitate se va efectua in baza monografiei contabile, specifice fiecarui caz in parte.

1. Intrari materiale ,obiecte de inventar din buget local venituri proprii sau donatii:

-Materiale si materii

301=401

302=401

401=770

-Alimente

3027=401

401=561

-Ob. de inventar

3031=401/779

401=770/562

3032=3031

2. Iesiri materiale, obiecte de inventar, prin darea in consum prelucrare, casare:

– Se dau materiale in consum cf. BC 6xxx=302/303

8.10 Resurse necesare

8.10.1 Resurse materiale

1. spaţiu – alocat: – Contabilitate.

2. mobilier birou:

3. echipamente IT: staţie de lucru, program software (Windows, Office, etc).

4. program de evidenta a stocurilor si obiectelor de inventar

8.10.2. Resurse umane

• persoane (consilier+ referent) –studii superioare sau medii cu specializare in evidenţa contabilă bugetara

9. ATRIBUTII SI RESPONSABILITĂŢI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Ordonatorul de credite:

Răspunde de numirea Comisiei de recepţie şi a Comisiei de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosintă şi/sau pentru declasarea altor bunuri.

Aprobă :

• scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasarea altor bunuri,

• disponibilizarea bunurilor către alte instituţii,

• preturile iniţiale de vanzare a bunurilor scoase din uz, a materialelor sau a pieselor rezultate în urma demolării sau dezmembrării acestora, care urmează să fie văndute,

• organizarea vânzării la licitaţie a bunurilor.

9.2. Responsabilii activităţilor financiar contabile (sef compartiment, conform organigramei şi atribuţiilor specifice din fişa postului):

Răspund de înregistrarea în evidenţa contabilă a documentelor justificative privind recepţia bunurilor, darea în consum, scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasarea altor bunuri şi intrările de materiale şi piese de schimb, rezultate în urma operaţiunilor de demolare sau distrugere a unor bunuri.

9.3. Membrii Comisiei de recepţie

Răspund în activitatea de recepţie a bunurilor de:

• efectuarea inspecţiei şi/sau testarea produselor pentru a verifica conformitatea lor cu standardele, reglementările tehnice sau altele asemenea, prevăzute în Caietul de sarcini şi în propunerea tehnică, înscrise în contractul de achiziţii publice pentru produse.

• verificarea conformităţii produselor cu standartele sau cu alte reglementări din ţara de origine, în situţia achiziţionării în baza unor contracte sau comenzi în care nu se menţionează nici un standart sau reglementare aplicabilă.

• recepţia materialelor de ambalare a produselor, are rămân în proprietatea instituţiei.

• respectarea condiţiilor de ambalare, marcare şi documentaţia însoţitoare prevăzute în contractul de achiziţie publică.

• înscrierea în notele de recepţie a tuturor constatărilor cerute prin conţinutul formularului sau prin prevederile speciale din contractul de achiziţii publice.

Răspund în activitatea de recepţie a lucrărilor de constatarea stadiului îndeplinirii contractului prin corelarea prevederilor acestuia cu documentaţia de execuţie şi cu reglementările în vigoare.

Răspund în activitatea de recepţie a prestărilor de servicii de:

• verificarea modului de prestare a serviciilor pentru a stabili conformitatea lor cu prevederile din propunerea tehnică şi Caietul de sarcini.

• respectarea prevederilor din contractul de prestări de servicii.

9. 4. Membrii Comisiei de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi pentru declasarea bunurilor materale

Răspund pentru fundamentarea şi elaborarea:

• avizului pentru aprobarea scoaterii din uz a obiectelor de inventar şi/sau declasarea bunurilor materiale,

• avizului pentru aprobarea disponibilizării unor bunuri propuse pentru scoaterea din uz, care sunt în stare de funcţionare dar care nu mai sunt necesare instituţiei sau pentru care nu mai există temei legal pentru folosinţă,

• avizului pentru aprobarea valorificării prin vânzare a unor bunuri propuse a fi scoase din uz,

• preţului iniţial de vânzare, a bunurilor scoase din uz, a materialelor sau a pieselor rezultate în urma dezmembrării, care urmează să fie vândute,

• propunerii privind dezmembrarea obiectelor de inventar aprobate pentru scoaterea din uz.

Răspund pentru conformitatea şi realitatea:

• operaţiunilor de dezmembrare efectuate de către persoanele delegate pentru aceasta,

• conţinutului proceselor verbale privind scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi/sau declasare a unor bunuri materiale,

• operaţiunilor de predarea la magazii a bunurilor rezultate din dezmembrări.

9. 4. Şefii compartimentelor de specialitate (administrativ,contabilitate):

Răspund pentru :

-justificarea necesităţii şi oportunităţii pentru efectuarea consumurilor de materiale,

-numirea responsabilii de bunuri de natura obiectelor de inventare,

-certificarea Notelor justificative privind descrierea degradării bunurilor materiale întocmite de către responsabilii bunurilor respective,

-organizarea evidenţei tehnico operative a obiectelor de inventar pe locurile de folosinţă în cadrul compartimentelor,

-asigurarea repartizării materialelor de natura rechizitelor pe salariaţi.

9.6.Gestionarii

Răspund de:

• verificarea conformităţii actelor însoţitoare, identificarea viciilor aparente la bunurile primite şi de corespondenţa datelor înscrise în acte,

• verificarea autenticităţii semnăturii de aprobare pentru eliberarea din gestiune şi de

eliberarea bunurilor în cantitatea, calitatea şi sortimentele specificate în actele de eliberare, completarea zilnică a actelor cu privire la operaţiunile din gestiunea sa şi de înregistrarea, în evidenţa tehnico-operativă a locului de depozitare a operaţiilor de primire şi a celor de eliberare a bunurilor,

• transmiterea zilnică la compartimentul financiar contabil a actelor privind operaţiunile de intrări – ieşiri, operate în fişele de magazie,

• eliberarea bunurilor numai pe baza de bon de consum,

• organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft,

• răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate,

• răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de inventariere.

9.7. Angajaţii

Răspund de utilizarea bunurilor încredinţate numai în scopul sau în legătura cu realizarea sarcinilor de serviciu şi de păstrarea bunurilor la locul de muncă.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						Loc	Perioada
0	1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Referat de aprobare a dispoziţiei / deciziei privind constituirea comisiei de recepţie				-Contabilitate
2.	Dispoziţia / decizia privind constituirea comisiei de recepţie				-Contabilitate
3	Nota de intrare, recepţie şi constatare de diferenţe				-Contabilitate
4	Fişa de magazie				-Contabilitate
5	Bon de consum (colectiv)				-Contabilitate
6	Fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă				-Contabilitate
7	Bonul de transfer, restituire în gestiune				-Contabilitate
8	Fişa de evidenţă a stocurilor şi obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă				-Contabilitate
9	Referat de aprobare pentru dispoziţia / decizia privind constituirea comisiei de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe				-Contabilitate
10	Dispoziţia / decizia privind constituirea comisiei de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe				-Contabilitate
11	PROCES VERBAL de scoatere din uz a obiectelor de inventar / de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe				-Contabilitate
12	PROCES VERBAL de predare la magazie a subansamblelor, pieselor, componentelor şi materialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a obiectelor de inventar / din declasarea altor bunuri decât mijloacele fixe.				-Contabilitate

Anexa 1

Primaria Comunei Dorobanți

REFERAT DE APROBARE

pentru

DECIZIA

privind constituirea comisiei de recepţie

În conformitate cu prevederile art. 6 din Legea contabiltăţii nr. 82 / 1991, republicată, instituţia publică consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative aprobate.

Recepţia materialelor consumabile constituie operaţiunea economico-financiară curentă, prin care se constată că bunurile care intră în patrimoniul instituţiei corespund cantitativ şi calitativ cu prevederile angajamentelor legale semnate de către instituţie.

Pentru realizarea acestei activităţi este necesară constituirea unei comisii permanente compuse din minim 3 membri: delegatul ordonatorului de credite în calitate de preşedinte şi doi salariaţi ai instituţiei, cu pregătirea tehnica şi/sau economică care să le permită identificarea şi evaluarea bunurilor sau valorilor recepţionate.

Pentru a se elimina posibilitatea neconstituirii comisiei este necesară numirea pentru fiecare membru al comisiei, a unui înlocuitor.

Comisia de recepţie propusă, este constituită din:

Nr. crt	Numele şi prenumele	Funcţia	Calitatea
1.			Preşedinte
1.a			Preşedinte înlocuitor de drept
2.			Membru
2.a			Membru înlocuitor de drept
3.			Membru
3.a			Membru înlocuitor de drept
4.
4.a

Cartuş de semnături

 

Anexa 2

DISPOZIȚIA

privind constituirea comisiei de recepţie

*………………,

Analizând Referatul de aprobare Nr.: …………..din data de …………….…… al ________ ______________________________ prin care s-a propus constituirea unei comisii de recepţie a obiectelor de inventar şi a altor bunuri de consum,

având în vedere prevederile din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată) şi art. 23 din Legea nr. 273/2006 – privind finanţele publice locale,

În temeiul _______________________________** ,

D E C I D E

Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru efectuarea recepţiei cantitative şi calitative a bunurilor care intră în patrimoniul …………..***, se constituie “Comisia de recepţie”, având următoarea componenţă:

Nr. crt	Numele şi prenumele	Funcţia	Calitatea
1.			Preşedinte
2.			Preşedinte înlocuitor de drept
3.			Membru
4.			Membru înlocuitor de drept
5.			Membru
6.			Membru înlocuitor de drept

Art. 2. Comisia de recepţie se întruneşte la cererea gestionarului.

Art. 3. Recepţia se va realiza la: magazia instituţiei sau la locul de amplasare a bunurilor, pe domeniul public sau privat al Primariei Comunei Dorobanți sau la sediul furnizorului, când se întocmeşte nota de intrare în custodia acestuia.

Art. 4. Documentele în baza cărora se efectuează recepţia sunt: factura fiscală, avizul de expediţie şi comanda de achiziţii şi contractul de achiziţie publică unde sunt prevăzute cantităţile şi condiţiile de calitate ale bunurilor.

Art. 5. Termenul de efectuare a recepţiei este de 24 de ore, pentru bunurile intrate în gestiune cu delegat propriu sau cu delegat al furnizorului şi de 3 zile pentru bunurile primite prin carăuşi specializaţi de la furnizorii din alte localităţi.

Art. …. Comisia de recepţie ………………………. va duce la îndeplinire prezenta dispoziţie / decizie.

A P R O B A T Vizat pentru legalitate

Elaborat: ………………………. ________

… ex.

* – Se trece funcţia ordonatorului de credite,

** – Se trece reglementarea legală prin care ordonatorul poate da actul de decizie internă

*** – Se trece denumirea instituţiei publice

NOTA DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE

Unitatea:

Nr. doc.

Data

Factura nr. …………………… Aviz de însoţire a mărfii

Ziua

Luna

Anul

Subsemnaţii, membrii comisiei de recepţie, am procedat la recepţionarea valorilor materiale furnizate de ………………………………. din ……….. cu vagonul/auto nr. ….. documente insotitoare ….. delegat ……….. constatandu-se următoarele: ………………….

Nr crt

Denumirea bunurilor recepţionate

U/M

Cantitatea conform documente

Recepţionat:

Cantitate

Preţ unitar

Valoare

Comisia de recepţie

Primit în gestiune

Numele şi prenumele

Semnătura

Data

Semnătura

Denumirea cantităţii s-a făcut prin: …………………………………..

Pe cântarul nr. …………

Denumirea cantităţii s-a făcut prin proba …………………… Nr. ………………

Expeditor …….…………………………………………. Cărăuş …………………………….. Insotitor …….………………. Statia de expediţie …..……………………………………….. Statia de destinaţie …….……………………………………….. Data eliberării ……….……………………………………….. Data expedierii ………………………………………………….. Data sosirii ………………… Delegaţii furnizorului (cărăuş neutru) care au participat la recepţie: …………………………………………….

Participanţi la recepţie

Alte menţiuni:

Reprezentant al:

Numele şi prenumele:

Calitatea

Buletin / Carte de identitate

Semnătura

Diferenţe (+) ……………..

Denumirea bunurilor recepţionate

COD

U/M

Cantitate

Preţ unitar

Valoare

Concluziile comisiei de recepţie ……………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………… Punctul de vedere al delegatului furnizorului / cărăuşului (delegatul neutru) ………………………………….. …………………………………………………………….……………………………………………………………………..

NOTA DE INTRARE, RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE

(Cod 14.3.1A şi 14.3.1/aA)

1. a) Serveşte ca:

-document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;

-document justificativ pentru încărcare în gestiune;

-act de proba în litigiile cu furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie;

-document justificativ de înregistrare în contabilitate.

b) Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul:

-bunurilor materiale cuprinse într.o factura sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

-bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

-bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

-bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;

-mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenta se tine la preţ de vânzare cu amănuntul sau en gros (cod 14.3.1/aA).

În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc).

2. Se întocmeşte în doua exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constata diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în transe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare transa, care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoţire a mărfii.

Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie.

3. Circulă:

-la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);

-la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitica, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);

-la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

a) pentru formularul cod 14.3.1A

-denumirea unităţii;

-denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

-numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii;

-numărul curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor insotitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar şi valoarea;

-numele, prenumele şi semnatura membrilor comisiei de recepţie; data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului;

Unitatea FIŞĂ DE MAGAZIE								Pag.
Magazia			Cod			U.M.	Preţ unitar
							Lei	B
Material – prosu; sort, calitate, marcă, profil, dim.						Stoc normat	Stoc de siguranţă
Document				Intrări	Ieşiri	Stoc	Număr de control	Data şi semnăt. de contr.
Data	Număr	Fel

FIŞA DE MAGAZIE

(cu doua unităţi de măsura . Cod ………..)

1. Serveşte ca:

-document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu doua unităţi de măsura, după caz;

-sursa de informaţii pentru controlul operativ curent şi contabil al stocurilor de valori materiale.

2. Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de către:

-compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control) în coloana „Data şi semnatura de control” semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii.

-gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrari, ieşiri şi stoc.

Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele de magazie.

Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.

3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

-denumirea formularului; numărul paginii;

-denumirea unităţii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;

-U/M; preţul unitar;

-data (ziua, luna, anul), numărul şi felul documentului; intrari; iesiri; stoc; data şi semnatura de control;

UNITATEA

Produs,lucrare(comanda)

BON DE CONSUM (COLECTIV)

Număr document.

DATA

Pedator

Primitor

Nr.comanda Cod produs

Ziua

Luna

Anul

Nr.crt.

Denumirea materialelor (inclusiv sort, marcă, profil, dimensiune)

Cantitatea necesară

Cod

U/M

Cantitatea eliberată

Preţul unitar

Valoarea

Data şi semnatura

Şef compartiment

Gestionar

Primitor

CENTRALIZATOR ANEXE

Nr. anexă	Denumire anexă	Elaborator	Aprobat	Nr. Ex.	Arhivare		Alte el.
					Loc	Perioada
0	1	2	3	4	5	6	8
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

REGISTRE

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						Loc	Perioadă
0	1	2	3	4	5	6	7	8
1.
2.
3.

FORMULAR DE EVIDENȚĂ A MODIFICĂRILOR

Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	Modificare propusă	Justificare	Data	Semnătura

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

Structura organizatorică	Conducător structură organizatorică Nume şi prenume	Înlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil			Aviz nefavorabil
			DA	Semnătura	Data	Observaţii	Semnătura	Data

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Număr exemplar	Structură organizatorică	Nume şi prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătura

11. CUPRINS

Numărul componentei în cadrul procedurii operaţionale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale
0.	Coperta
1.	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2.	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3.	Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4.	Scopul procedurii operaţionale
5.	Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6.	Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale
7.	Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8.	Descrierea procedurii operaţionale
9.	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10.	Anexe, înregistrări, arhivări
11.	Cuprins